Pareiza komerciālo rēķinu sagatavošana padara to, ka jūsu bizness tiks savlaicīgi samaksāts par saviem produktiem vai pakalpojumiem. Plaša pieeja norēķiniem var arī palīdzēt jums saglabāt labākus ierakstus un uzturēt budžetu uz ceļa.
Izveidojiet standartizētu veidlapu
Izveidojiet komerciāla rēķina veidni, kurā iekļautas visas attiecīgās informācijas kategorijas. Aizpildāmajā veidlapā jāiekļauj jūsu uzņēmuma veidlapas vai logotips un kontaktinformācija, tostarp tālruņa un faksa numuri, kā arī e-pasta un tīmekļa vietņu adreses. Iekļaujiet vietas, lai aizpildītu pasūtījuma datumu un rēķina datumu, pārdevēja vārdu vai koda numuru un, ja vajadzīgs, līgumslēdzēja licences numuru vai nodokļu identifikācijas numuru. Izveidojiet kolonnas, kas ļauj aizpildīt pārdoto preču daudzumus, aprakstus un cenas, kā arī rindas vienību, lai pievienotu pārdošanas nodokli un aprēķinātu kopējo summu. Atstājiet vietu piezīmēm.
Esi konkrēts
Detalizējot pārdotos pakalpojumus vai priekšmetus, jābūt konkrētiem. Ietveriet daļu numurus, atsauces kodus vai aprakstus, kas jums un jūsu pircējam skaidri parāda, uz ko rēķins attiecas. Sadaliet stundas darbu un iekļaujiet sniegto pakalpojumu aprakstus. Tas palīdz izsekot inventarizācijai un darba produktam un ļauj klientam redzēt detalizētu sarakstu par to, kas viņam ir jāmaksā. Strīda gadījumā rēķins var izskaidrot pārpratumus un palīdzēt izvairīties no maksājumu kavējumiem. Ja darījumā iesaistīts pirkuma pasūtījuma numurs vai autorizācijas kods, iekļaujiet to arī.
Doties tiešsaistē
Izveidojiet sava rēķina elektronisko versiju, lai padarītu norēķinu procesus ātrākus un efektīvākus. Rēķinus, kas tiek elektroniski ģenerēti un nosūtīti pa e-pastu, var arī efektīvi izsekot, īpaši, ja pieprasāt “lasīšanas kvīti”, lai izsekotu, kad saņēmējs ir saņēmis un atvēris dokumentu. Tas ļauj izvairīties no iespējamām prasībām par rēķina pazaudēšanu. Ja izdodat rēķinus par papīru, iekļaujiet pastkastīti, lai veicinātu tūlītēju samaksu.
Sniedziet maksājumu iespējas
Piezīme par rēķinu, kad maksājums ir jāveic, un norādiet soda naudas vai maksājumus par novēlotiem maksājumiem. Iekļaujiet norādījumus par rēķina apmaksas veidu, piemēram, tiešsaistes opcijas, uzņēmuma čeku, kases čeku, naudas pārvedumu vai uzņēmuma kredītkarti. Nodrošiniet tiešo numuru grāmatvedības nodaļai, ja klients vēlas veikt maksājumu bankas pārveduma vai debetkartes veidā pa tālruni.
