Dokumentu kontroles procedūrām nav jābūt sarežģītām. Patiesībā sarežģītība palielina varbūtību, ka dokuments netiks pienācīgi atsaukts. Tas nozīmē, ka informācijas pārvaldība ir viens no svarīgākajiem procesiem jebkurā organizācijā. Atkarība no elektroniskās datu korespondences palielina nepieciešamību pastāvīgi atjaunināt datu kontroles un uzglabāšanas procedūras. Ja netiek ievērotas atbilstošas dokumentu kontroles procedūras, var rasties milzīgi finanšu riski. Par laimi, uzlabojumi dokumentu kontroles tehnoloģijās un lietojumprogrammās ir radījuši jaunu labākās prakses pasauli.
Identificējiet kritiskos procesus
Piešķirt savstarpēji funkcionējošu vadītāju komandu, lai noteiktu jūsu kritiskākos procesus, kas saistīti ar datu un informācijas plūsmu. Izsekojiet, kā dati (e-pasts, klientu aptaujas, IRS forma utt.) No klienta tiek pārsūtīti uz datubāzes failiem. Salīdziniet katru datu plūsmas procesu un identificējiet kopīgus vai liekus uzdevumus. Izveidojiet visus informācijas procesus, sākot ar e-pastu uz korporatīvo atbilstību, izmantojot pamata plūsmas diagrammu.
Izveidot procedūru rokasgrāmatu
Procedūrām - gan programmatūrai, gan papīram - jānosaka, kā dokumenti tiek apstiprināti pirms un pēc atjaunināšanas. Tām arī jāprecizē, kā atjaunināt un atjaunot dokumentus. Norādiet, kā sistēma identificēs izmaiņas, t.i., izdošanas datumu vai fontu izmaiņas. Pārliecinieties, ka ir aprakstīts process, kā izlemt dokumentu novecošanu. Saprast, kā novērst "novecojušu" dokumentu izmantošanu.
Nodrošināt funkcionalitāti
Pārliecinieties, vai dokumenti ir pieejami pareizajiem cilvēkiem, kad tie ir vajadzīgi. Ja jūs pārvēršat virtuālo sistēmu, pārliecinieties, ka rūpīgi dokumentējat, kā oriģināls dokuments tiks saglabāts, ja vispār. Visbeidzot, izmantojiet rezerves risinājumu. Ja izmantojat automatizētu sistēmu, izmantojiet izmēģinājuma izvēršanas stratēģiju. Pēc pilnīgas konversijas pagaidiet trīs mēnešus pirms papīra dokumentu iznīcināšanas vai iesniegšanas.
