Ir vairākas iepirkuma procedūras un procesi, bet ir dažas procedūras, kas būtu kopīgas visām iepirkuma struktūrvienībām. Tie ietver piegādātāju izvēli, informācijas pieprasīšanu, piedāvājumu iesniegšanu, konkursa novērtēšanu, līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu un pārbaudi..
Piegādātāja izvēle
Organizācijām parasti ir vēlamais apstiprināto piegādātāju saraksts, kuru uztur iepirkumu departaments. Tie ir uzņēmumi, kas ir izvēlējušies atlases procesu un ir atzinuši, ka vislabāk apmierina uzņēmuma vajadzības.
Informācijas pieprasīšana
Ja ir prasība iegādāties priekšmetus, kurus pašreizējie vēlamie piegādātāji nevar iegūt, uzņēmums parasti izmeklē tirgu. Prasība tiks nosūtīta izvēlētajiem piegādātājiem, kuriem tiks pieprasīts piedāvājums. Maza apjoma pieprasījumiem identificētiem piegādātājiem tiek nosūtīts neoficiāls informācijas pieprasījums vai pieprasījums pēc cenas. Augstāku vērtību posteņiem tiks ievērots pilns konkursa process. Tas bieži vien var ilgt līdz sešiem mēnešiem no galīgā līguma piešķiršanas nepieciešamības noteikšanas.
Piedāvājumu atgriešana
Piegādātājiem parasti tiek prasīts nosūtīt savus piedāvājumus norādītajam virsniekam uz noteiktu laiku un datumu. Piedāvājumos var iekļaut pakalpojuma vai preču aprakstu, ko piegādātājs piedāvā, nepieciešamās izmaksas par nepieciešamo darbu veikšanu vai nepieciešamo piegāžu nodrošināšanu, uzņēmuma finanšu informāciju un visus jautājumus, ko pirkšanas organizācija ir pieprasījusi no potenciālā piegādātāja.
Konkursa novērtējums
Pēc tam, kad piedāvājums / piedāvājums tiek atgriezts, iepirkuma organizācijai parasti ir noteikts laiks, lai novērtētu atdevi, pieņemtu lēmumu par līgumu un informētu gan veiksmīgos, gan neveiksmīgos piegādātājus. Pirms konkursa dokumentu nosūtīšanas iepirkuma organizācija izstrādās vērtēšanas kritērijus, pēc kuriem kandidāti tiks atzīmēti un novērtēti. Parasti vērtēšanas kritēriji ir tādi apsvērumi kā cena un kvalitāte.
Līguma piešķiršana
Kad piedāvājumi ir novērtēti un novērtēti, piegādātājiem tiks paziņots ar apstiprinājumu vai noraidījumu. Veiksmīgi piegādātāji tiek informēti arī rakstiski. Vislabākā iepirkuma prakse ir piedāvāt neveiksmīgiem piegādātājiem iespēju sniegt pārskatu. Tas ļauj viņiem uzzināt, kāpēc viņu piedāvājums netika atlasīts un labāk izprast nākotnes piedāvājumus.
Līguma noslēgšana
Kad pakalpojums ir piegādāts, iepirkuma organizācija pārbaudīs, vai ir izpildīta kvalitāte, daudzums un specifikācija. Šajā brīdī organizācija izdos maksājumu. Daudzos gadījumos parastā prakse ir pēcpārdošanas sanāksme starp iepirkuma organizāciju un piegādātāju organizāciju. Tā dod iespēju katrai pusei sniegt atgriezenisko saiti un izstrādāt pēcnāves dokumentu turpmākajām līgumslēdzējām darbībām.
