Organizācijas nevar pieņemt visus saņemtos priekšlikumus, un tāpēc tām jāiesniedz vēstules, lai informētu uzņēmumus, ka viņi atsakās no saviem priekšlikumiem. Tas bieži tiek apstrādāts pa e-pastu. Uzņēmums, kas atsakās iesniegt priekšlikumus, izveido vēstuli un nosūta to attiecīgajiem uzņēmumiem. Jebkurā laikā, kad uzņēmums raksta atteikuma vēstuli, tai ir jāapsver vairāki galvenie punkti, tostarp vēstuļu saglabāšana diplomātiskā, sirsnīgā un īsā laikā.
Izmantojiet tematu. Rakstot e-pastu, ir iespēja aizpildīt tēmu temata rindā. Rakstot priekšlikuma noraidīšanas vēstuli, izmantojiet tematu, lai informētu personu par e-pasta ziņojumu. Tajā nav jāiekļauj vārdi „Priekšlikuma atteikums”, bet var norādīt kaut ko līdzīgu “Atbildot uz jūsu priekšlikumu”.
Saglabājiet formatējumu vienkāršu. Nelietojiet iedomātā fonta veidus vai jebkāda veida īpašus formatējumus. Izmantojiet standarta formatējumu, kas ir vairumam e-pasta ziņu, un turiet vārdus vienā līmenī ar kreiso malu.
Nosūtiet e-pasta adresi. Sāciet e-pastu, adresējot to kontaktpersonai, kas rakstīja sākotnējo priekšlikumu. Ja priekšlikumā nav norādīta kāda konkrēta kontaktpersona, adresējiet to uzņēmuma personāla departamentam.
Norādiet e-pasta mērķi. Kad sākat vēstuli, esiet skaidrs, tiešs un diplomātisks. Informējiet lasītāju, ka rakstāt šo vēstuli, lai diemžēl informētu viņu, ka jūsu uzņēmums atsakās no viņa vai viņa uzņēmuma iesniegtā priekšlikuma. Noteikti iekļaujiet sava uzņēmuma nosaukumu un sākotnējā priekšlikuma mērķi.
Iekļaujiet iemeslu. Atteikuma vēstulei jābūt patiesai un sirsnīgai. Tādēļ lielākā daļa uzņēmumu ietver iemeslu, kas izskaidro, kāpēc viņi noraida priekšlikumu. Iemesli atšķiras atkarībā no priekšlikumu noraidīšanas, bet parasti tie ir saistīti ar izmaksām.
Piedāvājiet pozitīvu vēlmi lasītājam.Informējiet lasītāju, ka vēlaties, lai viņš un viņa bizness nākotnē būtu labi, un aiciniet viņu piedāvāt priekšlikumus par nākotnes projektiem, kas jūsu uzņēmumam varētu būt.
Parakstiet vēstuli. E-pasta beigās parakstiet burtu “Ar cieņu”, kam seko vārds un uzvārds.
Padomi
-
Pirms nosūtīšanas vienmēr pārliecinieties, ka esat koriģējis biznesa vēstules. Nesakiet negatīvas lietas par uzņēmumu, tā vietā mēģiniet saglabāt vēstuli pozitīvu.
