Daudzām bezpeļņas un izglītības organizācijām ir vajadzīgs filantropisks atbalsts, lai uzturētu darbības. Līdzekļu vākšanas bankets ir viens no labākajiem veidiem, kā piesaistīt līdzekļus mākslas programmām, skolām, slimnīcām, aizstāvības grupām un citiem. Šie notikumi var būt sarežģīti plānot un organizēt. Sāciet ar labu kontrolsarakstu, izveidojiet kalendāru un lūdziet brīvprātīgajiem palīdzēt. Sāciet mēnešus pirms banketu datuma un rezervējiet savu atrašanās vietu, ēdināšanu, talantu un izklaidi.
Plānojiet notikumu un iegādājieties plānošanas grāmatu vai piezīmju grāmatiņu (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) tikai pasākumam. Uzturiet mapi ierakstiem, kontaktiem, vizītkartēm, kvītīm, brīvprātīgo sarakstiem, rezervācijām, izvēlnēm un visām detaļām, kas radīsies pirms pasākuma, tā laikā un pēc tā. Saņemiet palīgu pēc iespējas ātrāk, piemēram, brīvprātīgo koordinatoram, un sāciet uzdevumu deleģēšanu.
Budžets notikumam. Tiklīdz jūs uzzināsiet vietas maksimālo galvu skaitu, skaitiet izmaksas, kas tiek piešķirtas katrai personai ēdienreizēm, dzērieniem, dāvanu maisiņiem un citiem saraksta priekšmetiem. Aprēķiniet izmaksas katram kontrolsaraksta ierakstam, piemēram, aprīkojumam, personāla izmaksām, īres maksām, pakalpojumu maksām, piemaksām utt. Biļešu cenas un piesaistītie līdzekļi segs šīs izmaksas, bet sākotnējie izdevumi ietvers vairākus noguldījumus un avansa izmaksas.
Atrodiet un nodrošiniet iespēju rīkot banketu. Tā var būt liela viesnīca, liels restorāns, kurā viesi var atpūsties privātā sektorā, naktsmītne ar brokastīm vai vēsturisku savrupmāju. Jums būs jāzina maksimālā ietilpība, lai jūs nepārspētu ielūgumus viesiem, vai arī pārdodiet vairāk biļešu, nekā tas būs iespējams. Lielākajai daļai kvalitatīvu uzņēmumu būs personāls, kas palīdzēs plānot, kā arī ēdināšanas un citus pakalpojumus uzņēmumā.
Rezervējiet ceremoniju meistaru (MC). Sazinieties ar vietējām talantu aģentūrām. Ja vēlaties rezervēt "vārda" darbību vai slavenību, jums būs jāsāk tālu pirms paredzamā datuma, jo dažiem ir ļoti aizņemts grafiks. Sazināties ar aģentiem un vadītājiem par izklaidi un rezervējiet visu talantu.
Pasūtiet ielūgumus, biļetes, programmas un jebkuru citu iespieddarbu, piemēram, organizācijas brošūras, par kurām tiek piesaistīti līdzekļi. Ja jūs plānojat rīkot izsoli, sāciet saņemt ziedojumus. Brīvprātīgo komanda var rīkoties ar šo atbildību. Klusām izsolēm nebūs vajadzīga izsolītāja, bet solīšana tiks izsolīta. Izlemiet, vai jūsu MC to darīs, vai ja jums ir nepieciešams atsevišķs speciālists. Sūtiet ielūgumus uz organizācijas donoru sarakstu. Pārliecinieties, ka notikums ir daļēji formāls. Norādiet kaut ko, jo īpaši viesiem būs jāzina pēc datuma, laika, vietas un īpašiem viesiem vai izklaidēm. Noteikti reklamējiet savu izsoli.
Pasākumu reklamējiet, izmantojot biļetenus, tiešsaistes reklāmu, vietējos laikrakstus un radio stacijas, kas nes PSA (publiskos paziņojumus) par bezpeļņas. Vietējām televīzijas stacijām var būt arī notikumu kalendārs, un vietējās ziņu programmas var veikt īsu interviju vai pieslēgt notikumu, tāpēc visas detaļas ir gatavas.
Konsultējieties ar vietnes šefpavāru vai rindā ārpus ēdināšanas. Izlemiet, vai jums ir bufete vai pilna servisa ēdieni. Pastāstiet viņam savu budžetu un paredzamo galvu skaitu. To var pabeigt, jo tuvāk jūs saņemsiet, bet tas vienmēr ir labāk sagatavoties vairāk cilvēku, nekā jūs sagaida, nekā neatbilstot faktiskajām vajadzībām.
Regulāri sazinieties ar brīvprātīgajiem, kolēģiem un visiem darbiniekiem, kas strādā pasākumā. Piešķirt katram slavenības vai izklaides grupai īpašu palīgu, lai notikuma laikā palīdzētu ar kaut ko. Tikties ar visiem brīvprātīgajiem pirms laika, lai pārliecinātos, ka viņi zina, kā gatavoties, ko darīt, kur būt, kad utt.
Ierašanās notikuma vietā daudz agrāk dienā, lai izrotātu un izveidotu telpu. Ja jūs atstājat, lai sagatavotos, atgriezieties ar lielu laiku, lai satiktos ar īpašiem viesiem, slavenībām un izklaidēm un vadītu tos, kur viņi sēž, strādās vai gaidīs aizkulises. Ja jums ir tiešraides josla, viņi parādīsies agri, lai izveidotu un veiktu skaņas pārbaudes. Pārraugiet, ka gala detaļas sanāk kopā un izbaudiet notikumu. Pēc tam pārliecinieties, ka viss ir iztīrīts, un visi darbinieki vai galvenie darbinieki ir samaksāti. Savākt ziedojumu aploksnes un dodiet attiecīgajai personai, kas pārstāv organizāciju.
