Ir vairāki gadījumi, kad jums var lūgt rakstīt vēstuli kādas citas personas vārdā. Piemēram, advokāti to dara regulāri. Citas situācijas ietver rakstīšanu cilvēkiem, kuriem nav prasmju to darīt paši vai kas ir otrās valodas apguvēji un nevar rakstīt angļu valodā. Jūsu priekšnieka prombūtne no amata var būt vēl viens iemesls, kāpēc viņš lūdz jums uzrakstīt vēstuli viņa vārdā. Neatkarīgi no tā, kāpēc jūs rakstāt vēstuli kādam citam, formāts ir konsekvents.
Noteikt saturu
Runājiet ar personu, ar kuru jūs rakstīsiet vēstuli. Izveidojiet punktu sarakstu, kas jāietver, lai persona varētu vērsties vēstulē, un jebkura cita informācija, kas jāiekļauj. Apspriediet vēstules tēmu, līdz jūtat, ka jums ir pietiekami daudz fona informācijas, lai to pareizi rakstītu.
Izmantojiet burtu un biznesa vēstules formātu
Ja iespējams, uzrakstiet uz veidlapas, jo tas nodrošina jūsu sarakstes uzticamību. Ja jums nav veidlapas, ierakstiet tās personas adresi, kurā rakstāt vēstuli lapas augšdaļā, atstājiet atstarpi un ierakstiet datumu. Sāciet ar sveicienu, “Dārgais”, kam seko personas vārds, nosaukums un komats. Ja, piemēram, jūs rakstāt uzņēmumam, tas būtu lasāms “Dārgā kundze Briggs” vai “Tiesneša priekšā”, ja tas ir tiesā.
Pieņemt bloka formātu biznesa vēstulēm. Visi teikumi sākas lapas kreisajā pusē; rindkopas ir atdalītas ar līnijas atstarpi. Attālums starp slēgšanu ir trīs līdz četras rindas, lai varētu parakstīties. Ierakstiet biznesa vēstules, nevis rakstiet tās.
Atzīt autorību
Paziņojiet, ka rakstāt citas personas vārdā, ja tas ir nepieciešams, piemēram, vēstulē tiesai. Ja tā ir vēstule, kas iziet zem citas personas vārda, jums nav jāpaziņo, ka viņa pati to neparakstīja. Fizisku ievainojumu vai valodas problēmu gadījumā norādiet iemeslu: “Es rakstu Jeremy Smithers vārdā, kad viņš lauza abas viņa plaukstas slēpošanu.”
Izmantojiet efektīvu, viegli saprotamu valodu
Nokļūt līdz punktam. Vēstulēm - vai nu kādas citas personas vārdā - jābūt īsām un kodolīgām. Norādiet iemeslu, kāpēc jūs rakstāt, un pēc tam sāciet jaunu punktu jūsu atbalstošajām idejām. Atcerieties mainīt punktus un atstāt atstarpi, kad maināt idejas. Rakstiet viegli saprotamā valodā. Neizmantojiet lielu vārdu, ja mazs darīs un saglabās īsus vārdus. Mērķis ir skaidrība, nevis mēģināt pārsteigt savu lasītāju ar savu plašo vārdu krājumu.
Izmantojiet oficiālu balss
Saglabājiet tonis. Izvairieties no ziedošām frāzēm un koncentrējieties uz tēmu, par kuru rakstāt. Nepiedāvājiet savu viedokli par šo jautājumu, ja vien tam nav ļoti labs iemesls.
Aizvērt Strong
Apkopojiet vēstules saturu noslēguma punktā. Norādiet arī darbību, ko persona, kuru rakstāt vēstulē, ir vēlēšanās. Ja varētu būt bojātas ierīces nomaiņa vai sapulces pieprasījums. Izmantojiet aizvēršanu „Ar cieņu” vai „Ar cieņu”, lai saglabātu atbilstību vēstules biznesa tonim. Tādas frāzes kā “Talk soon” vai “Your friend” nav piemērotas. Parakstiet un ierakstiet savu vārdu, kam seko vārdi "personas, kuru jūs rakstāt, vārdā."
Pārskatīšana
Atstājiet savu vēstuli uz vienu dienu un pēc tam rediģējiet. Tāpat kā gramatikas un pareizrakstības kļūdas, skatieties, kā bieži tiek sajaukti tādi vārdi kā „pagājis un pagātne” vai „ietekmēt un ietekmēt”. Pārbaudiet to pret savu sākotnējo sarakstu, lai pārliecinātos, ka neko neaizmirsīsiet. Ievietojiet sevi vēstules saņēmēja vietā. Lasiet to skaļi sev un novērtējiet to par toņu un saturu. Attiecīgi rediģējiet. Pārskatiet vēstuli ar personu, kuras vārdā jūs rakstījāt. Pārliecinieties, ka neesat aizmirsis kaut ko, ko gribēja iekļaut.
