Ikviens var novērtēt aizņemtas, augsta līmeņa vadītāja redzesloku, kas sēž aiz liela galda, bez tik daudz kā papīra gabals - nemaz nerunājot par putekļu plankumu. Redzamība nenozīmē realitāti, jo šī izpildvara, iespējams, ir tikpat aizņemta kā jūs, bet viņš ir atradis veidu, kā organizēt savu biroja darba slodzi. Arī jūs varat, kamēr jūs izstrādājat sistēmu, kas darbojas jums. Tas varētu nozīmēt dažu „izmēģinātu un patiesu” metožu izmantošanu, atlaižot citus.Tāpat kā šis augsta līmeņa izpilddirektors, atcerieties, ka jūs esat atbildīgs un ka jums ir jākontrolē sava darba slodze, pirms tā pārņem jums kontroli.
Izveidojiet elektronisko un papīra kartotēku sistēmu, lai jūs varētu nekavējoties atteikties no informācijas, kad būsit to pārskatījis. Daudzi biznesa profesionāļi ir „meistaru krāvēji”, kas nozīmē, ka viņiem ir tendence uzkrāt papīra kaudzes, kas galu galā tās pārņem. Veikt apņemšanos strādāt pie projekta un tad, kad esat to izdarījis, nekavējoties to atdodiet. Papīra failu gadījumā izveidojiet krāsu kodētu failu sistēmu, katrai krāsai norādot jums nozīmīgu ziņojumu. Piemēram, ieviešiet trīs krāsu hierarhijas sistēmu, kurā zaļš nozīmē „augsta prioritāte”, dzeltenā nozīmē “mērena prioritāte” un sarkanā nozīmē “zema prioritāte”. Vai, lai samazinātu failu skaitu uz galda, izmantojiet divu krāsu sistēmu. Izpildiet to pašu loģiku, lai izveidotu datora reģistrēšanas sistēmu.
Izveidojiet ikdienas uzdevumu sarakstu un vienmēr glabājiet to kopā ar jums, lai jūs koncentrētos un būtu ceļā. Izpildiet uzdevumus, kad tos izpildāt. Līdzīgi vienmēr uzturiet ar jums kalendāru, vajadzības gadījumā savstarpēji norādot abus. Katras dienas beigās un katras jaunās dienas sākumā pārskatiet savu uzdevumu sarakstu, lai nostiprinātu savas ikdienas saistības savā prātā.
Katram no šiem uzdevumiem noteikt termiņus un termiņus, kas ir optimistiski, bet arī reāli. Esiet īpaši piesardzīgi attiecībā uz laiku, ko piešķirat, lai lasītu un atbildētu uz e-pastiem, jo tas ir neticami viegli iesūcas laikietilpīgajā „e-pasta virpuļdatumā”. Atzīmējiet savus e-pasta ziņojumus ar “augstas prioritātes” ziņojumiem, lai palīdzētu koncentrēt savus centienus - un pēc tam izlemiet, vai attiecīgi reaģēt.
Sāciet telefona zvanus un tikšanās ar tāmes ilgumu - pēc tam skatieties pulksteni un pieturieties pie plāna. Cilvēki cienīs jūsu disciplīnu, ja jūs kaut ko līdzinās: “Kā es zinu, ka mēs visi esam aizņemti, mēģināsim visu iespējamo, lai šo zvanu vai sapulci uzturētu līdz 30 minūtēm.”
Iestatiet robežas kolēģiem, kuri var mēģināt ieslodzīt jūs ilgstošas pusdienas vai ilgstošu sarunu par viņu šausmīgo vakaru pirms vakara. Lai gan kāda sociālā mijiedarbība ir svarīga, lai veidotu attiecības starp kolēģiem, esiet uzmanīgi, lai tas nenonāktu rokās, un savās citās labi strukturētajās darba dienās mest curveball.
Pārskatiet multitasking. Jūs domājat, ka, runājot pa tālruni, rakstot e-pastu un pārskatot mārketinga priekšlikumu, jūs esat super darbinieks, bet patiesībā jūs varat izplatīt savu uzmanību un tā vietā esat pretrunīgi. Ja jums ir nepieciešams, piespiediet sevi koncentrēt savu uzmanību uz vienu uzdevumu un salīdzināt rezultātus ar darba uzdevuma organizēšanas režīmu.
Novērtējiet savu pašreizējo darba slodzi, pirms piekrītat uzņemties jaunus pienākumus. Lai gan daudzi darbinieki uzskata, ka viņiem ir jāpieprasa un nekad neziņos par šādiem pieprasījumiem, rūpīgi apsveriet, vai jums ir laiks pabeigt uzdevumus un vai tos var paveikt atbilstoši saviem augstajiem standartiem.
Konsultējieties ar savu vadītāju, lai pārliecinātos, ka esat pareizā ceļa posmā ar savu plānu organizēt biroja darba slodzi. Pārskatiet savu “rīcības plānu” un lūdziet atsauksmes.
