Grāmatvedības informācijas sistēma ir izstrādāta, lai uzņēmumi varētu izmantot savu finanšu darījumu reģistrēšanai. Informācija tiek ievadīta, apstrādāta, uzglabāta un izplatīta, izmantojot šāda veida sistēmu. Grāmatvedības informācijas sistēmām ir daudz priekšrocību; tomēr viņiem ir arī daži trūkumi.
Sistēmas apguve
Grāmatvedības informācijas sistēmas mācīšanās bieži var būt sarežģīta un laikietilpīga. Personām jābūt apmācītām sistēmā, un tas var radīt nelabvēlīgus apstākļus uzņēmumiem laika un darbaspēka ziņā. Grāmatvedības informācijas sistēmu veido daudz dažādu komponentu, un gandrīz visas sistēmas ir datorizētas. Daži cilvēki to sarežģītības dēļ var būt grūti izmantot. Tas var aizņemt nedēļas vai mēnešus, lai persona saprastu grāmatvedības sistēmu, un parasti indivīds pilnībā nesaprot, ko sistēma spēj. Ja darbinieks pārtrauc strādāt organizācijā, vēlreiz var būt nepieciešamas nedēļas vai mēneši, lai apmācītu citu darbinieku.
Informācijas zudums
Grāmatvedības informācijas sistēmas parasti ir datorizētas. Tāpēc vienmēr pastāv risks zaudēt informāciju, izmantojot elektroenerģijas padeves pārtraukumus vai sistēmas atteici. Ja tas notiek, pastāv iespēja, ka visa sistēmā esošā informācija var tikt zaudēta. Uzņēmumi veic piesardzības pasākumus attiecībā uz šo problēmu, regulāri atjaunojot savus failus un veicot standarta uzturēšanu visās datoru sistēmās. Viņi arī instalē pretvīrusu programmatūru kā citu piesardzību. Tomēr nevienā no šīm darbībām netiek novērsta iespējamā problēma. Grāmatvedības informācijas sistēmas gadu gaitā glabā uzņēmuma finanšu informāciju. Ja notiek sistēmas avārija, tas rada nopietnus trūkumus uzņēmumam. Viss, vai daži, informācija tiek zaudēta, un pastāv iespēja, ka to nekad nevarēs atgūt.
Pārvērtēšana
Uzņēmumi bieži maina savu uzņēmējdarbības veidu, lai neatpaliktu no jaunākajām tendencēm. Lai neatpaliktu no prasīga biznesa pasaules, šīs izmaiņas var ietekmēt grāmatvedības sistēmu. Grāmatvedības informācijas sistēmu ir grūti izveidot, jo katrs uzņēmums ir unikāls. Lai neatpaliktu no izmaiņām, grāmatvedības informācijas sistēmas bieži jāpārvērtē. Lai apstrādātu informāciju efektīvi, sistēmā bieži jāveic izmaiņas. Tas var būt nelabvēlīgs apstāklis uzņēmumiem, jo tas prasa laiku atkārtotai novērtēšanai, un tas maksā naudu.
