Efektīvas biznesa procesu pārbaudes veikšana nodrošina, ka jūsu uzņēmuma darbība dod vēlamos rezultātus visefektīvākajā veidā. Piemēram, pirms jaunu aparatūras vai programmatūras iegādes jūs varat veikt biznesa procesu pārskatīšanu. Lai veiktu biznesa procesu pārskatīšanu, apkopojiet cilvēku grupu, kas pārstāv visus organizācijas līmeņus, kurus ietekmē jebkuras izmaiņas pašreizējā biznesa procesā. Pareizo cilvēku montāža var palīdzēt identificēt problēmas, noteikt iespējamos uzlabojumus, norīkot projektu vadītājus, ieviest ātrus labojumus un izstrādāt ilgtermiņa plānu.
Kartējiet pašreizējo procesu. Uzskaitiet kritiskos biznesa procesus, ko izmanto, lai ražotu savus produktus un pakalpojumus. Apspriediet problēmas pašreizējā vidē, piemēram, piegādes kavējumu vai piegādātāja kvalitātes problēmas. Noturiet virkni sanāksmju, lai komanda varētu domāt par to, kāpēc problēmas pastāv un kā rīkoties. Veikt pētījumus, lai uzzinātu, kā citi uzņēmumi rīkojas ar līdzīgām problēmām. Lai dokumentētu pašreizējo procesu, izmantojiet bezmaksas biznesa procesu kartēšanas rīkus, piemēram, Gliffy, Bonita Open Solution vai Questetra BPM.
Pārskatiet dokumentētos biznesa procesus, lai pārliecinātos, ka detaļas precīzi atspoguļo uzņēmējdarbības veidu. Piemēram, izplatiet problēmu novēršanas procedūras visiem darbiniekiem, kas rīkojas ar klientu apkalpošanas zvaniem. Novērot personālu, izmantojot procedūras, un ievērojiet jebkādas novirzes, lai noteiktu, vai personālam ir nepieciešamas papildu prasmes, zināšanas, apmācība vai pieredze, lai padarītu biznesa procesu efektīvu.
Noteikt iespējamās izmaiņas. Nosakiet, kā izmaiņas var ietekmēt pašreizējās procedūras. Ievērojiet personāla uzdevumus, lai apstiprinātu pieņēmumus. Intervējiet strādniekus, lai apkopotu savu ieguldījumu par problēmām, ar kurām saskaras jūsu organizācija. Veikt aptauju vai veikt fokusa grupas, lai savāktu savas idejas par uzlabojumiem. Neuzņemieties, ka zināt pareizo risinājumu, piemēram, iegādāties jaunu aparatūru vai programmatūru, nesaprotot, kā jaunā sistēma ietekmē organizāciju.
Izveidojiet jaunu procesu. Pārstrādājot biznesa procesus, jānodrošina, lai visi uzņēmuma funkciju procesi atbilstu pašreizējiem stratēģiskajiem mērķiem. Precizējiet procesu, pamatojoties uz analīzi, kas veikta kā daļa no biznesa procesu pārskatīšanas. Pārskatiet savu jauno procesu ar komandu, lai noteiktu atkarības starp organizācijām un iespējamās problēmas. Dokumentējiet visas biznesa procesu pārskata grupas ieteiktās izmaiņas un publicējiet secinājumus biļetenā, e-pastā vai citā uzņēmuma komunikācijas mehānismā.
Novērtējiet savu īstenošanu. Izvērtējiet operatīvās darbības, piemēram, klientu apmierinātību, produktu defektus vai izmaksas, lai noteiktu, vai jūsu pārskatīšanas radītie uzlabojumi ir ietekmējuši. Veiciet turpmākus pārskatus un attiecīgi pielāgojiet savus procesus, ja paredzētajā laikā nav veikti uzlabojumi.
