Daudzi uzņēmumi, gan lieli, gan mazi, izmanto uzņēmuma izsniegtās kredītkartes kā veidu, kā darbiniekiem pabeigt nelielus pirkumus vai samaksāt par citiem ar uzņēmējdarbību saistītiem izdevumiem. Lai samazinātu ļaunprātīgas izmantošanas iespēju, darbiniekiem un viņu uzraudzītājiem būtu jādara zināms precīzi definēta politika par kartes lietošanu. Šīm politikām jārisina tādi jautājumi kā piemērota izmantošana, drošība, ierobežojumi un pārskatīšanas procedūras.
Kartes lietotāja pienākumi
Darbinieki, kas izvēlēti, lai saņemtu biznesa kredītkartes, būtu jāuzņemas atbildība par kartes drošību, kā arī par uzņēmuma informācijas konfidencialitāti. Šajā atbildībā jāiekļauj kartes saglabāšana drošā vietā, kartes personas identifikācijas numura aizsardzība un pārskatu par krāpniecisku darbību pārskatīšana. Uzņēmuma kredītkartes nekad nedrīkst izmantot neviens cits, nevis kartes turētājs. Zaudētās vai nozagtās kartes jāziņo kartes izsniedzējam un uzņēmumam pēc iespējas ātrāk.
Izdevumu limiti
Uzņēmuma kredītkartēs jāiekļauj izdevumu ierobežojumi atbilstoši darbinieka paredzamajām vajadzībām. Šie ierobežojumi būtu jāpaziņo darbiniekam izsniegšanas brīdī un stingri jāievēro. Darbiniekiem jānodrošina, lai lietošana nepārsniegtu šo robežu vai uzliktu pārmērīgas soda naudas vai maksas. Uzņēmuma kredītkartes nekad nedrīkst izmantot skaidras naudas avansam.
Lietošanas atskaite
Darbinieki ir atbildīgi par regulāriem lietošanas ziņojumiem izraudzītajam uzraudzītājam.Šajos ziņojumos jāiekļauj sīks paskaidrojums par atsevišķiem maksājumiem, oriģinālajiem ieņēmumiem un atbilstošiem uzņēmumu grāmatvedības kodiem. Šī informācija jāpievieno piemērojamam ikmēneša pārskatam un jāiesniedz pietiekami daudz laika, lai izvairītos no maksas par maksājumu kavējumiem.
Personīgā lietošana
Ja vien tas nav iekļauts darbinieku kompensācijas paketes sastāvā, uzņēmuma kredītkartes personiska izmantošana nav atļauta. Personīgā lietošana ir jādefinē kā jebkura maksa, kas nav tieši saistīta ar uzņēmuma darbību vai saistītiem izdevumiem. Personiskai lietošanai ārkārtas situācijā vajadzētu pieprasīt papildu skaidrojumu un tūlītēju atmaksu uzņēmumam.
Lietošanas pārskats
Darbinieku kredītkaršu izmantošanas pārskatīšana jāveic regulāri. Šo pārskatīšanu veic gan darbinieka tiešais vadītājs, gan biznesa grāmatvedības nodaļas loceklis. Darbinieka vadītājam jābūt atbildīgam par lietojuma noteikšanu, kas ir piemērota un piemērota darbinieka darba pienākumiem. Grāmatvedības nodaļai jānodrošina, ka maksājumi un kredīti tiek apstrādāti pareizi, un lietošanas ierobežojumi nav pārsniegti.
