Iekšējās kontroles procedūras tiek izmantotas, lai novērstu krāpšanu, un tās ir būtiskas ikvienai labi pārvaldītai organizācijai. Šādas sistēmas nodala darbinieka pienākumus organizācijā. Ir svarīgi izveidot iekšējās kontroles procedūras rokasgrāmatas. Darbinieki tos izmanto kā atsauces, ja ir jautājums par procedūrām vai pienākumiem. Informācija, kas ietverta iekšējās kontroles procedūras rokasgrāmatās, dažādās uzņēmējsabiedrībās atšķiras, bet viena rakstīšanas procedūra ir tāda pati.
Uzrakstiet pārskatu un satura rādītāju. Pārskatā īsumā aprakstīta fiskālā atbildība, kas ietver iekšējās kontroles jēdzienus un komponentus. Satura rādītājs sākas ar pienākumu nodalīšanu. Parasti šādi saturs ir: Atsauksmes, Samierinājumi, Apstiprinājumi, Aktīvi, Izmaksas, Cilvēkresursi, Iepirkumi un Kontakti.
Aizpildiet nodaļu par nodalīšanu. Sīkāka informācija par pienākumu nodalīšanu tādām lietām kā darbinieki, kas saņem un norīko maksājumus, nevis maksājumu veikšanu. Vēl viena būtiska atdalīšana ir tāda, ka, ja viens darbinieks ir maksājuma saņēmējs, citu darbinieku veic pārbaudi.
Nosakiet kārtību nākamajām divām sadaļām: Atsauksmes un saskaņošana. Atsauksmes ir procedūras, kas izveidotas, lai regulāri veiktu budžeta izmeklēšanas, izlases veida pārbaudes un izmeklētu neparastu darbību. Sadaļā Saskaņošana ir tādas procedūras kā datu kopu salīdzināšana, lai nodrošinātu precizitāti, aplūkotu atšķirības un rīkotos. Tas ietver arī konkrētu izklāstu, ka darbinieks, kas ievada darījumus, nesaskaņo nevienu bankas kontu.
Aizpildiet sadaļas Apstiprinājumi, Aktīvi un Sadalījumi. Apstiprinājumu daļā norādīts, kuri darbinieki ir pilnvaroti apstiprināt darījumus. Iestāde tiek dota tikai atbildīgajiem darbiniekiem ar detalizētām zināšanām par uzņēmumu. Sadaļā Aktīvi ir uzskaitīti visi organizācijas veidi. Katrā aktīvu kategorijā ir noteiktas īpašas procedūras, kurās sīki izklāstīts, kā aktīvi tiek apstrādāti un uzraudzīti. Sadaļā Izplatījumi ir sīkāk aprakstīta uzņēmuma politika un kārtība, kādā tiek sadalīta nauda, ieskaitot algu pārbaudes.
Aizpildiet rokasgrāmatu, pabeidzot pēdējās trīs sadaļas: cilvēkresursi, pirkumi un kontakti. Cilvēkresursu (HR) sadaļa sniedz detalizētus norādījumus cilvēkresursu darbiniekiem par to, kā tiek apstrādāta darbinieku informācija. Sadaļā Purchasing skaidro uzņēmuma iepirkuma procedūras. Visbeidzot, sadaļā Kontakti tiek uzskaitīti uzņēmuma darbinieki, ar kuriem darbinieki var sazināties, ja rodas jautājumi vai problēmas.
