Procedūra ir kā recepte - instrukciju kopums, kas skaidri norāda, kas dara kaut ko, kad tas jādara, kā tas ir darīts un kādam jābūt rezultātam. Uzskaitiet katru soli secībā, kādā tā ir jāaizpilda. Apkopojiet vairākas procedūras rokasgrāmatā, kas ir sakārtota pēc darba apraksta, nodaļas, funkcijas vai jebkura pasūtījuma, kas padara informāciju visvairāk pieejamu rokasgrāmatas lietotājiem. Nejauciet politiku ar procedūrām. Politika ir noteikumi vai nostājas; procedūras, ko cilvēki seko, lai īstenotu politiku.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Esošā dokumentācija, kas var būt resursu materiāls
-
Priekšmeta eksperti, kuri zina, kā veikt procedūras
Izlemiet, kuras procedūras dokumentēt. Divu veidu, kā izvēlēties rokasgrāmatas saturu, ir apzināt potenciālos manuālos lietotājus, lai noskaidrotu, kuri uzdevumi viņiem ir vajadzīgi, lai noskaidrotu vai iegūtu vairāk informācijas, vai arī jūs varat izvēlēties sarakstu ar operatīvajām problēmām, kuras varētu atrisināt ar skaidri noteiktām procedūrām.
Ievākt informāciju. Persona, kas jau veic šo uzdevumu, ir jūsu labākais resurss, ja vien neveidojat procedūras no nulles. Skatīties, kā persona veic uzdevumu, un ņemiet piezīmes vai lūdziet, lai persona uzrakstītu jums visus uzdevumā iesaistītos soļus, kā arī padomus vai brīdinājumus, kas gūti pieredzes ceļā.
Izveidojiet savu rokasgrāmatas izkārtojumu. Divu kolonnu formāts padara procedūras skaidras un viegli lasāmas. Nosaukiet katru lapu ar procedūras nosaukumu un zem nosaukuma norādiet sarakstu vai punktu par faktiem, kas neietilpst solī, piemēram, cik bieži procedūra tiek veikta un padomi vai brīdinājumi. Procedūra jāievēro pēc tam divrindu tabulā.
Uzrakstiet aptuvenu projektu. Kreisajā slejā norādiet par procedūru atbildīgo personu. Labajā slejā norādiet, kādas darbības veic persona. Ja procedūrā ir iesaistīti vairāki cilvēki, viņiem visiem būtu jāspēj skaidri saprast, kur viņi atbilst procesam un kas viņiem jādara.
Pārbaudiet procedūras. Iegūstiet kādu, kas nav pazīstams ar procedūrām, kā tos ievērot no projekta. Ir svarīgi izmantot kādu nepieredzējušu personu, tāpēc persona nesaņems nekādus ierastos īsceļus vai spīdumu pār neskaidriem punktiem, ko cits lasītājs nesaprot.
Pārskatiet projektu. Precizējiet, pievienojiet, dzēsiet un pārkārtojiet darbības, līdz procedūras var sekot ikvienam, kas lasa rokasgrāmatu.
Publicējiet rokasgrāmatu. Iekļaujiet satura rādītāju, lai lasītāji varētu ātri atrast procedūras. Pievienojiet glosāriju, kas definē jebkuru terminoloģiju, kas ir neparasta vai specifiska jūsu nozarei.
Padomi
-
Nelietojiet elegantu vārdu variāciju, lai atdzīvinātu rakstīšanu. "Widget" ir widget katru reizi, nevis "vienums" vai "ierīce". Lietu konsekventa aprakstīšana var būt atkārtota, bet tas uzlabo lasītāju skaidrību.
