Dokumentu kontroles funkcija ir atbildīga par dokumentu plūsmas un uzglabāšanas organizēšanu organizācijā, izmantojot dažādas funkcijas un procesus. Tie ietver failu saglabāšanu un pareizas izplatīšanas un pārskatīšanas procedūras, kā izklāstīts Siliconfareast.com.
Bibliotēkas sistēma
Dokumentu kontroles funkcijas uzdevums ir pienācīgi uzturēt iekšējās bibliotēkas procedūras, lai nodrošinātu atbilstošu personāla piekļuvi, bet oficiālās dokumentācijas atrašanās vieta vienmēr ir zināma.
Uzglabāšana / iesniegšana
Vēl viena svarīga dokumentu kontroles funkcija ir dokumentu glabāšana un iesniegšana, lai nodrošinātu visu nepieciešamo failu pareizu pieejamību.
Pārskatīšana
Dokumentu kontroles funkcija ir arī atbildīga par to, lai oficiāli apstiprināta dokumentācija tiktu pārskatīta tikai atbilstošu procesu un apstiprinājumu kontekstā. Tas var ietvert dokumentu (vai projektu) izmaiņu pieprasījumu sistēmu (DCR), kam nepieciešama iepriekš parakstīta parakstīšana pirms iepriekš apstiprināta dokumenta izmaiņām.
Darba plūsma
Dokumentu kontroles personāls veic arī darbības, lai nodrošinātu efektīvu darba plūsmu, piemēram, piešķirot dokumentus attiecīgiem ierēdņiem vai sekretāriem tādām darbībām kā teksta apstrāde vai skenēšana.
Izsekošana
Dokumentu kontroles funkcija arī izseko dokumentu savlaicīgu sagatavošanu, izmantojot vispārējo darba plūsmas procesu, piemēram, izmantojot vecuma sarakstus, norādot, ka dokumenti ir iztērēti pārāk ilgi, izmantojot darba plūsmas procesu.
