Galvenais, lai rakstītu spēcīgas procedūras un politikas, ir padarīt dokumentus pietiekami stingrus, lai dokumentētu organizācijas noteikumus, bet pietiekami elastīgi, lai tos varētu viegli sekot, galvenokārt bez novirzēm, jo jums ir jādokumentē katrs mazais izplūdums no sava paredzētā ceļa. Daudzās organizācijās jūs varat dzirdēt procedūras un politikas, kas minētas kā SOP vai standarta darbības procedūras. Šie dokumenti veido organizācijas mugurkaulu, tāpēc to labi uzrakstīšana palīdzēs saglabāt uzņēmējdarbību ceļā un nodrošinās, ka visi darbinieki vienādi veic standarta procedūras. Ja jūs strādājat regulētā nozarē, piemēram, farmācijas vai biotehnoloģiju uzņēmumos, spēcīgi SOP ir absolūti kritiski svarīgi, lai jūsu bizness būtu veiksmīgs, jo Pārtikas un zāļu pārvalde šos dokumentus vispirms meklē jebkurā revīzijā.
Izstrādājiet visu jūsu organizācijas vajadzībām nepieciešamo procedūru un politiku izklāstu. Īsu procedūru un politiku izklāsta izveide palīdzēs jums organizēt rakstīšanu. Politikas un procedūru grupēšana pa nodaļām var palīdzēt jums organizēt savas domas. Organizējiet izklāstu ar svarīgākajiem dokumentiem sākumā, lai jūs varētu noteikt prioritāti SOP izstrādei. Galu galā, jums ir jāsāk kaut kur, un, sākot ar vissvarīgākajiem līdzekļiem, vismaz tie tiks darīti. Pēc SOPS rakstīšanas jums, iespējams, būs jāpārskata šie pirmie dokumenti. Ir svarīgi, lai SOPS nebūtu pretrunā vienam ar otru.
Sadaliet atsevišķās procedūras un politikas, veicot atsevišķus uzdevumus, kas saistīti ar katra dokumenta aizpildīšanu. Savā kontā pievienojiet katram dokumentam apakšpasākumus, lai soļi būtu skaidri, loģiski un kārtīgi. Šādā veidā dokumenti gandrīz paši raksta. Tomēr noteikti pievienojiet tikai visplašākās darbības. Ja rakstāt SOPS pārāk detalizētu, ir pārāk daudz iespēju atkāpties. Nav laba lieta.
Intervējiet darbiniekus, kas veic uzdevumus. Neaizmirstiet par vērtīgo ieguldījumu, ko sniedz darbinieki, kuri pašlaik veic uzdevumus. SOP ir jādokumentē, kā lietas tiek veiktas, un tie ir zinātnieki. Tātad, lūdziet strādniekus, nevis vadītājus veikt kādu dokumentu sagatavošanu. Tos vienmēr var nostiprināt tehniskais rakstnieks.
Aizpildiet savu izklāstu ar detalizētākām procedūrām, lai jūsu darbinieki varētu sekot. Labākā prakse ir saglabāt to vienkāršu, rakstot politiku un procedūras. Tā ir arī plaši atzīta prakse rakstīt uz piekto pakāpi ASV līmenī - tas nozīmē, ka piektajam greiderim jāspēj lasīt un saprast katru vārdu.
Izlemiet, kurš parakstīs procedūras un politikas. Izrakstīšanās laikā jāatrodas augstā līmenī, lai priekšnieki būtu informēti par to, kā tiek darīts. Dažas organizācijas īsteno visas politikas un procedūras ar cilvēkresursu nodaļas vai to juridiskās nodaļas starpniecību, lai nodrošinātu, ka netiek pārkāpti likumi.
Aiciniet pārskatīšanas sanāksmi, lai vienā telpā apkopotu visus parakstītājus, lai apspriestu politiku. Ja tas ir iespējams, visu partiju apvienošana vienā telpā, lai apspriestu kādu konkrētu politiku, virzīs dokumentu uz priekšu daudz ātrākā tempā, nekā to nododot un lūdzot komentārus. Ja jūs patiešām vēlaties paātrināt lietas, izvirziet mērķi, lai sapulces beigās tiktu parakstīts SOP.
Parakstiet, datumu, versiju kontroli un izplatiet pabeigtās procedūras un politikas. Apsveriet iespēju katram darbiniekam izsniegt darbinieku rokasgrāmatu, ko vajadzības gadījumā var atjaunināt ar pārskatītajiem dokumentiem. Faktiski, izveidojiet politiku un procedūru, kā rīkoties ar piezīmjdatoriem, tostarp periodiski pārbaudīt darbinieku rokasgrāmatas, lai nodrošinātu, ka visiem darbiniekiem jābūt aktuāliem.
Pārskatiet esošos apstiprinātos SOP pēc grafika. Katrs SOP ir jāpārskata vai nu reizi gadā, vai vismaz reizi divos gados, lai pārliecinātos, ka prakse un politika nav mainījušies. Pārliecinieties, lai iegūtu jaunus parakstus un datumus, lai, ja to pārbaudītu, ir skaidrs atpakaļizveidoto papīra taka.
Padomi
-
Mazie uzņēmumi bieži vien ignorē standarta procedūras, bet tie ir būtiski, lai nodrošinātu uzņēmuma veselību.
