Grāmatvedības informācijas sistēma sniedz precīzu un savlaicīgu finanšu informāciju iekšējās vadības vajadzībām. Lai gan šīs sistēmas var ietvert papīra rokasgrāmatas un virsgrāmatas, lielākā daļa mūsdienu biznesa vides sistēmu balstās uz grāmatvedības programmatūras programmām vai lietojumprogrammām. Šīs sistēmas sniedz finanšu vai darbības pārskatus uzņēmumu īpašniekiem, lai pieņemtu lēmumus. Grāmatvedības informācijas sistēma var arī integrēt un izpildīt departamenta un uzņēmuma mēroga mērķus.
Centrālā informācijas vākšana
Grāmatvedības informācijas sistēmas savāc informāciju dažādiem mērķiem uzņēmumā. Lielas organizācijas bieži izmanto šo sistēmu, lai savāktu un organizētu finanšu un citu informāciju no vairākiem uzņēmējdarbības departamentiem vai nodaļām. Grāmatvedības sistēma var gūt labumu arī organizācijām ar vairākām valsts vai starptautiskām vietām. Šī sistēma ļauj elektroniski pārsūtīt informāciju no daudziem avotiem centrālā vietā, kur grāmatveži apkopo un apstrādā šos datus. Dažas sistēmas var arī iegūt informāciju reālā laika formātā.
Čeki un bilances
Grāmatvedības vadītāji un uzraugi izmanto grāmatvedības informācijas sistēmu, lai nodalītu uzdevumus un nodrošinātu kontroli attiecībā uz dažādām grāmatvedības darbībām. Debitoru parādi, debitoru parādi, algu saraksti, departamentu finanšu dati, pamatlīdzekļi un katra darba iegāde saskaņā ar atsevišķiem moduļiem progresīvā grāmatvedības sistēmā un pieprasa individuālus apstrādes procesus un procedūras. Katrs no šiem atsevišķajiem moduļiem apkopo apkopotos datus galvenajā grāmatā, bet ļauj veikt sistēmas pārbaudes un līdzsvarus. Atskaites var ģenerēt no atsevišķiem moduļiem, lai nodrošinātu datu precizitāti, pirms tie tiek nodoti uzņēmuma galvenajai grāmatai.
Darba plūsmas uzlabošana
Darba plūsmas uzlabošana atsevišķos departamentos bieži vien palielina grāmatvedības informācijas sistēmas ieviešanu. Departamentiem, kas atrodas ārpus grāmatvedības, ir jāsaprot, cik svarīga informācija tiek apstrādāta uzņēmuma iekšējā finanšu informācijas sistēmā dažādu iemeslu dēļ. Sākotnējiem dokumentiem, piemēram, rēķiniem, pirkuma pasūtījumiem, darbinieku izdevumu pārskatiem, algu saraksta laika kartēm, rēķiniem un aktīvu iegādes veidlapām, visiem ir jāatrod ceļš no iniciatora līdz grāmatvedības dienestam.
Atkarībā no programmatūras grāmatvedības sistēma prasa dažādas informācijas par dažādām procesa daļām, manuāli ievadot sistēmā. Tas bieži nosaka citu departamentu darba plūsmu attiecībā uz finanšu datu apstrādi. Procedūras un procesi, kas skaidri nosaka vajadzīgo informāciju, pasākumus, lai apstrādātu šo informāciju, un apstiprināšanas procesu, palīdzētu mazinātā darba samazināšanā un nodrošinātu, ka grāmatvedības dienestam ir vajadzīgie apstiprinājumi finanšu datu apstrādei.
