Uzņēmējdarbībā klienta sūdzība var ietekmēt uzņēmuma reputāciju, un tā ir jārīkojas atbilstoši. Ja jums ir vairāki klienti, kuriem ir slikta pieredze, un uzņēmums izvēlas to ignorēt vai neko nedarīt, jūs ne tikai zaudēsiet šo biznesu, bet arī ikviena, ko viņi zina, uzņēmējdarbību. Ja persona ir nosūtījusi sūdzību pa pastu vai pa e-pastu, un viņa saņem veidlapas vēstules atbildi, tā var palielināt neapmierinātību; klients vēlas tikt uzklausīts. Rakstiet klienta sūdzību atsevišķi. Ir process, ko var izmantot, lai nodrošinātu klientu sūdzību efektīvu izskatīšanu. Tas rada attiecības, kurās klients jūtas vērtīgs un atgriežas nākotnē.
Atvainojiet klientu un norādiet konkrēti uz sūdzību. Atvainošanās liecina, ka jūs atzīstat sūdzību un esat patiesi žēl par šo jautājumu. Tas jādara ar saviem vārdiem un līdzjūtību. Ja jūs sniedzat detalizētu atbildi uz klienta sūdzību, tas arī parāda, ka esat pārdomājis šo jautājumu un neesat izsvītrojis sūdzību kā triviālu.
Apstipriniet sūdzību, tiklīdz tas ir saņemts, vai sūdzība tiek iesniegta personīgi vai pa pastu un e-pastu. Ja tas ir personīgi, uzklausiet personas sūdzību bez pārtraukuma. Ja tas notiek pa pastu vai e-pastu, nosūtiet atbildi ar vēstuli vai e-pastu, informējot personu, kurai esat saņēmis sūdzību, un tuvākajā laikā sazināsies.
Paskaidrojiet klientam, ko jūs darāt, lai tas būtu pareizi. Neizpildiet attaisnojumus par kļūdām, ko jūsu uzņēmums ir veicis. Klienti nerūpējas par to, kā tas notika. Klienti rūpējas tikai par to, ko jūs darīsiet, lai to labotu. Ja parādāt, ka esat gatavs atrisināt problēmu, jūs, visticamāk, tos apmierinās un turpināsiet veikt uzņēmējdarbību ar viņiem.
Pastāstiet viņiem, ka nākotnes bizness jums ir ļoti svarīgs. Vienmēr sniedziet klientam iespēju sazināties ar jums pa tālruni vai ar savu e-pasta adresi. Lūdziet atgriezenisko saiti par to, kā viņi apstrādā sūdzību, un iekļauj dāvanu karti, kurā tiek prasīta vēl viena iespēja veikt darījumus ar viņiem. Sekojiet līdzi jūsu e-pastam vai vēstulei. Pajautājiet klientam, vai viņi ir bijuši atpakaļ veikalā un kāda ir pieredze.
Uzrakstiet sūdzību. Iesniedzot sūdzību, iekļaujiet to, kā sūdzība tika izskatīta, un jebkādus turpmākos kontaktus ar klientu. Iekļaut to, ko var darīt, lai nākotnē izvairītos no šīs sūdzības. Jo vairāk informācijas jūs varat iekļaut, jo labāk būsit pārvaldīt sūdzību, ja tā notiek vēlreiz.
