Lielākā daļa uzņēmējdarbības funkciju, kas nav vērstas uz politiku un procedūrām, kļūst haotiskas un neorganizētas. Ierakstu saglabāšana nav viens no aizraujošākajiem uzņēmējdarbības aspektiem, bet tas ir viens no svarīgākajiem. Organizēta dokumentu glabāšanas sistēma novērš bezjēdzīgus ierakstus un aizsargā uzņēmumu revīzijas gadījumā. Zinot, kad to saglabāt un kad mētīt, tas ir būtisks solis veiksmīgas uzņēmējdarbības attīstībā.
Universālais saglabāšanas grafiks
Visiem uzņēmumiem ir jāizveido sistēma, kas nodrošina visu departamentu vispārēju uzskaiti. Tas izpaužas visiem tajā pašā lapā, kad runa ir par ierakstu glabāšanu. Izpētīt savus uzņēmējdarbības un darbības sektora likumus un statūtus. Piemēram, advokātu birojam var būt atšķirīgas prasības nekā neliels pārtikas preču veikals. Ja nepieciešams, konsultējieties ar advokātu, lai izveidotu šo sistēmu. Indeksējiet plānu, pamatojoties uz funkciju un nodaļu. Izveidojiet grafiku un piešķiriet klasifikācijas kodus.
Ierakstu saraksts
Uzskaites uzskaite ir būtisks solis, lai pārvaldītu saglabāšanu. Tas ir precīzs visu jūsu uzņēmuma ierakstu, elektronisko un papīra, saraksts. Sarakstā būtu sīki jānorāda katra ieraksta nosaukums, piemēram, “Galvenā grāmata” un dokumenta atrašanās vieta. Turklāt iekļaujiet ierakstu klasifikāciju. Tas būs saglabāšanas kritērijs, pamatojoties uz jūsu uzņēmuma grafiku. Piemēram, sastādiet izklājlapu; Pirmā sleja būtu virsraksts „Pārskats par maksājumiem par vecumu”. Otrā slejas virsraksts būtu klasifikācija “Maksājamie konti”. Trešā sleja varētu būt nodaļa “Grāmatvedība”. Pārējā izklājlapas daļa var ietvert atrašanās vietu, “East Storage Room, Cabinet Four” un saglabāšanas kods “A sarakstā”.
Dokumentu novērtēšana
Novērtēšanas process ietver uzņēmuma mēroga analīzi uz vietas, lai novērstu dokumentus, kas pārsniedz saglabāšanas periodu. Šī mājas tīrīšanas forma novērš pārmērīgu ierakstu uzkrāšanos. Izmantojot ierakstu uzskaites sarakstu, iznīciniet izbeigtos dokumentus. Pēc pabeigšanas pārskatiet visu krātuvi un atjauniniet krājumu sarakstu. Šajā laikā pārbaudiet likumus, lai atpazītu visas izmaiņas, kas veiktas kopš pēdējās pārskatīšanas. Plānojiet pārskatus katru gadu, reizi ceturksnī vai mēnesī.
