Dokumentu kontroles procedūras ir būtiskas, lai apstrādātu rēķinus, par kuriem ir jāmaksā. Tie palīdzēs nodrošināt, ka jūs pareizi reģistrējat visus rēķinus, kas jāmaksā par grāmatvedību, grāmatvedības galvenajā grāmatā un savlaicīgi apstrādāt rēķinu maksājumus. Rakstveida procedūra par debitoru parādu apstrādi palīdz mazināt kļūdas apstrādē un izvairīties no novēlotiem maksājumiem par maksājumu nepareizu samaksu laikā.
Rēķina datums-zīmogs
Personai, kas ir atbildīga par dienas pasta sūtījumu atvēršanu, ir jāmaksā zīmogs par katru maksājamo rēķinu, kas saņemts ar kārtējās dienas datumu. Datuma zīmogošana ļauj izsekot, cik daudz laika nepieciešams, lai jūsu uzņēmumam samaksātu rēķinu. Personas datuma zīmogošanai rēķinos jānorāda visas būtiskās laika atšķirības starp rēķina izrakstīšanas datumu un saņemto datumu. Lai izvairītos no novēlotiem maksājumiem, var būt nepieciešams ātri nosūtīt rēķinus, kas nosūtīti nedēļas pēc ražošanas.
Kods Rēķins
Darbinieks, kas ir atbildīgs par izdevumu veidošanu vai pārvaldīšanu, rēķinā ieraksta atbilstošā galvenā grāmata konta kodu un rēķinu salīdzina ar atlikušo šī rēķina konta budžetu. Ja virsgrāmatas konts būs lielāks par budžetā norādīto summu, kad būsit apstrādājis rēķinu, darbiniekam jāiekļauj paskaidrojums par rēķina pārsniegšanu.
Iegūstiet rēķina apstiprinājumu
Pārvaldnieki ir atbildīgi par visu to rēķinu pārskatīšanu un apstiprināšanu, kuri ir jāmaksā to kontroles jomā. Pārvaldnieks pārskata rēķinā esošo kodēšanu, lai precizētu un izskaidrotu budžeta pārmērību par pamatīgumu. Pēc tam pārvaldnieks sāk rēķina iniciāļus un datumus, lai grāmatvedis zinātu, ka vadītājs ir apstiprinājis rēķinu par samaksu.
Sagatavojiet čeku
Grāmatvedis izskata rēķinu, lai nodrošinātu, ka rēķinā ir iekļauti pareizie apstiprinājumi un skaidrojumi par pārsniegumiem. Grāmatvedis arī pārbauda rēķina kodēšanu un apšauba jebkuru kodējumu, kas šķiet kļūdains. Kad grāmatvedis ir apmierināts ar rēķina apstiprināšanu un kodēšanu, viņš sagatavo čeku maksājumam.
Uzņēmējdarbības pārbaudēs jāiekļauj divi čeku čeki: čeku emitentam un čeku saņēmējam. Pārbaudes stūrī jāiekļauj rēķina datums, rēķina numurs un uzņēmuma konta numurs, ja pārdevējs to ir piešķīris. Ja nepieciešams, emitenta čeku četrstūrī var būt iekļauts virsgrāmatas kodējums. Izveidojiet rēķina kopiju savam uzskaitei un ieskicējiet emitenta čeku rēķinu rēķina augšpusē. Iesniedziet rēķina kopiju, lai atbalstītu izdevumus revīzijas vai grāmatvedības izpētes gadījumā.
