Visām organizācijām ir nepieciešama laba uzskaites pārvaldība, no laika uzskaites tiek ģenerētas, līdz tās tiek iztīrītas no sistēmas. Neveiksmīgas vai slikti plānotas reģistrācijas sistēmas rada grūtības ierakstu reģistrēšanā un izgūšanā vai informācijas plūsmas pārvaldības efektivitātes trūkumā. Viņi var arī izveidot juridiskus jautājumus sakarā ar zaudētajiem ierakstiem vai apgrūtinātu uzskaiti. Labi izstrādātas kartotēkas izmanto alfabētiskos, burtciparu vai ciparu kodētos uzlīmes, radot efektīvu ierakstu pārvaldību un veidojot profesionālāk vadītas organizācijas.
Izskaidrotas ciparu reģistrācijas sistēmas
Skaitliskās reģistrēšanas sistēmas piešķir numurus katram failam vai ierakstam, kas satur informāciju. Numerāciju var izdarīt no paša ieraksta (ti, pirkuma pasūtījuma numurus), numerācijas failus ierakstu ģenerēšanas secībā (no 1 līdz 1000), izmantojot sekciju numerāciju, kur faili, kas numurēti iedaļās - vai kategorijās, ir 100, 200, 300 utt. pieder pie īpašām apakšpozīcijām vai izmantojot decimāldaļas (līdzīgi kā Dewey Decimal System). Ciparu kartotēkas bieži ietver failu indeksu, lai palīdzētu ierakstu meklēšanā.
Organizācijas un kārtības uzturēšana
Skaitliskā kodēšana ļauj pārvietot visu ierakstu sadaļas, vienlaikus saglabājot pareizu secību. Ieraksti tiek iesniegti secīgi, no labās uz kreiso pusi un no augšas uz leju. Taisni skaitliski faili tiek sakārtoti secīgi, augošā secībā - zemākais līdz lielākais skaitlis. Dupleksajiem ciparu failiem ir divi vai vairāki skaitļu komplekti, kas atdalīti ar domuzīmēm, komatiem vai atstarpēm, un tos ieraksta atvēršanas komplekts, kam seko nākamie numuri. Hronoloģiski skaitliskās sistēmas indeksē failus pēc gada, mēneša un dienas.Terminālu ciparu sistēmas ļauj grupēt failus uz plauktiem, organizēt failus pēc pēdējā numura (divi līdz četri cipari) kā primāro pieteikuma elementu un pēc kārtas ierakstīt pēdējos numurus, vidējo numuru un pēc tam pirmo numuru. Uzglabāšanas vietas prasības ir viegli noteikt, grupējot ierakstus pa ciparu sadaļām - 10s, 100s, 1000s ierakstu uz plaukta vai plauktu. Turklāt ierakstu organizācija tiek papildināta ar failu indeksēšanu.
Precizitāte
Liela apjoma kartotēkas - faili, kas bieži tiek ielādēti un atkārtoti iesniegti - kopā ar krāsu kodētām uzlīmēm padara failu atgūšanu un atkārtotu glabāšanu ātrāk un novērš neskaidrības, ja numurs sakrīt. Piemēram, termināla ciparu sistēmās gala numurs tiek kodēts ar vienu krāsu, vidējais numurs iegūst atsevišķu krāsu un pirmais numurs iegūst savu krāsu. Tā kā mainās pirmais, vidējais un pēdējais numurs, tā arī krāsu. Krāsa darbojas kā vizuāls pavediens, lai palielinātu iesniegšanas ātrumu un efektivitāti.
Iesniegšanas ātrums
Skaitliskās kartotēkas, kas apvienotas ar krāsu kodēšanu, palielina ierakstu reģistrēšanas un atgūšanas ātrumu - pat tad, ja izgūst failu, tas nozīmē, ka indeksā ir jānorāda faila numurs, jo failu kancelejai ir tūlītēja informētība par faila atrašanās vietu pēc failu grupas. Organizāciju apvienošanās gadījumā, ja atsevišķām organizācijām ir atšķirīgas numerācijas sistēmas, ciparu kodi nav jāmaina. Failu pievienošana failu telpai ir ātrāka, jo mazāki numurēti faili (6 ciparu) tiek ievietoti pa kreisi no lielākiem numuriem (7 ciparu).
Konfidencialitāte
Skaitliskās reģistrēšanas sistēmas pozitīvi identificē konkrētus ierakstus, vienlaikus saglabājot konfidencialitāti, kas ir īpaši svarīga medicīniskajos, klientu un darbinieku ierakstos, novēršot jebkādus personas identitātes marķierus. Skaitliskās kartotēkas viegli atbilst HIPAA noteikumiem.
