Uzņēmējdarbībā mēs esam tikšanās laikā un ārpus tās, kuru laikā mēs pieņemam daudzus lēmumus. Sanāksmes noslēgumā sanāksmju protokoli pieņem lēmumus, lai nodrošinātu, ka visi dalībnieki veic turpmākus pasākumus. Sanāksmju protokoli aptver visus sanāksmes aspektus, sākot no dalībnieku saraksta un darba kārtības līdz darbībām, kas jāveic, un lēmumiem par turpmākajām sanāksmēm. Izmantojot konkrētus pasākumus, lai noteiktu sanāksmes protokolus, jūsu komanda, vienaudži un vadītāji zinās diskusiju tēmas un vēlmes turpmākai rīcībai.
Izmantojiet sapulces darba kārtību kā vadlīniju, lai rakstītu sapulces protokolu. Sanāksmes darba kārtība ir sanāksmes vadlīnijas. Tā atjaunina dalībniekus un ļauj viņiem uzzināt mērķus, to lomu to sasniegšanā un kādus konkrētos jautājumus tiem piešķir. Tā kā sanāksme ir balstīta uz darba kārtību, darba kārtība kļūst par rokasgrāmatu protokola rakstīšanai.
Īsi aprakstiet dalībnieku lomu sanāksmē vai projektus, kas paredzēti diskusijām. Izskaidrojiet katra dalībnieka lomu, lai palīdzētu apmeklētājiem, kas nav dalībnieki, zināt, kas apmeklēja kādu departamentu un kādam konkrētam mērķim. Apsverot dalībnieku lomas, katra persona piedalās sanāksmē mērķtiecīgi. Dalībnieku lomas ir svarīgas sapulces koordinatoram un dalībniekiem, tāpēc sanāksmju diskusijas turpinās bez iepriekšējas apspriestās tēmas.
Izceliet sapulces mērķus, skaidri norādot tos. Piemēram: lai pieņemtu lēmumus, apkopotu idejas vai atjauninātu komandu par panākumiem. Saraksta mērķi palīdz protokolu lasītājiem skaidri saprast sapulces mērķi. Mērķis vai uzdevumu daļa ir tas, ko lasa daudzi augstākā līmeņa vadītāji; ja tiem nav jāiesaistās mērķos, turpmāki lasījumi nav vajadzīgi. Ja vadītājs ir ieinteresēts mērķu sasniegšanā, viņš var izvēlēties piedalīties nākamajā sanāksmē.
Uzrakstiet sanāksmē pieņemtos lēmumus. Ņemiet vērā visus pieņemtos un apspriestos lēmumus, lai noteiktu nākamās sanāksmes darba kārtību. Lēmumu rakstīšana ļauj apmeklētājiem un nepiedalošajiem apmeklētājiem pārskatīt, vai no viņiem ir jāveic turpmāki pasākumi, par kuriem viņi var sagatavoties. Sanāksmē izceltie lēmumi tiks pieņemti, ja vien nav nepieciešama turpmāka diskusija citā sanāksmē, kas būtu lēmums pats par sevi. Sanāksmē pieņemto lēmumu uzņemšana un koplietošana ir ļoti svarīga, lai iegūtu precīzu un noderīgu protokolu.
Rakstiet "Nākamā soļa" uzdevumus ar atbildīgo personas vārdu blakus tiem. Šie pasākumi ļauj sanāksmes koordinatoram sagatavoties nākamajai sanāksmei, kā arī apmeklētājiem un apmeklētājiem, kas nav informēti par to, kas ir atbildīgi par sanāksmi. Tas nodrošina, ka indivīdi gatavojas nākamajai sanāksmei, vai nu pabeidzot savus uzdevumus, vai deleģējot tos kādam citam, kas var tos pabeigt un apmeklēt nākamajā sanāksmē.
Sūtiet sanāksmes protokola projektu dalībniekiem. Projekts ļaus apmeklētājiem rediģēt minūtes, atjauninot piezīmes, nākamās darbības un lēmumus. Pārskatīšanas projekts nodrošina, ka visa informācija ir pareizi notverta un ka indivīdi pārvalda viņiem vai departamentam uzticētos uzdevumus. Pārskatīšanas procesa projekta ietvaros jāiesniedz termiņš visiem dalībniekiem par komentāriem. Ja nav saņemti nekādi labojumi, protokolus uzskata par pieņemtiem visām pusēm.
Sūtiet sanāksmes protokolu. Kad būs saņemta visa atgriezeniskā saite, nosūtiet sanāksmes protokolu visām personām, kas tika uzaicinātas uz sanāksmi. Kopējiet citus darbiniekus vai apmeklētājus, kuriem nepieciešams informēt. Protokols jānosūta 24 stundu laikā pēc sanāksmes beigām vai 12 stundas pirms nākamās sanāksmes, atkarībā no tā, kas notiek agrāk.
Padomi
-
Ne visa informācija ir jāsaglabā sanāksmes protokolā, pietiekami daudz uzmanības. Sanāksmju protokoli ir efektīvi, kad tie apkopo sanāksmi ar lēmumiem un pienākumiem. Ja jūs veicat sapulces organizēšanu, palūdziet, lai kāds no viņiem uzņemtu piezīmes.
