Uzņēmumi finansē projektus, kurus augstākā vadība uzskata par izšķirošu viņu panākumu nodrošināšanai. Taču projekta finansēšana vien nenodrošina, ka tad, kad projekts beidzas, uzņēmums būs labāks, nekā tas bija agrāk.
Ir daudz iemeslu, kādēļ uzņēmums var gūt labumu no projekta. Izņēmuma projekta vadītājs var izaudzēt savu komandu pareizajā virzienā. Vai arī, pateicoties izcilai apmācībai un pieredzei darbā, komanda var pieņemt visas pareizās prakses. Bet vairumā gadījumu palīdz projektu vadības rīki.
Projektu vadības rīki, piemēram, PERT diagramma un darba sadalījuma struktūra, var uzlabot komandas spējas, sniedzot norādījumus, pat ja projekta komandai ir visas pareizās zināšanas un prakse.
Ganta diagramma
Ganta diagramma ir horizontāla joslu diagramma, kurā uzskaitītas projekta aktivitātes, kā arī katras aktivitātes sākuma un beigu datums, kas tiek parādīts kalendāra formātā. Ganta diagramma neparāda attiecības starp vienu darbību un otru, bet katra darbība, kas minēta Ganta diagrammā, sakrīt ar darbību sadalījuma struktūrā, kas sadala projekta darbu fāzēs un darba paketēs.
Ganta diagrammā ir arī slejas, lai dokumentētu katra uzdevuma izpildes ilgumu un procentuālo daļu. Diagrammā ir dokumentēti arī to darba dienu skaits, kurās notiek darbība, paredzamais dienu skaits, lai pabeigtu darbību, un atlikušās dienas. Šie skaitļi ilustrē plānoto un faktisko darba gaitu.
Pert Chart
Programmas novērtēšanas un pārskatīšanas metode vai PERT diagramma tiek izmantota, lai plānotu laiku un resursus, kas nepieciešami, lai pabeigtu projekta un kontroles projekta uzdevumus. Izmantojot PERT diagrammu vai tīkla diagrammu, projekta vadība var noteikt un plānot secīgi katru uzdevumu, kas komandas locekļiem ir jāpabeidz, lai sasniegtu projekta mērķi un norādītu katram.
PERT diagramma ilustrē savstarpējo saistību starp uzdevumiem, nosakot, kuri uzdevumi darbojas paralēli vienam otram un kādi ir secīgi. Tajā ir norādīti arī projektu starpposma mērķi - notikumi, kas iezīmē virkni darbību.
Turklāt PERT diagramma ietver trīs novērtējumus katrai projekta aktivitātei: īsāko laiku, kas nepieciešams, lai pabeigtu darbību, laiku, kas, iespējams, būs nepieciešams, lai pabeigtu darbību, un ilgāko laiku, kas nepieciešams darbībai.
Kritiskā ceļa analīze
Kritiskā ceļa analīze ir instruments, ko izmanto projektos, kuros nepieciešama savstarpēji atkarīgu darbību pabeigšana. Kritisks ceļš ietver darbu sadalījuma struktūrā norādīto projektu aktivitāšu sarakstu, katra pasākuma pabeigšanas laiku un savstarpēji atkarīgo uzdevumu un beigu punktu noteikšanu, tostarp starpposma mērķus un sasniedzamos posteņus.
Darbības komplekta pabeigšanas laiki kritiskajā ceļā tiek summēti un vienādi ar lielāko laika posmu, kāds projektam varētu būt nepieciešams, lai pabeigtu. Sekojošās aktivitātes ir jāpabeidz savlaicīgi, lai projekts tiktu pabeigts savlaicīgi.
Atbildības piešķiršanas matrica
Atbildības piešķiršanas matrica vai RACI rīks brīdina projekta dalībniekus komandas locekļiem, kuriem ir piešķirti konkrēti projekta pienākumi un kādam darbam indivīdi ir atbildīgi.
Kā rīka nosaukums secina, RACI matrica norāda, kurš ir atbildīgs par uzdevuma izpildi, vai kurš veiks uzdevumu un personas, kas veicinās uzdevuma izpildi. Matrica arī norāda, kurš ir atbildīgs par uzdevumiem un kam ir lēmumu pieņemšanas pilnvaras attiecībā uz šo uzdevumu. Tika norādīti arī to cilvēku vārdi, ar kuriem varētu iepazīties ar uzdevumu, un cilvēki, kas būtu jāinformē par progresu, ko komanda veic uzdevuma izpildē.
Darba sadalījuma struktūra
Darba sadalījuma struktūra (WBS) ir projekta modelis vai grafiks, kas pārrauj projekta darbu uz uzdevumiem. Projekta WBS ilustrē uzdevumu savstarpējo saistību starp uzdevumiem un projekta gala produktu.
WBS ietver apakšprojektus un norāda uz projekta atbildību, nepieciešamajiem resursiem un laika prasībām, lai pabeigtu katru uzdevumu.
