Darba devējs ir atbildīgs par darbinieku personāla uzskaites uzturēšanu un uzturēšanu noteiktos laika posmos. Personāla ieraksta veids, kas tiek glabāts failā, nosaka, cik daudz laika tas ir jāsaglabā. Visi personāla ieraksti ir jāglabā drošā, tomēr viegli pieejamā vietā.
Viens gads
Ir daži personāla ieraksti, kas jāglabā vismaz vienu gadu pēc darbinieka aiziešanas no uzņēmuma. Tie ietver visus nodarbinātības rīcības ierakstus, piemēram, akcijas, pārskaitījumus un izbeigšanu, kā arī visus pirmsdarba testus, sūdzību ierakstus un tiesvedību.
Divi vai trīs gadi
Jebkuri ar algām saistītie ieraksti, piemēram, peļņa, laika kartes, grafiki un darba samaksas likmes, jāglabā divus gadus pēc darbinieka darba pārtraukšanas. Faktiskie algu saraksti ir jāsaglabā trīs gadus pēc darbinieka atbrīvošanas. Visi dokumenti, kas saistīti ar ģimenes un medicīnas atvaļinājuma likumu, ir jāglabā arī trīs gadus.
Pieci gadi
Saskaņā ar Darba drošības un veselības administrācijas sniegto informāciju visa informācija, tostarp kopsavilkums par darba traumām vai slimībām, jāglabā piecus gadus. Tomēr jebkuri medicīniski izmeklējumi, kas saskaņā ar likumu nepieciešami arodslimību vai slimību dēļ, ir jāglabā 30 gadus.
