Pastāvīga inventarizācijas sistēma ir grāmatvedības procesu kopums, kas palīdz uzņēmumam ziņot par finanšu uzskaites datiem. Daudzi uzņēmumi izmanto šo sistēmu - jo īpaši tos, kas izmanto darba pasūtījumu izmaksu uzskaites sistēmu, vai pārdod daudz dažādu veidu krājumus. Uzņēmumiem ir jālīdzsvaro pastāvīgās sistēmas priekšrocības un trūkumi pirms to ieviešanas.
Precīzs pārskats
Uzņēmumi bieži saskaras ar precīzāku finanšu pārskatu ar pastāvīgu inventarizācijas sistēmu. Grāmatveži pēc katra inventāra darījuma atjaunina galveno grāmatu. Tā rezultātā tiek izveidots vispārējs grāmatvedības konts, kas precīzi atspoguļo faktisko fizisko krājumu. Pēc tam īpašnieki un vadītāji var pieņemt kvalitatīvus lēmumus, pamatojoties uz inventarizācijas vērtību precizitāti. Vairāki inventāra veidi arī izmanto šo metodi, jo grāmatveži precīzi izseko katru no galvenajiem grāmatām.
Elektroniskā pārvaldība
Pastāvīgās inventarizācijas sistēmas bieži izmanto elektroniskās metodes darījumu reģistrēšanai. Piemērs ir svītrkodu sistēma, ko apģērbu mazumtirgotājs izmanto, pārdodot preces. Katra skenēšana ieraksta datus, kas atjaunina uzņēmuma uzskaites vērtību. Grāmatveži šo informāciju izmanto, lai līdzsvarotu virsgrāmatu. Uzņēmumi arī izmanto šos datus, lai pasūtītu preces, izmantojot „in-time-time” sistēmu. Elektroniskā pasūtīšana palīdz novērst krājumu izpārdošanu un pārdošanas zaudēšanu.
Izmaksas
Daudzas pastāvīgas inventarizācijas sistēmas ir dārgas. Šo sistēmu izmaksas ir divējādas. Tehnoloģijas, kas nepieciešamas, lai sistēma darbotos, var būt lielas kapitāla izmaksas. Arī jaunās tehnoloģijas izmaiņu atjaunināšana ir dārga. Darbinieku apmācība, lai pareizi izmantotu sistēmu, ir vēl viens izdevums. Administratīvajā pusē uzņēmumiem ir jāatrod grāmatveži, kas var strādāt sistēmā un pārvaldīt biežās izmaiņas virsgrāmatā.
Process
Pastāvīgās inventarizācijas sistēmas bieži vien ir laikietilpīgas. Elektronisku atjauninājumu veikšana uzņēmuma galvenajā grāmatā var radīt nepieciešamību pēc konta saskaņošanas. Grāmatveži bieži pavadīs daudz stundu katru nedēļu vai mēnesi, lai saskaņotu inventāru. Pastāvīgas kļūdas var izraisīt arī papildu sarežģījumus. Grāmatveži pirms uzņēmuma grāmatojumu slēgšanas ir jālabo kļūdas un jāsaskaņo krājumu konts. Ziņošana par neprecīziem uzskaites datiem var izraisīt revīziju, kā rezultātā uzņēmumam var rasties problēmas.
