Kad jūs nolemjat izsniegt kredītkartes noteiktiem darbiniekiem, jums ir jāievieš noteikumi un noteikumi, kas reglamentē šo karšu izmantošanu. Ir arī laba ideja, ka ir ieviesta virkne procedūru, kas palīdzēs sekot līdzi kredītkaršu izdevumiem un kontrolēt izdevumus. Uzņēmuma kredītkartes drīkst izsniegt tikai tiem darbiniekiem, kuriem tie ir nepieciešami uzņēmējdarbības vajadzībām, piemēram, ceļa vai biroja izdevumiem. Vienam no uzņēmuma kredītkartes noteikumiem jābūt tādam, ka kartes ļaunprātīga izmantošana izraisīs pārtraukšanu.
Personīgā lietošana
Biznesa kredītkartes var būt ērts veids, kā finansēt gadījuma pirkumus un darījumu braucienus, bet tie arī rada ievērojamu iespēju ļaunprātīgai izmantošanai. Laba politika un procedūras var palīdzēt aizsargāt uzņēmumus no darbiniekiem, kuri izmanto kartes, lai segtu savus personīgos izdevumus, un var aizsargāt darbiniekus, ļaujot viņiem zināt, kādus pirkumus viņi var droši veikt, nebaidoties no represijām.
Viens no veidiem, kā darbinieki var izmantot kredītkaršu izmantošanu personīgai lietošanai, ir izsniegt tikai kartes darbiniekiem, kuriem ir laba finansiālā atbildība. Tas var prasīt kredīta pārbaudes veikšanu attiecībā uz darbiniekiem, kas tiek uzskatīti par kartēm. Ir jāizstrādā politika, kas aizliedz izmantot uzņēmuma kredītkartes personīgiem pirkumiem. Lai atvieglotu šo situāciju, kartes darbiniekiem ir jāizsniedz ar uzņēmuma starpniecību, un uzņēmumam jāsaņem ikmēneša rēķins. Darbiniekiem jāpieprasa iesniegt izdevumu veidlapu, lai ieskicētu visus izdevumus, kas tiek iekasēti no viņu kartes. Ja izdevumu lapa nesakrīt ar faktisko rēķinu, tad kartei var būt personiska lietošana. Šī pārbaužu un līdzsvara sistēma palīdz atgādināt darbiniekam, ka viņi ir atbildīgi par to, kā tiek izmantota viņu karte.
Iepriekšēja apstiprināšana
Uzņēmuma kredītkarti drīkst izmantot tikai uzņēmējdarbības nolūkos, bet, kad darbinieks ir uz ceļa izklaides klientiem, līnija starp uzņēmējdarbības mērķiem un personisko lietošanu var būt neskaidra. Uzņēmumam ir jāapstiprina katra uzņēmuma kredītkartes izmantošana. Attiecībā uz tādiem mainīgajiem maksājumiem kā izklaides klienti ir jāpieņem protokols, kas nosaka un definē pieņemamas izklaides formas. Pirms klientu izklaides, darbiniekam ir jāpiešķir iepriekš noteikts ierobežojums par to, cik daudz uzņēmuma maksās par uzņēmuma kredītkartes maksājumiem. Maksa par iepriekš noteiktu summu būs darba ņēmēja atbildība, un kredītkartes izmantošana jebkurā neapstiprinātā izklaides formā būtu jāizbeidz.
Atbildība
Tā kā uzņēmuma kredītkartes tiks izmantotas tikai iepriekš apstiprinātiem uzņēmuma mērķiem, var būt laba ideja neļaut darbiniekiem veikt uzņēmuma kredītkartes ar tiem, izņemot īpašus nolūkus. Kredītkaršu izsniegšana tikai pēc nepieciešamības var palīdzēt nodrošināt, ka uzņēmuma kredītkartēs netiek veiktas neatļautas izmaksas.
