Kā jūs izvēlaties organizēt biroja failus, ir liela ietekme uz efektivitāti un produktivitāti. Reģistrācijas sistēmai vajadzētu būt balstītai uz to, kā faili tiek izmantoti birojā, kādas faila iezīmes ir visbiežāk minētas un kā tiek pieprasītas lietas mutiski. Atbildot uz šiem jautājumiem, varēsiet noteikt vislabāko failu organizēšanas sistēmu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dokumentu skapis
-
Failu mapes
-
Failu uzlīmes
Nosakiet, vai jūs organizēsit failus alfabētiskā secībā pēc temata, skaitliski izmantojot iepriekš noteiktu numerācijas sistēmu vai hronoloģiski pēc datuma vai datuma. Izveidojiet pagaidu un pastāvīgus failus. Pagaidu faili ir pašlaik aktīvi faili, kuriem ir noteikts beigu datums, kad fails var tikt iznīcināts vai ievietots ar arhivētiem failiem. Pagaidu failu piemēri ietver pašreizējos projektus, darbības elementus un lasāmos materiālus. Pastāvīgie faili ir tie, kas nav pieejami tik bieži, bet tie ir jāglabā arhīvos turpmākai izmantošanai.
Pierakstiet savu uzlīmju nosaukumus un definīcijas dokumentā, uz kuru var atsaukties. Piemēram, ja izmantojat skaitlisku reģistrēšanas sistēmu, pierakstiet tematu, kurā katrs numurs atbilst un uzskaitiet piemērus dokumentiem, kas būtu iekļauti šajā tematā. Tas palīdz saglabāt konsekvenci, iesniedzot dokumentus.
Izveidot pāļus pagaidu dokumentiem, pastāvīgiem dokumentiem un miskasti. Kārtot dokumentus pirms to iekļaušanas kartotēkā. Neievietojiet to, kas nav jāsaglabā.
Izvēlieties failu glabāšanas vietu. Jūs varat nolemt, ka pagaidu darbvirsmas faili ir jāiesniedz jūsu galda atvilktnē, kur tie ir viegli pieejami. Darbiniekiem koplietojamiem failiem jābūt centrāli izvietotiem birojā. Ja strādājat ar aizsargātiem failiem, piemēram, failiem, kas satur klienta personisko informāciju, izmantojiet bloķēšanas faila skapi un noskaidrojiet, kurš birojā būs pieejams.
Izveidojiet savus failus. Atzīmējiet failus ar alfabētisko, ciparu vai hronoloģisko sistēmu. Atcerieties, ka, lai gan jūs vēlaties būt konkrēti ar jūsu etiķešu nosaukumiem, jūs arī vēlaties, lai nosaukumi būtu pietiekami plaši, lai ietvertu vairāku veidu dokumentus. Piemēram, tā vietā, lai iezīmētu failu ar konkrētu sapulces nosaukumu, izveidojiet failu sanāksmēm, kurās piedalās gadā, un tajā glabā visus attiecīgos dokumentus. Tas neļauj izveidot daudzus failus, kuros tiks saglabāts tikai viens vai divi dokumenti.
Padomi
-
Atcerieties, vienkāršs vienmēr ir labāks. Centieties izvairīties no sarežģītām kartotēkas sistēmām, kas jums un darbiniekiem būs grūti atcerēties. Izmantojiet tickler failu datumu specifiskiem uzdevumiem, piemēram, rēķinu apmaksai vai rēķinu izrakstīšanai. Organizējiet savu tickler failu pēc mēneša vai dienas atkarībā no uzdevumiem un iztīriet failu, jo uzdevumi tiek pabeigti, izmetot dokumentus vai pārvietojot tos pastāvīgā failā.
