Neatkarīgi no tā, vai sazināsieties ar darbiniekiem, piegādātājiem vai klientiem, pārliecinieties, ka jūs veicat efektīvus ziņojumus, ir ļoti svarīgi jūsu uzņēmuma panākumiem. Lai pārliecinātos, ka jūsu uzņēmuma komunikācija ir mērķtiecīga, jums jāpārliecinās, ka tajā ir piecas īpašības, kas ir kopīgas visefektīvākajiem ziņojumiem.
Notīrīt mērķi
Efektīvi ziņojumi ietver skaidru mērķi informēt, pārliecināt vai sadarboties ar paredzēto auditoriju. Ziņojums ir jāizstrādā atbilstoši auditorijas izpratnes līmenim, iespējamai reakcijai un attiecībām ar komponistu. Parasti katrā ziņojumā vislabāk ir iekļaut tikai vienu galveno ideju, ja vien nav cieši saistīti jautājumi, kas jārisina kopā. Skaidra biznesa komunikācijas mērķa sasniegšana arī palīdzēs noteikt ziņojuma sniegšanai izmantoto informācijas nesēju.
Atbilstoši kanāli
Ir svarīgi arī izvēlēties atbilstošo kanālu, lai nosūtītu ziņojumu. E-pasta saziņu var izmantot, lai to piegādātu lielām auditorijām, savukārt saziņa ar aci pret aci ir piemērotāka mazākām grupām. Formālā saziņa, kurai nepieciešama dokumentācija, piemēram, darbinieku pārskati vai politikas izmaiņas, būs vislabākā rakstiskā veidā. Sūtītājam ir jānosaka, kurš no tiem ir vispiemērotākais konkrētam ziņojumam. Piemēram, video prezentācija, kas paziņo par uzņēmuma sociālo, ir radošs un jautrs veids, kā satraukt darbiniekus, bet, lietojot video, lai paziņotu par nāvi izpilddirektora ģimenē, var saskarties kā nejutīga. Medijam vajadzētu papildināt, nevis izkropļot ziņojuma mērķi.
Pareizi fakti
Uzņēmējdarbības komunikācijai ir nepieciešama augsta līmeņa ziņošanas informācijas precizitāte. Efektīvu biznesa ziņojumu raksturojums ietver skaidrus datumus, faktus, resursus un grafikus, kas būtu jāpārbauda, lai iegūtu pilnīgumu un skaidrību. Efektīvi ziņojumi ir brīvi no žargona, slenga un "korporatīvās runas". Piemēram, tā vietā, lai apgalvotu, ka „sabiedrība izmanto premium iespējas, lai paplašinātu stratēģijas,” vienkāršojot to, sakot, „mūsu komanda izmanto labākos resursus, lai palīdzētu mūsu biznesam augt.”
Pilnīgas ziņas
Rakstiska un mutiska komunikācija būs efektīva tikai tad, kad tās būs pilnīgas. Uzņēmējdarbības ziņojumi, kas saka tikai daļu no stāsta, ir piemēroti, lai sajauktu saņēmējus un nespētu tos iesaistīt kā paredzēts. Labs tests ir jautāt, vai kāds no ziņojumiem atbild uz visiem šādiem jautājumiem: kas, kas, kad, kur, kāpēc un kā. Vienīgais veids, kā darbinieki, pārdevēji vai biznesa partneri var darboties, ir, ja viņi ir pilnībā apgādāti.
Radošās īpašības
Neatkarīgi no tā, vai biznesa komunikācija ir domāta riska kapitālistiem vai drošības darbiniekiem, cilvēki pievērš uzmanību tikai tiem, kas viņus interesē. Visefektīvākie ziņojumi ir īsi, iesaistīti un līdz galam. Lielākā daļa cilvēku neatradīs visus ziņojumus interesantus, tāpēc efektīvai ziņojumapmaiņai biznesa komunikācijā jāiekļauj nedaudz radošuma. Apkopojot un saīsinot ziņojumus, palielināsies iespēja, ka tās tiks lasītas, vienlaikus uzsverot idejas, kas rada lielu interesi, veicinās atgriezenisko saiti un rīcību.
