Daudzi uzņēmumi ieved ārējos pārdevējus, ja tiem ir liela mēroga projekti. Ir vairāki iemesli, kāpēc ārpakalpojumi ir saistīti ar darbu, tostarp personāla trūkums, resursu trūkums un projekta trūkums. Izvēloties perspektīvu pārdevēju, uzņēmums bieži izsūta informācijas pieprasījumu vai pieprasījuma pieprasījumu. Pirms izlemt, kurš rīks ir vislabākais jūsu organizācijai, ņemiet vērā atšķirības starp abiem.
Informācijas pieprasījums
Informācijas pieprasījumi vai RFI ir plānošanas dokumenti. Tie ir neoficiāli dokumenti un parasti tiem nav nepieciešama saistība no jebkuras puses. RFI ir izstrādātas, lai apkopotu informāciju par potenciālo pārdevēja uzņēmumu, iespējām, prasmēm un pieredzi. Projekta dati un budžets parasti nav iekļauti šāda veida dokumentā. Vienīgā reize, kad šāda veida informācija ir iekļauta, ir, ja uzņēmums meklē nelielu projektu īstermiņa pārdevēju.
Priekšlikuma pieprasījums
Priekšlikuma vai RFP pieprasījumi ir sarežģīti dokumenti, kurus uzņēmumi izveido, lai piesaistītu piedāvājumus un priekšlikumus no ārējiem piegādātājiem. RFP parasti ietver projekta budžetu, grafiku un kritērijus, kā arī uzņēmuma mērķus un mērķus. Tā koncentrējas uz projekta specifikācijām un darbības jomu, un tā darbojas, lai pieprasītu detalizētu atbildi no potenciālajiem pārdevējiem. Pārdevēja atbildes parasti ietver informāciju par pārdevēja uzņēmumu, piedāvāto cenu un konkrētu informāciju par to, kā pārdevējs īstenos un pārvaldīs projektu.
Procesi
RFI parasti tiek izmantots tikai mazbudžeta projektiem un kā sākumpunkts augsta budžeta projektiem. Parasti šāda veida dokumentu nosūtīšanai un saņemšanai parasti ir nepieciešamas vairākas nedēļas, un parasti tas ir mazāks par 10 lapām. RFP tiek izmantots augstas budžeta projektiem, un to parasti izveido projekta informācijas vākšanas fāzes beigās. Parasti šāda veida dokumentu sūtīšanai un saņemšanai parasti ir vajadzīgi vairāki mēneši, un tas parasti ir vismaz 20 lappuses vai vairāk.
Priekšrocības
RFI izmantošana ir izdevīga maziem, mazjaudas projektiem. Šis dokuments neprasa daudz laika vai pūļu no potenciālajiem pārdevējiem, jo tiem nav nepieciešams nosūtīt atpakaļ ilgi aprakstus par projekta detaļām. Tādēļ uzņēmumi pirms šī procesa uzsākšanas izmanto šāda veida dokumentus, lai uzzinātu vairāk par liela projekta apjomu. RFP priekšrocība ir tāda, ka tā sagatavo uzņēmumam virzību uz priekšu ar pārdevēju un sāk līgumu slēgšanas fāzi.
Trūkumi
RFI negatīvie faktori ir tas, ka pārdevēji var nebūt ieinteresēti nosūtīt informāciju, jo viņi neredz uzņēmuma netiešo apņemšanos. RFP trūkumi ir laikietilpīgie preparāti, kas nepieciešami, lai to nosūtītu un saņemtu. Ja uzņēmums nav pārliecināts par projekta vispārējo darbības jomu un specifikācijām, RFP rakstīšana var būt ļoti sarežģīta vai var izraisīt neprognozējamus pārdevēja priekšlikumus.
