Sanāksmju protokolos tiek apkopotas sanāksmes laikā veiktās darbības. Formāts atbilst Roberta kārtības noteikumiem un tiek izmantots viss, sākot no kluba un biznesa tikšanās līdz valdības sanāksmēm. Ikgadējām HOA (mājokļu īpašnieku asociācijas) sanāksmēm protokoli sniedz informāciju par HOA valdes lēmumiem un darbībām. Pieņemot un ierakstot sapulci, valdes sekretārs var precīzi ierakstīt protokolu pēc sanāksmes. Atzinums ir jāizslēdz no protokola, lai dokuments būtu īss un objektīvs.
Izmantojiet sapulces darba kārtību, lai izveidotu sapulces tēmu izklāstu. Uzskaitiet tēmas un atstājiet vietas piezīmēm.
Sanāksmes laikā ņemiet vērā sanāksmes apmeklējumus, ierosinājumus, lēmumus un jautājumus, kas apspriesti sanāksmē. Ņemiet vērā, kurš teica, ko jūs varat pareizi norādīt. Jūs varat izmantot balss ierakstītāju, lai izvairītos no neko. Jūsu piezīmēs jāapkopo diskusija. Pierakstiet sapulces laiku un datumu un sanāksmes beigu laiku.
Ierakstiet minūtes, sākot ar HOA nosaukumu un sapulces nosaukumu. Saraksts, kas apmeklēja un kurš nebija klāt. Norādiet valdes locekļus pēc nosaukuma un nosaukuma. Reģistrē sapulces laiku un datumu.
Uzskaitiet tēmas, lai tās tiktu apspriestas, un iekļaujiet priekšlikumus, balsojumus un lēmumus, kas pieņemti par katru tēmu. Uzskaitiet visus iesniegtos faktus, neizsakot viedokli un pieņēmumus.
Pievienojiet visus sanāksmē iesniegtos ziņojumus. Norādiet, ka tie tika uzrādīti protokolā.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Piezīmju grāmatiņa
-
Zīmulis
-
Balss ierakstītājs (pēc izvēles)
-
Dators
-
Sanāksmju darba kārtība
