Dažiem cilvēkiem tiek piešķirts uzdevums protokolēt sanāksmē sanāksmi kā nepateicīgs uzdevums.Tomēr efektīvas sapulces protokolu apgūšanas māksla ir ne tikai noderīga, lai dalībnieki saprastu jautājumus, apspriestu un vienotos par rīcību, bet tas var arī palīdzēt citiem, kuri nebija pieņēmuši lēmumus. Nepietiekami nenovērtējiet mācīšanās prasmes apguves spēju un efektivitāti.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Sanāksmju darba kārtība
-
Dalībnieku saraksts
-
Pildspalva vai zīmulis
-
Notepad vai klēpjdators
-
Audio ierakstīšanas ierīce (pēc izvēles)
Sāciet savu sanāksmju protokolu augšpusē, rakstot sapulces nosaukumu, atrašanās vietu, datumu un laiku, kad tas notika.
Uzskaitiet uzaicinātos dalībniekus, kas atrodas pēc viņu vārda, nosaukuma un nodaļas, ko viņi pārstāv, kā arī uzaicinātajiem, bet ne klāt. Uzskaitiet arī uzaicināto vieslektoru vai prezentētāju vārdus.
Izveidojiet apakšnodaļu katram darba kārtības punktam un ņemiet piezīmes, jo diskusija attiecas uz šo tēmu. Pierakstiet galvenās diskusijas un, ja iespējams, mēģiniet norādīt personas vārdu, kas saistīts ar visiem svarīgākajiem punktiem.
Pēc diskusijas par šo tēmu pierakstiet visus turpmākos soļus vai lēmumus, kas pieņemti saistībā ar šo darba kārtības punktu, lai iekļautu ieteikto rīcību, ko veic persona, datums, atbildīgās personas vai nodaļa, lai to īstenotu, utt. process, jo visi sanāksmes rīcības plāni tiks atvasināti no šīs sadaļas.
Jebkuru jautājumu vai diskusiju punktu gadījumā, kas ir izvirzīti, bet nav atrisināti, pievienojiet tos savai minūšu lapu atsevišķai sadaļai ar nosaukumu "neatrisinātie jautājumi". Tikšanās dalībnieki var tos apskatīt vēlāk, un sapulces rīkotājs pēc tam var izlemt, kā vislabāk rīkoties ar šo objektu izšķirtspēju.
Protokola beigās pierakstiet nākamo sapulces datumu, laiku un atrašanās vietu, kā arī citu informāciju, kas nepieciešama dalībniekiem, lai tie varētu uzzināt, gatavojoties nākamajai sesijai.
Visbeidzot, pārliecinieties, vai visi uzaicinātie dalībnieki, neatkarīgi no tā, vai tie ir vai nav, saņem protokola kopiju. Tas ir labs īkšķis, lai mēģinātu izplatīt minūtes 24 līdz 48 stundu laikā pēc sanāksmes. Tādā veidā, ja kaut kas ir neprecīzs vai kāds ir nepareizi, tas var tikt labots, kamēr tas ir svaigs katram dalībniekam.
Padomi
-
Ir svarīgi, lai jums būtu precīzs saraksts ar apmeklētājiem, jo vēlāk var būt svarīgi zināt, kas piedalījās sanāksmē un piedalījās svarīgāko lēmumu pieņemšanā. Vienmēr atcerieties rakstīt gan savu vārdu, gan datumu, kad jūs kopā ar datumu esat lietojis protokolu nosaukums, kur minūti var atrast, ja tie tiek glabāti elektroniski datorā.
Brīdinājums
Tas ir labi, lai ņemtu stenogrāfiju, bet nemēģiniet pārfrāzēt vai intervēt savus vārdus, komentārus vai viedokļus par to, ko jūs domājat, ka kāds teica, juta vai domāja - uzrakstiet minūtes, kā persona to norādīja.
