Efektīvi komunikācijas plāni sniedz pievienoto vērtību organizācijām un bieži vien atšķiras starp programmu panākumiem un neveiksmēm. Bet kas ir efektīvs komunikācijas plāns? Komunikācija ir definēta kā "process, ar kura starpniecību starp personām notiek informācijas apmaiņa, izmantojot vienotu simbolu, zīmju vai uzvedības sistēmu." Efektīva komunikācijas plānošana palīdz pārvarēt šķēršļus, izveidojot kopīgu valodu un veidojot ziņojumu. Šie plāni palīdz organizēt galveno ziņu hierarhiju un precizēt jūsu auditorijas specifiku attiecībā uz laiku un piegādi.
Plāns efektīvi sazināties
Efektīvi komunikācijas plāni nosaka posmu ziņojuma pārvaldībai, rezultātu sasniegšanai un panākumu novērtēšanai. Plāni nosaka pamatus, kas, kā, kur, kāpēc un kā jebkuram komunikācijas projektam, programmai vai uzņēmumam. Plāna izveide liek domāt par saviem mērķiem un paredzēt reakcijas, tostarp šķēršļus, pirms došanās uz sabiedrību. Komunikācijas plāns arī koncentrē jūsu centienus, nodrošinot kontekstu, nosakot prioritātes un attīstot saskaņošanu. Tas ļauj jums izveidot konsekventu vēstījumu, kas veido impulsu un ir pielāgots izmantotajiem plašsaziņas līdzekļiem.
Plāna izveide
Lai gan komunikācijas plāni atšķiras atkarībā no to darbības jomas un mērķa, daži galvenie komponenti ir šādi: Analizēt situāciju. Kāda ir problēma vai iespēja, kas pastāv? Kā mainās nozare vai uzņēmums? Vai jūs uzsākat kaut ko jaunu? Vai jums ir pētījuma vai apsekojuma dati? Vai tas ir ārkārtas vai krīzes situācija? Vai ekonomiskie vai politiskie faktori ir būtiski? Kas ir vēsture? Nosakiet primāro un sekundāro auditoriju. Kāds ir jūsu auditorijas lielums? Kādas ir viņu zināšanas par situāciju? Kā tās tiks īstenotas? Vai tie ir uztveroši? Racionalizējiet ziņojumu. Kāpēc viņiem ir vajadzīgs šis ziņojums? Vai jūs ietekmējat savu auditoriju? Lūdzot viņus rīkoties? Vai viņi pret to izturēs? Vai ziņai ir slāņi? Nosakiet sadalījumu. Kā jūs sasniegsiet savu auditoriju? Vai grupas var jums palīdzēt nosūtīt šo ziņojumu? Kāds plašsaziņas līdzeklis atbilst jūsu ziņojumam? Cik ātri tai ir jāiet? Kāda ir jūsu auditorijas izvēle? Iestatiet mērķus. Ko jūs mēģināt sasniegt? Kā jūs zināt, vai jūs to sasniegsiet? Vai tas ir izmērāms? Cik ilgi tas būtu vajadzīgs? Kāds ir jūsu budžets? Izmērīt rezultātus. Vai jūs sasniedzāt savus mērķus? Vai ir nepieciešami turpmāki pasākumi? Vai jums ir nepieciešams izmērīt kādu laiku?
Komunikācijas plānu veidi
Atkarībā no jūsu uzņēmuma komunikācijas plāni parasti atrodami dažādos organizācijas līmeņos. No uzņēmuma viedokļa plāns koncentrējas uz uzņēmuma vīziju, misiju un stratēģijām. Tas varētu ietvert arī vispārējās organizācijas zīmolu. Produktu līmenī komunikācijas plāni var palīdzēt uzsākt produktu, paplašināt produktu līniju, veidot zīmolu vai palielināt tirgus daļu. Sabiedrisko attiecību grupa meklē to, kas ir vērtīgs un kā izmantot plašsaziņas līdzekļus, lai sasniegtu vairākus tirgus. Tas var ietvert arī krīzes komunikācijas, kā arī kopienas attiecības. Cilvēkresursu uzmanības centrā ir darbinieku komunikācija. Kā mēs varam nodot informāciju mūsu darbiniekiem par stratēģijām, programmām, izmaiņām un apmācību? Ieguldītāju attiecībām mērķis ir gūt finansiālas intereses uzņēmumā, veidot reputāciju šajā kopienā un palielināt reitingus.
Vārda iegūšana
Ar plašsaziņas līdzekļu pieaugumu komunikatoriem ir daudz izvēles, taču, zinot, ka jūsu auditorija ir kritiska. Jautājiet savam tirgum, ko viņi bieži izmanto. Nosakiet, kāds ir jūsu ziņojums. Vai tas ir steidzami? Vai jums ir nepieciešama atsauksmes? Vai jūs veidojat kopienu? Katrs no tiem novestu pie atšķirīgas izplatīšanas sistēmas. Daudzos gadījumos ir nepieciešams vairāk nekā viens sakaru līdzeklis, lai nodrošinātu, ka ziņojums sasniedz jūsu tirgu. Kopējie izplatīšanas kanāli ir: e-pasta tikšanās Sociālie mediji (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Mājas lapas / blogi Biļeteni / jaunie attēli Prezentācijas Preses relīzes Vēstules Publikāciju rokasgrāmatas Izdales materiāli Televīzija Radio Video Webinari / tīmekļa pārraides Apmācības
Ceļa bloki līdz efektīviem komunikācijas plāniem
Viens no galvenajiem neefektīvas komunikācijas faktoriem ir atšķirība, kā mēs runājam, lasām un domājam. Mēs runājam apmēram 100 vārdiem minūtē, lasām aptuveni 200 vārdiem minūtē, bet mūsu domas strādā vairāk nekā 500 vārdu minūtē. Tas nozīmē, ka mēs varam viegli izklaidēties. Pievienojiet tam mūsu pieaugošo ienākošo e-pasta sarakstu, arvien pieaugošo tradicionālo un tiešsaistes mediju avotu skaitu un mūsu šķietami nebeidzamās sanāksmes. Efektīvam plānam ir jārisina šie jautājumi, apkopojot zināšanas par jūsu konkrētajām interešu grupām, nodrošinot atgriezenisko saiti un izmantojot šos datus efektīviem ziņojumiem. Bieži tas nozīmē, ka laika gaitā tas tiek piegādāts daudzos formātos.
