Priekšlikumu ierakstīšana sanāksmēs ir būtiska jebkuras organizācijas vadības procesa daļa. Uzdevums var būt garlaicīgs, bet izšķirošs. Sanāksmes sekretāram ir jāatzīst, ka nav svarīgi reģistrēt visu, kas tika teikts, tikai to, kas tika darīts vai nolemts sanāksmē. Priekšlikumi ir īpaši svarīgi, jo tie nodrošina stingru pamatu turpmākai rīcībai, un pat cilvēkiem, kas piedalījās sanāksmē, var nākties atgriezties un iepazīties ar protokolu, lai atcerētos, ko viņi piekrita darīt.
Reģistrē sapulces pamatdatus, īpaši datumu un dalībnieku vārdus. Ņemiet vērā ikvienu, kas nebija klāt, un ikviena, kam ir pilnvaras balsot, klātbūtne, pārstāvot šos komitejas locekļus.
Reģistrē standarta procedūras, ko ievēro komiteja, kas var ietvert tādus elementus kā iepriekšējās sanāksmes protokola apstiprināšana, atklāšanas ziņojums (ņemiet vērā, kurš ziņu piegādājis, nevis ziņojuma saturs) un tā tālāk. Ņemiet vērā arī to, vai tā bija regulāri plānota sanāksme vai ja tā bija īpaša sesija, kas sasaukta neparastam mērķim, piemēram, ārkārtas budžeta sanāksmei.
Iezīmējiet kustības sākumu, novietojot vārdu "MOTION" lielajiem burtiem vai pasvītrojot to, kam seko tās personas vārds, kas ierosināja kustību (piemēram, "MOTION by Colonel Mustard").
Ierakstiet kustību tieši tā, kā norādīts. Priekšlikumu var iesniegt kursīvā. Ja notiek diskusija par priekšlikuma precīzu formulējumu pirms balsošanas, neierakstiet debates, tikai norādiet priekšlikuma galīgās versijas precīzu valodu (piemēram, "pulkvedis Mustards: Komiteja nolemj oficiāli neuzticas profesoram Plum par draudzi Zaļajam svečturis. ")
Ierakstiet balsojuma rezultātus. Komitejas var izvēlēties ierakstīt, kā visi komitejas locekļi balsoja (jā, nē, atturējās), skaitu bez individuāliem lēmumiem (pieņemti no 5 līdz 3) vai tikai rezultātu (pagājis).
