"SOX kontroles darbības" ir termins, ko lieto, lai aprakstītu daļu no noteikumiem, kas noteikti Sarbanes-Oxley likumā. Sarbanes-Oxley radās no dažu lielāko korporāciju grāmatvedības pārkāpumiem. Saskaņā ar likumu korporācijām ir pienākums piesaistīt ārējos revidentus, kuriem nav grāmatvedības vai citu uzņēmējdarbības saistību ar uzņēmumu. Revidenti sagatavo plānu, lai palīdzētu uzņēmuma iekšējiem revidentiem palikt likumīgā atbilstībā SOX noteikumiem. Šim plānam jāvienojas ar izpilddirektoru un grāmatvedības darbiniekiem. Šo noteikumu neievērošana var novest pie sodanaudas un / vai izpilddirektora ieslodzījuma.
Izskaidrojiet vadībai un galvenajiem darbiniekiem kontroles pasākumu rakstīšanas mērķi. Kontroles pasākumi notiek visos uzņēmuma līmeņos. Tie ietver atļaujas, pārbaudes, saskaņošanu, darbības pārskatus, aktīvu drošību un pienākumu nodalīšanu. Iekšējā kontrole nodrošina to, ka krāpnieciska darbība vai nepatiesa ziņošana neatrodas uzņēmuma finanšu pārskatos.
Pārvaldiet vadības pienākumus saistībā ar iekšējās kontroles darbībām. Izpilddirektors ir atbildīgs par finanšu pārskatu pareizības apliecināšanu gada beigās saskaņā ar cietuma sodu, ja paziņojumi nav precīzi. Tas ir SOX likuma 404. pants un daži atsaucas uz revīzijas procesu kā "404." Tādējādi izpilddirektoram ir jābūt skaidram izpratnei par uzņēmuma plāniem un mērķiem un jāspēj sekot uzņēmuma sasniegumiem attiecībā pret izvirzītajiem mērķiem.
Izveidot skaidras vadlīnijas informācijas apstrādei. Viena kopīga problēma, kas saistīta ar precīzu finanšu uzskaiti, ir datu reģistrēšana. Piemēram, izdevumu uzskaite no darbiniekiem ar izdevumu kontiem tiek iesniegta uz papīra, lai tos pārsūtītu uz datoru. Kopā no papīra iesniegtajiem dokumentiem ir jāatbilst kopsummai, kas ievadīta uzņēmuma datu bāzē. Revīzija salīdzinās atsevišķos darījumus, lai atrastu pretrunas vai kļūdas. Izveidot politiku, kas nodrošinās precizitāti šo datu pārsūtīšanā no viena avota uz otru.
Apsveriet aktīvus, kas jūsu uzņēmumam ir visneaizsargātākie pret zaudējumiem. Nauda, inventārs, transportlīdzekļi vai mašīnas ir viegli nozagtas un nodotas kādam citam. Rakstiet skaidrus noteikumus, kā rīkoties ar naudu kasieriem un citiem darbiniekiem, kuriem ir piekļuve naudai. Lai saņemtu skaidru naudu, dienas sākumā ņemiet dienu skaitu, lai pārbaudītu beigu kopsummas no iepriekšējās nakts. Nākamajā naktī veiciet vēl vienu skaitu, lai pārbaudītu pašreizējās dienas kopsummas un nodrošinātu sistēmu, lai pārbaudītu kopējo dienas pārdošanas apjomu.
Veikt ikmēneša krājumu skaitu, vai lielākiem veikaliem vai uzņēmumiem - reizi ceturksnī, un jāīsteno drošības pasākumi, lai nepieļautu, ka darbinieki un klienti iet ar savu inventāru vai aktīviem.
Sadaliet pienākumus. Ierakstā iekļauj iekšējās kontroles ierīces izmantošanu, kas pazīstama kā "pienākumu nodalīšana". Nodrošiniet, lai starp personu, kas pasūtījumu veiktu, būtu jānošķir tā, kura to uzskaita. Izveidojiet arī nodalījumu starp personu, kas raksta čekus, un personu, kas paraksta pārbaudes. Šajā procesā iesaistīto cilvēku skaits samazina indivīda iespēju nozagt.
Atšķiriet katra uzņēmuma organizācijas dalībnieka pilnvaru līmeni. Norādiet katra uzņēmuma darbinieka un amatpersonas pilnvaras. Tikai izpildvaras līmeņa vadītājiem jābūt pilnvarotiem uzņemties uzņēmuma resursus un rīkoties ar šāda veida darījumiem. Informējiet šos līmeņus gan darbiniekiem, gan vadībai. Piemēram, ir jāpārbauda ceļojuma izdevumu pārskats, ja kāds ir vadībā - nevis citā darbiniekā. Inventarizācijas rīkojumu aizpilda vadības līmeņa persona, kurā inventarizāciju aprēķinās darbinieks.
Pieprasīt, lai tiktu glabāti un uzglabāti rakstiski ieraksti, kvītis un rēķini, kas jāizmanto, lai pārbaudītu tos, kas ievadīti datorā. Rakstā būtu jānorāda prioritātes avota dokumentācijas nozīme. Revīzijai būs jāizmanto šie ieraksti, lai salīdzinātu kopsummas. Ja no avota dokumenta netiek pārbaudīti izdevumi vai darījumi, pārbaudiet summas, sazinoties ar pārdevējiem, ka šie dokumenti sākotnēji nākuši.
Drukājiet šo iekšējās kontroles politiku kopiju, lai vadība un darbinieki to varētu lasīt. Politikas un direktīvas un visa dokumentācija ir jāpārvalda un jāuztur. Ārējie revidenti, kas veic SOX revīziju, izmantos šos dokumentus, lai ieteiktu izmaiņas stingrākas iekšējās kontroles metodēs.
