Svarīgs jebkuras iekšējās kontroles sistēmas mērķis ir aktīvu aizsardzība. Tā kā algas procesi ietekmē gan cilvēkresursus, gan finanšu resursus, algu saraksta iekšējās kontroles problēmas vai trūkumi var būt dārgi. Atzīstot riskus, kas saistīti ar algas procesu, izpratne par to potenciālajām ietekmēm un to, kā tos risināt, laika gaitā var radīt ievērojamu zaudējumu novēršanu.
Riski
Ar algu aprēķināšanas procesu saistītie riski ietver finanšu pārskatu sniegšanas problēmas, piemēram, algu un darbinieku pabalstu nepietiekamu novērtēšanu vai darbaspēka izmaksu nepareizu klasificēšanu starp pārdotajām preču izmaksām (COGS) un pārdošanas, vispārējiem un administratīviem (PVA) izdevumiem. Darbības efektivitāte var tikt apdraudēta, maksājot fantomu vai pārtrauktus darbiniekus (parasti slepenas vienošanās rezultāts) un izmantojot nepareizas algu likmes. Normatīvā atbilstība tiek apdraudēta, pārkāpjot federālo un valsts likumu likumus vai iekšējo ieņēmumu dienesta (IRS) noteikumu pārkāpumus, kas saistīti ar darbiniekiem, salīdzinot ar neatkarīgiem līgumslēdzējiem.
Ietekme
Algu problēmu iespējamās finansiālās, reputācijas un tiesiskās sekas ir ļoti atšķirīgas atkarībā no to laika, lieluma un rakstura. Izpratne par notikuma ietekmi ir svarīga, lai uzzinātu, kā to pienācīgi risināt. Uzņēmumiem ir jāapsver šādi aspekti: Finanšu ziņošanas kļūdas var palielināt ārējās revīzijas maksas. Nepareizi finanšu dati var novest pie sliktiem vadības lēmumiem un var negatīvi ietekmēt ieguldītājus un citas ieinteresētās personas, piemēram, kreditorus. Maksājumi phantom darbiniekiem un nepareizas samaksas likmes var negatīvi ietekmēt likviditāti un palielināt nodokļu slogu. Darba samaksas likumu vai IRS noteikumu pārkāpumi var radīt ievērojamus naudas sodus, juridiskās izmaksas, augstāku darbinieku apgrozījuma līmeni un reputācijas zudumu.
Samazināšana
Jūs varat samazināt algu problēmas varbūtību vai ietekmi, ja ieviešat spēcīgu algu kontroli. Tomēr ieguvumi no algu kontroles īstenošanas nedrīkst pārsniegt izmaksas. Regulāra un savlaicīga algu saraksta konta un datu saskaņošana ar galveno grāmatu un trešo pušu apstrādātāju datiem, failu pārsūtīšanu un citiem ierakstiem var novērst vai atklāt finanšu kļūdas. Darbinieku darba klasifikācijas pārskatīšana starp tiešajām un netiešajām izmaksām var palīdzēt noteikt klasifikācijas problēmas. Pienākumu nošķiršana no algas datu ievades, apstrādes un maksājumu autorizēšanas un atbrīvošanas personāla ir ideāla, taču tā var būt sarežģīta mazos uzņēmumos ar ierobežotiem resursiem. Augstāka līmeņa vadības pārskatīšana, atalgojuma likmju, likmju izmaiņu, personāla paaugstināšanas, darba maiņas un izbeigšanas maiņa var būt piemērota gadījumos, kad pienākumu sadalīšana nav rentabla. Atbilstoša vadība un vadītāju apmācības programmas juridiskiem un cilvēkresursu jautājumiem var palīdzēt uzlabot normatīvo aktu ievērošanu.
Uzraudzība
Jebkura iekšējā kontroles sistēma laika gaitā var kļūt neefektīva, jo personāla un biznesa procesi mainās caur izaugsmi vai kontroles procedūru nepiemērotu vadību. Veic periodiskus iespējamo risku novērtējumus un pārskatīt algas kontroles mehānismu dizainu un efektivitāti, lai nodrošinātu, ka tie paliek atbilstīgi un rentabli.
