Kad projekts ir pabeigts, vienīgais, kas palicis, ir analizēt, kas bija taisnība, kas notika nepareizi un ko komanda var darīt, lai nākotnes projekti būtu veiksmīgāki. Parasti tas tiek darīts pēcpārskata ziņojumā. Nenovērtējams priekšnoteikums galīgajai, pēcprojekta sanāksmei ir postmortem ziņojums, kas sniedz konkrētus piemērus un detalizētu informāciju, bet nav pārāk negatīvs vai patiesi apsveicams.
Struktūra un stils
Oficiāla ziņojuma struktūra ar skaidri definētām pozīcijām un apakšpozīcijām palīdzēs jums skaidri un kodolīgi sniegt gan faktisko, gan analītisko informāciju. Purdue universitātes tiešsaistes rakstīšanas laboratorija iesaka rakstīt visu ziņojumu, izmantojot vienu, standarta fontu, piemēram, Arial vai Times New Roman. Izmantojiet sarakstus, kad vien iespējams, un izmantojiet balto atstarpi starp sadaļām un starp tām, lai ziņojumu būtu vieglāk lasīt. Pareizi lietojiet gramatisko spriedzi: izmantojiet pagātnes laiku, lai izskaidrotu procedūras un pašreizējo saspringumu, lai vispārinātu un norādītu, kas ir projekta rezultāti.
Ievads un mērķi
Izmantojiet ievaddaļu, lai aprakstītu postmortem pārskatu sniegšanas mērķus. Lielākā daļa ziņojumu ir vērsti uz četru galveno mērķu sasniegšanu: pārskatīt un apspriest, vai projekts bija veiksmīgs, identificēt augstus punktus un sasniegumus, norādīt svarīgus jautājumus un apspriest problēmu risināšanas taktiku un izklāsta galvenos takta veidus. Šo mērķu kā formatēta saraksta formatēšana ir arī labs veids, kā definēt ziņojuma struktūru.
Parametri un mērķi
Nākamajā sadaļā iepazīstiniet ar faktiem balstītu projektu informāciju un projekta mērķus. Organizējiet uz faktiem balstītu informāciju - piemēram, nosaukumu, projekta vadītāja vārdu, sākuma datumu un mērķa un faktiskos izpildes datumus - tabulas formātā. Apkopojiet projektu īsajā stāstā. Ietveriet informāciju, piemēram, projekta veidu, mērķi un mērķus, kā arī budžetu, salīdzinošās novērtēšanas mērījumus un jebkādus ierobežojumus vai ierobežojumus, ar kuriem saskārās projekts.
Veiktspējas analīze un novērtējums
Informācija par sniegumu ir ziņojuma „gaļa”. Izmantojiet stāstus un sarakstus, lai aprakstītu centrālos sasniegumus un jautājumus. Projekta izpildes apakšsadaļā aprakstiet, kas bija labi un kas labi darbojās, un apspriest prakses, piemēram, iknedēļas sanāksmju grafiku vai iespēju sazināties caur tērzēšanas palīdzību, ko komanda uzskatīja par īpaši noderīgu projekta pabeigšanai laikā. Svarīgāko jautājumu apakšnodaļā aprakstiet, kas notika nepareizi, kādas politikas un procedūras radīja problēmas un kādas problēmas komanda saskaras. Runājiet par to, kā šīs problēmas ietekmēja projekta aspektus, piemēram, budžetu un grafiku, un aprakstiet, ko komanda darīja, lai tos pārvarētu vai pārvaldītu.
Novērtēšana un atkāpšanās
Pabeigt ziņojumu ar vispārēju projekta novērtējumu un analīzes veikšanu. Piecu līdz desmit punktu vērtēšanas sistēma, kas novērtē kritiskos projekta aspektus, tostarp veiktspēju, vadības ievērošanu un komunikāciju, var radīt noderīgu vizuālo displeju. Visbeidzot, aprakstiet gūto pieredzi, norādiet visas labākās prakses, kas izstrādātas un īstenotas projekta laikā, un sniedz ieteikumus par pastāvīgiem uzlabojumiem.
