E-pasta vēstules un citi elektroniskie saziņas līdzekļi varēja piespiest papīra vēstules apziņas malai, bet būtu maldinoši apgalvot, ka vēstules rakstīšanas māksla ir mirusi. Gluži pretēji, uzņēmumi katru dienu izmanto vēstules, lai nosūtītu informāciju, paziņotu klientiem svarīgus nosacījumus un nodotu saņēmējam kaut ko taustāmu. Pusvadītā vēstule ir piemērota, ja zināt saņēmēju, bet ne kā draugu.
Vai pusformāls ir pareizs formāts?
Sagatavojot biznesa vēstuli, vienmēr ņemiet vērā saņēmēju. Pusformāla vēstule ir piemērota, ja jūs pazīstat saņēmēju vai regulāri sazināties ar viņu, piemēram, grāmatvedis, kurš rūpējas par jūsu grāmatvedību vai jūsu galvenā piegādātāja biroja vadītājs. Ja jūs vispār nezināt šo personu, izvēlieties formālu vēstules stilu. Pusformāli burti ir pieklājīgāki nekā neoficiāli burti. Padomājiet par tiem kā krustiņu starp oficiālā vēstules veidu, ko jūs varētu rakstīt valdības regulatoram, un relaksējošo vēstules stilu, ko jūs varētu rakstīt draugam.
Sekojiet standarta biznesa vēstules formātam
Pusformāli burti atbilst standarta biznesa vēstules formātam; tā ir tikai valoda, ko jūs modificēsit, lai izveidotu neitrālu toņu. Izvēlieties kancelejas preces, kas ir izdrukātas ar uzņēmuma veidlapu, un lapas augšējā kreisajā pusē uzrakstiet adresāta vārdu un uzņēmuma adresi. Tātad, ja rakstāt piegādātāja uzņēmuma izpilddirektoram, iekšējā adrese tiks lasīta:
Catherine Torrance, izpilddirektore
Acme Company
123 Acme iela
Bartlesville, Oklahoma 74003
Pēc tam ierakstiet datumu mēneša dienas formātā. Uzņēmējdarbības rakstībā parasti ir rakstīt mēnesi kā vārdu: "2018. gada 28. marts".
Izvēlieties sveicienu
Izmantojiet saņēmēja uzvārdu, kam seko resnās zarnas - "Cien. Toulson-Smith: "Nerakstiet vārdu; to uzskata par rupju. Ja nezināt saņēmēja vārdu, veiciet kādu tiešsaistes pētījumu, lai to atklātu. Izmantot vispārēju apsveikumu, piemēram, "Dārgais pārdošanas direktors:" tikai kā pēdējo līdzekli. Šajā scenārijā būtu vēlams vērsties pie Jūsu vēstules "Dear Sir" vai "Dear Madam" un izmantot formālu toni.
Izveidot skaidrību
Jūsu vēstules ķermenim ir jāatrod pieklājīgs un neitrāls tonis. Formālu vārdu vietā izmantojiet ikdienas vārdus, piemēram, "turklāt" un "bet", nevis "vēl". Līdzīgi kā "es", "nav" un "nebūs" ir nepareizi, ja tie ir daļēji formāli, kamēr tie atbilst jūsu uzņēmuma mājas stilam. Atveriet, aprakstot iemeslu, kāpēc jūs rakstāt, un padariet pārējos punktus loģiskā veidā par divām līdz četrām rindkopām, vienu ideju katrā punktā. Ievērot saņēmēja laiku un saglabājiet vēstuli kā īsu un precīzu.
Uzrakstiet bezmaksas aizvērt
Jums ir dažādas iespējas, kā noapaļot daļēji formālu vēstuli, tāpēc izvēlies pieklājīgu, bet sirsnīgu noslēgumu no tālāk norādītā saraksta:
- Ar cieņu, Tavs,
- Patiesi,
- Ar cieņu,
- Ar cieņu
- Sirsnīgi,
- Labākie vēlējumi,
Pabeidziet, ierakstot savu vārdu un nosaukumu, pēc tam izdrukājiet vēstuli un parakstiet savu vārdu laukumā starp aizvēršanu un ierakstīto vārdu.
Semi-formālās vēstules piemērs
Visu to apvienojot, šeit ir piemērs īsai pusformālai vēstulei:
Dārgie kundze!
Es rakstu, lai oficiāli uzaicinātu jūs apmeklēt vieslektoru un darbnīcu koordinatoru gaidāmajā 2019. gada Tirdzniecības konferencē.
Šīs konferences tēma ir "Sales: Riding the Technology Wave". Tas notiks Ernest N. Morial konferenču centrā Ņūorleānā no 2019. gada 3. līdz 5. oktobrim.
Jūsu informācijai par atklāšanas uzstāšanos uzstāsies Katerina Houlden no Intelligent Sales. Viņas prezentācijas tēma ir "Pārdošanas lielo datu apguve". Ja jūs piesakāties mūsu konferenču portālā www.indsalescon.net, jūs varat redzēt pašreizējo programmas projektu un konkrētās tēmas, kuras runas un semināri provizoriski aptvers.
Mēs sagaidām, ka apmeklējums šogad būs visaugstākais - 4000 delegātu un 80 runātāju. Es būtu priecīgs un cienīts, ja jūs piedalītos šajā prestižajā pasākumā.
Es to novērtētu, ja jūs varētu saņemt atbildi līdz 30. maijam. No turienes es varu sniegt jums visu nepieciešamo papildu informāciju.
Labākie vēlējumi,
Jane Doe
