Dokumentu kontrole tiek izmantota, lai palielinātu konkrētas organizācijas efektivitāti, kontrolējot konkrēta dokumenta versijas, kas tiek atbrīvotas. Tas nodrošina, ka visiem darbiniekiem ir pareizas konkrēta dokumenta versijas. ISO standarti ir starptautisko standartu kopums, kas palīdz standartizēt procesus uzņēmumos, kā arī palīdz uzņēmumiem saglabāt atbilstošu uzskaiti saskaņā ar Intelex. Uzņēmumiem ir jāsaprot, kādi standarti attiecas uz viņu konkrēto uzņēmējdarbību un izmanto dokumentu kontroles pasākumus, lai nodrošinātu šo standartu ievērošanu.
Papīra samazināšana
Dokumentu kontrole bieži vien ir vērsta uz papīra dokumentu samazināšanu vai atcelšanu, lai dokumentiem būtu mazāka ietekme uz vidi un samazinātu uzņēmuma izmaksas saskaņā ar Intelex.
Vienkārša piekļuve
Piekļuves vieglums ir svarīgs aspekts, strādājot ar dokumentu kontroli. Uzņēmumiem būs vieglāk laikus uzturēt informāciju, ja viņi var, piemēram, viegli piekļūt šai informācijai no interneta.
Klasifikācija
Dokumentiem jābūt sakārtotiem loģiskās kategorijās. To darot, var atrast atbilstošus dokumentus konkrētai situācijai. Šie dokumenti bieži tiek organizēti tādās kategorijās kā politika, procedūra, darba instrukcija un veidlapas un ieraksti saskaņā ar 9000 Pasaules. ISO pieprasa, lai vajadzības gadījumā būtu pieejami attiecīgie dokumenti.
Ekspertīze
Dokumenti ir jāpārskata pirms to pabeigšanas. Daudzos gadījumos šie dokumenti jāpārskata vairāk nekā vienam indivīdam, gan uzraudzības nolūkos, gan lai nodrošinātu, ka kļūdas netiek veiktas, ņemot papildu acu pāris, lai noķertu kļūdas, saskaņā ar 9000 Pasaules. Pārskatīšanas ciklam būtu jāietver darbinieki, kas iesaistīti konkrētos dokumentos un vadītājos, kuri tos pārrauga, jo viņiem būs lielāka pieredze un viņi varēs saprast kļūdas. ISO pieprasa, lai dokumenti tiktu apstiprināti atbilstības nodrošināšanai pirms to izdošanas.
Pārskatīšanas statuss
ISO standarti pieprasa, lai dokumenti tiktu pārskatīti un atjaunināti, kad tas ir nepieciešams. Nosacījumi konkrētā uzņēmumā neizbēgami mainīsies, un dokumentiem, kad tie ir loģiski, jāpievieno atjauninājumi. Pārskatīšanas statuss ir jānovieto uz dokumenta saskaņā ar 9000 World. Šie statusi ietver projektu, pārskatīšanu un apstiprināšanu. Novecojuši dokumenti, ko uzņēmums glabā jebkāda iemesla dēļ, ir jānorāda kā novecojuši.
Salasāmība
Dokumentiem vienmēr jābūt saprotamiem un tiem jābūt pieejamiem tiem, kam tie ir vajadzīgi, saskaņā ar 9000 Pasaules. ISO pieprasa, lai dokumenti tiktu atjaunināti, kad tie saņem nodilumu vai bojājumus.
Izplatīšana
Ir jākontrolē ne tikai dokumenti, kuru izcelsme ir uzņēmumā, bet arī dokumenti, kuru izcelsme ir valstī, ir jākontrolē saskaņā ar 9000 Pasaules. Daudziem dokumentiem, piemēram, uzņēmuma dokumentiem, kas pieder uzņēmumam, ir jābūt skaidri marķētiem un izplatītiem pareizajām personām uzņēmumā.
