Reāla projekta grafika izveide ir viens no lielākajiem izaicinājumiem, ar kuriem saskaras projekta vadītājs. Ir dažas kopīgas problēmas saistībā ar projektu plānošanu, ko var paredzēt un novērst, dodot visiem iesaistītajiem lielāku uzticību grafikam.
Uzdevumu ilguma novērtēšana
Visbiežāk sastopamā un visbiežāk sastopamā problēma ar projektu plānošanu ir katra projekta uzdevuma ilguma novērtēšana. Lielākā daļa cilvēku nenovērtē, cik ilgi kaut kas viņiem būs jādara, kā rezultātā tiek izstrādāts grafiks, kas atspoguļo tikai labāko scenāriju. Lai to novērstu, varat pievienot laiku katram uzdevumam, ja varat novērtēt, cik daudz jūsu komandas dalībnieks ir novērtējis par zemu. (Daudzi cilvēki nepietiekami novērtē zināmu procentu.) Vai arī varat pievienot neparedzētu laiku savam grafikam. Lai gan reizēm šis grafiks ir saplānots, tas ir reāls veids, kā padarīt jūsu plānu precīzāku.
Noteikti nepalaidiet garām nevienu nepieciešamo projekta uzdevumu. Ir viegli aizmirst tos, ko darījušas grupas, kas atrodas ārpus jūsu projekta komandas, vai tās, kuras uzskata eksperts, kas veic novērtēšanu, ir tik acīmredzamas, ka viņām nav nepieciešams tos pieminēt.
Resursu piešķiršana
Lielākā daļa projektu grafiku ir balstīti uz pieņēmumu, ka pareizā resursu persona būs pieejama tieši, kad tas būs nepieciešams. Bet, ja vien jūsu organizācijai nav laba metode, kā cilvēkiem piešķirt projektus, tas var nenotikt. Jūsu grafikam ir arī reāli jāatspoguļo, cik daudz laika katrs komandas dalībnieks var tērēt jūsu projektam, ņemot vērā citus projektus, operatīvo atbalstu vai administratīvos uzdevumus, kas viņiem jāveic.
Īstenošanas datuma iestatīšana
Daudzos gadījumos vadība vai kāds ārējs faktors ir noteikis projekta īstenošanas datumu pirms grafika izstrādes. Jums var lūgt samazināt laiku, kas plānots dažiem uzdevumiem, lai atbilstu vajadzīgajam beigu datumam. Jums vajadzētu proaktīvi sazināties ar projektu sponsoram par jebkādiem riskiem, kas saistīti ar šo izmaiņu veikšanu.
Nezināmā pārvaldība
Nezināmi notikumi, piemēram, izmaiņas uzņēmējdarbības vidē vai problēmas ar jaunu tehnoloģiju, var izraisīt projektu uzdevumu veikšanu ilgāk nekā plānots. Nosakot iespējamos riskus projekta sākumā, jūs varēsiet labāk pārvaldīt visus notikušos un tādējādi samazināt to ietekmi uz jūsu grafiku.
Pārmaiņu pārvaldība
Projekta darbības jomas izmaiņas, veicamās prasības vai izmantotās tehnoloģijas var traucēt jūsu projekta grafiku. Šādām izmaiņām ir jāīsteno oficiāls projekta izmaiņu vadības process, lai projekta sponsors un klienti varētu piekrist jebkurai grafika izmaiņai, nevis par nepatīkamu pārsteigumu.
Lielo projektu novērtēšana
Lielam projektam ir lielāka savstarpēja atkarība starp uzdevumiem un starp darba grupām vai indivīdiem. Šāda sarežģītības pakāpe apgrūtina grafika prognozēšanu, kurā būs jāiekļauj laiks šādai koordinācijai.
