Ja jūsu organizācijai ir vairāk nekā viens darbinieks, un šie darbinieki ceļo vai pērk uzņēmumam savas personīgās kredītkartes, jums ir nepieciešama kredītkaršu atlīdzināšanas politika.Kredītkaršu atlīdzināšanas politika ļauj jums noteikt, kādi izdevumi tiks atmaksāti, noteikt izdevumu maksimumu un informēt darbiniekus par to, kā darbojas atmaksāšanas process.
Nosakiet, vai ir nepieciešama iepriekšēja apstiprināšana
Darbinieku kredītkaršu izdevumu atmaksāšana var būt budžeta murgs, ja cilvēkresursiem un grāmatvedībai nav ne jausmas, kādas izmaksas ir paredzamas. Pieprasot iepriekšēju apstiprinājumu dažiem vai visiem kredītkaršu izdevumiem, var novērst uzlīmes šoku, saskaņojot kredītkaršu izmaksas. Ceļojumu vai izdevumu autorizācijas veidlapas un pirkuma pasūtījumi var palīdzēt vadītājiem apturēt neatļautus izdevumus, vienlaikus palīdzot cilvēkresursiem un grāmatvedībai iegūt priekšstatu par izmaksām, kas tiks atlīdzinātas.
Noteikt izdevumu limitus
Kredītkaršu atmaksu ierobežošana, nosakot izdevumu ierobežojumus, ir vēl viens veids, kā kredītkaršu atlīdzināšanas politika var palīdzēt novērst budžeta problēmas. Ēdienu, viesnīcu un izklaides izdevumu limitu noteikšana saglabās ceļojuma izdevumu kompensāciju, savukārt atlīdzība par pakalpojumiem vai materiāliem jākontrolē, izmantojot pirkuma pasūtījumus vai iepriekšēju atļauju. Piemēram, standarta pabalsti ēdienreizēm var novērst nepieciešamību darbiniekiem ieslēgt kvītis un ir noderīgi organizācijām, kas apstrādā lielu atlīdzību.
Definējiet, kādi izdevumi tiks atlīdzināti
Jebkurā kredītkaršu atlīdzināšanas politikā skaidri jānosaka, kādi izdevumi tiks atlīdzināti. Kaut arī izmaksas par pārtiku, ceļošanu un uzturēšanos ir standarta izmaksas par kompensāciju, uzņēmuma kultūra var noteikt citas izmaksas, kas ir atmaksājamas, piemēram, izmaksas, kas saistītas ar klientu izklaidi, ieskaitot vai neietverot alkoholiskos dzērienus un veļas mazgāšanas pakalpojumus, kas paredzēti ilgstošiem komandējumiem. Jūsu politikai būtu jānosaka, kādas izmaksas var atlīdzināt, un kad, lai izvairītos no darbinieku kontu ļaunprātīgas izmantošanas.
Nosakiet, kas ir nepieciešams, lai pamatotu kompensāciju
Darbinieku kredītkaršu izmaksu atmaksa var ātri kļūt problemātiska grāmatvedības un cilvēkresursu jomā, ja kompensācijas politika nenosaka, kādi dokumenti ir nepieciešami. Lai gan daži uzņēmumi paļaujas uz atsevišķiem ieņēmumiem, citi izmanto e-pastu saņemtos kredītkartes izrakstus vai anotētas kopijas, vai arī nosaka standarta kvotas lielākai daļai atmaksājamo izdevumu, lai izvairītos no papīra dokumentācijas pārsniegšanas. Kompensāciju apjomam, ko jūsu organizācija nodarbojas ar jūsu politiku, ir jābūt diktētai jūsu politikai.
