E-pasts ir efektīvs un ātrāks veids, kā nosūtīt biznesa sakarus, salīdzinot ar pasta pakalpojumu. Tas ir arī vienkāršāks dokumentu apmaiņas veids. Dažas lietas, kas jāapsver, nosūtot biznesa e-pastu ar pielikumu, ir tās lielums, programma, ko izmanto, lai izveidotu pielikumu, un vīrusu iespēja. Ir svarīgi arī atcerēties, ka saņēmējs var nebūt vienīgais, kas redz jūsu ziņojumu. Izmantojiet profesionālu toni, kas atstās labvēlīgu iespaidu.
Uzrakstiet tematu, kas atbilstoši atspoguļo ziņojumu. Konkrētas tematiskās rindas palīdzēs darbiniekiem organizēt e-pastu atbilstoši uzņēmuma projektiem. Neskaidri nosaukumi, piemēram, “Svarīgi” vai “Lūdzu lasīt”, apgrūtina ziņu meklēšanu nākotnē.
Izveidojiet īsu un viegli lasāmu ziņojumu. Darbiniekiem katru dienu ir jāpārbauda liels daudzums e-pasta ziņojumu, un viņiem ir maz laika, lai lasītu garas ziņas. Izmantot salasāmu fontu, ietveriet daudz baltā laukuma un atbilstoši izmantojiet lielos un mazos burtus. Uzrakstiet savu ziņu tādā tonī, kas ir pieklājīgs, taču profesionāls, un sāciet un beidziet ar profesionāliem sveicieniem.
Skatiet pielikumu. Aizņemtie darbinieki bieži tiek steidzami uz laiku, un tie var aizmirst pielikumu, ja tam nav atsauces. Ļaujiet saņēmējam uzzināt, ko satur pielikums un ko ar to darīt.
Pirms nosūtīšanas pārliecinieties, vai esat pievienojis dokumentu. Jānis Fišers Čans, autors „E-pasts: rakstīt to labi” - kā rakstīt un pārvaldīt e-pastu darba vietā, ”iesaka dokumenta pievienošanu, pirms sākat rakstīt ziņu.
Ļaujiet jūsu lasītājam zināt, kāda programma ir nepieciešama, lai atvērtu failu. Microsoft Office Suite un Adobe Acrobat Reader ir izplatītas lietojumprogrammas darbavietā.
Apsveriet, cik daudz laika būs nepieciešams, lai adresāts lejupielādētu pielikumu. Izmantojiet failu saspiešanas programmu lieliem failiem, piemēram, WinZip, vai pārrāviet failu mazākās sadaļās, kuras varat nosūtīt atsevišķi. Atbildot par aizņemto darbinieku, varat ielīmēt dokumentu arī ziņojuma tekstā.
Jūsu ziņojuma korektūra. Pareizrakstības un gramatikas kļūdas ir neprofesionālas. Izvairieties arī no slenga, saīsinājumu un emociju lietošanas savā ziņojumā. Tie var būt labi zināmi termini, bet tie nav piemēroti biznesa ziņojumos.
Pirms nosūtīšanas, skenējiet ziņojumu un pievienoto dokumentu vīrusiem.
Iekļaujiet atrunu, kas rosina lasītāju skenēt pielikumu par vīrusiem pirms lejupielādes. Tas var pasargāt jūsu uzņēmumu no tiesvedības iespējamības, ja saņēmējs saņem ar vīrusu ar savu pielikumu.
Brīdinājums
Nesūtiet ķēdes vēstules, surogātpastu vai jokus kā pielikumus. Tie ir neprofesionāli un nepiemēroti.
