Laiku pa laikam darba ņēmējiem var būt nepieciešams atsvaidzināt savas atmiņas par to, kā veikt konkrētus uzdevumus. Tāpat jaunie darbinieki organizācijā vēlas uzzināt virves pēc iespējas ātrāk, nepārtraucot pārraugus vai kolēģus ar neskaitāmiem jautājumiem. Biroja procedūru rokasgrāmata izpilda abus šos mērķus, vienlaikus sniedzot rakstiskus protokolus un gaidas par veiktspēju, ko pēc tam var atsaukties darbinieku novērtējumos un disciplināro darbību dokumentācijā.
Norādiet biroja rokasgrāmatas, kuru vēlaties attīstīt, mērķi un darbības jomu. Biroja rokasgrāmatu saturs parasti iedalās divās kategorijās: (1) kā mijiedarboties ar cilvēkiem un (2) kā veikt konkrētus uzdevumus, tostarp aprīkojuma, kas nepieciešams preču un pakalpojumu radīšanai, pārvaldīšanai un piegādei, darbību. Biroja rokasgrāmatās bieži ir iekļautas arī organizācijas diagrammas, resursu katalogi un paraugu veidlapas. Biroja rokasgrāmatas sarežģītība balstās uz to, kas būs mērķa lietotāji. Ja, piemēram, saturs ir saistīts ar klientu attiecībām un to, kā apstrādāt sūdzības, nebūtu lietderīgi iekļaut nodaļas par to, kā darbojas iekrāvējs vai kā rīkoties ar bīstamiem materiāliem.
Izlemiet par formāta prezentāciju, kas vislabāk atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Kaut arī biroja rokasgrāmatas parasti tiek uzskatītas par vadlīnijām, kas drukātas uz papīra un ievietotas trīs gredzenveida stiprinājumos ar priekšmetu dalītāju cilnēm, tehnoloģija ir atvērusi durvis aizraujošākām, kā arī ekonomiskākām informācijas sniegšanas metodēm. Apsveriet, piemēram, vai tiešsaistes procedūru rokasgrāmata ļautu darbiniekiem vieglāk un ātrāk piekļūt informācijai, ievadot atslēgvārdus. Elektroniskais formāts varētu arī atvieglot satura atjaunināšanas un pārskatīšanas procesu, kā arī audio satura un video demonstrāciju iekļaušanu, lai uzlabotu mācīšanos.
Izveidojiet sarakstu ar visām nodaļas tēmām, kuras vēlaties, lai jūsu rokasgrāmata tiktu adresēta. Piemēram, ja jūs nolemjat rakstīt vadlīnijas par to, kā izmantot dažādus biroja aprīkojuma gabalus, jūs identificēsiet atsevišķas sadaļas datoriem, faksa aparātiem, telefonu sistēmām, mikrofišām, fotokopijas iekārtām, ierakstīšanas sistēmām, pastmarkām un salikšanas ierīcēm. Izlemiet, vai jūs gatavojaties rakstīt visu saturu pats vai piešķirt katras sadaļas pirmo projektu personām, kuras ir labi iepazinušās ar šo tēmu.
Organizēt procedūras soļus no vienkāršākajiem jēdzieniem līdz tiem, kas ir sarežģītāki. Apsveriet, vai fotogrāfiju, zīmējumu, tabulu vai citu grafikas iekļaušana papildinās lietotāja izpratni par materiālu. Sniedziet akronīmu un uzdevumu specifikas terminoloģiju. Kur tas ir praktiski, sniedziet piemērus, kā aizpildīt rekvizīciju rīkojumus, ceļa izdevumu prasības, atvaļinājuma pieprasījumus, laika lapas, klientu kvītis un citas uzņēmuma izmantotās veidlapas.
Izveidojiet laika grafiku katras jaunās rokasgrāmatas sadaļas aizpildīšanai. Ja nepieciešams, katru dienu ieplānojiet laika bloku satura izpētei, rakstīšanai, pārskatīšanai un montāžai.
Pirms izplatīšanas personāla personālam un juridiskajam personālam jāpārskata saturs, lai nodrošinātu, ka tā valoda ir skaidra, neskaidra un atbilst valsts un federālajām pilnvarām un noteikumiem. Sniedziet katram rokasgrāmatas saņēmējam pierakstīšanās lapu, norādot viņu piekrišanu izlasīt materiālu un ievērot tās direktīvas.
Padomi
-
Biroja rokasgrāmatu vienmēr vajadzētu uzskatīt par nepabeigtu darbu, un tāpēc to pastāvīgi jāpārskata, lai nodrošinātu, ka saturs precīzi atspoguļo procedūras, kas tiek izmantotas, un iekārtas, kas tiek izmantotas šo uzdevumu veikšanai.
