"Es vēlos, lai šis ziņojums mana galda pirmajā vietā būtu pirmdiena no rīta!" nesaprātīgais boss kliedz viņa satricināto filmu, TV šovu, grāmatu un, iespējams, vairāk nekā reālu biznesa vidi. Tā vietā, lai iebiedētu ideju apkopot ziņojumu, apsveiciet to kā iespēju parādīt savu darbu. Uzņēmējdarbības pārskati ir būtiski dokumenti, jo tie bieži un sarežģīti izskaidro bieži sarežģītus punktus, problēmas vai pētījumus. Ziņojumi norāda uz uzmanību, jo viņi ir oficiāli. Un, tā kā jūs rakstāt ziņojumu, jums jāizlemj, ko tā ievietot.
Kas ir biznesa pārskats?
Materiāls dokuments. Businessdictionary.com definē a ziņojumu kā “dokuments, kas satur informāciju, kas organizēta naratīvā, grafiskā vai tabulas veidā, sagatavota ad hoc, periodiski, regulāri, regulāri vai pēc vajadzības”.
Tas, ka uzņēmējdarbības ziņojums ir dokuments, tikai uzsver tā nozīmi. Kamēr jūs varētu piedalīties sanāksmju darba kārtībā, lai sniegtu pārskatu par ceturkšņa laikā, prezentācijas laikā un pēc tā iegūtajiem aktīviem, jums būs pieejams uzņēmējdarbības pārskats, un jūs varat arī izplatīt kopiju apmeklētājiem. Atcerieties dreaded grāmatas ziņojumus, kas jums bija jādara skolā? Grāmatas lasīšana bija pirmais solis, tad jums bija jāsagatavo kopsavilkums par to, ko lasāt. Dažreiz jums pat bija jāiesniedz jūsu ziņojums visai klasei. Bet, lai palīdzētu jums, jums ir bijis taustāms ziņojums, uz kuru vērsties. Tas ir svarīgs ziņojums.
Momentuzņēmums. Uzņēmējdarbības pārskats ir faktu un statistikas apkopojums par konkrētu uzņēmējdarbības aspektu. Parasti tas ir momentuzņēmums, ziņojot par noteiktu periodu. Piemēram, gada pārskats attiecas uz svarīgiem finanšu datiem un notikumiem, kas sniedz finanšu pārskatu šim gadam, bet ceturkšņa pārskats aptver konkrētu gada ceturksni.
Lielākā daļa ziņojumu, neatkarīgi no veida vai mērķa, attiecas uz noteiktu periodu. Finanšu pārskati aptver konkrētu periodu. Uzņēmuma finanses atšķiras no gada uz gadu un no mēneša. Pat pārskats par pieejamajiem produktiem ir pareizs tikai noteiktam laika posmam, jo tiek ieviesti jauni produkti, un vecāki produkti tiek pārtraukti.
Oficiāls vai neoficiāls. Atkarībā no tā mērķa un kurš to redzēs, ziņojums varētu būt formāls vai neformāls. Oficiālie ziņojumi ir tie, kurus redzēs un pārskatīs priekšnieki, augstākā vadība, klienti, potenciālie klienti vai ieguldītāji vai pat sabiedrība. Tāpat kā visiem ziņojumiem, tiem jābūt labi uzrakstītiem un noformētiem bez kļūdām vai kļūdām, viegli saprotamiem un precīziem.
Neformālie ziņojumi nav mazāk svarīgi. Darbiniekiem, kuriem ir jāaizpilda izdevumu pārskati, tie ir ļoti svarīgi. Parasti neoficiālie ziņojumi satur aprakstus, datumus un dolāra summas, kas ierakstītas uzņēmuma formā. Ja darbinieki nesagatavo ziņojumu rūpīgi un savlaicīgi, viņi nevar saņemt atlīdzību par aviobiļetēm, taksometriem un klientu ēdieniem, ko viņi samaksājuši par savu neseno komandējumu.
Ziņojumi ar citiem nosaukumiem. Daudzi, ja ne lielākā daļa, uzņēmējdarbības pārskati pat netiek saukti par ziņojumiem. Tie varētu būt paziņojumi, piemēram, peļņas vai zaudējumu aprēķins vai citi finanšu pārskati, piemēram, bilances. Vai arī tie var būt budžeta pārskati vai pārdošanas prognozes.
Iemesli biznesa pārskatu izmantošanai
Lai sagatavotu lielisku ziņojumu, tas palīdz saprast, kas tiks izmantots ziņojumā.
Apkopojiet. Ziņojumi palīdz izskaidrot sarežģītu ideju, procesu vai uzņēmuma finansiālo stāvokli skaidrā, saprotamā veidā. Īsā ziņojumā var apkopot uzkrātos datus vai pētījuma gadus. Protams, tajā var nebūt visas detaļas, kas tika atklātas pētījumā, bet ziņojums sniegs ziņojuma lasītājiem īsu pētījumu vai datu kopsavilkumu.
Vienkāršojiet. Cilvēkiem, kuri pārskatīs jūsu ziņojumu, var nebūt laika, vēlmes vai prasmes, lai novērtētu visus datus un pētījumus, kas ir aiz tā. Jebkurā gadījumā viņiem ir savas darba vietas. Jūsu ziņojums sniedz viņiem to, kas viņiem jāzina.
Precizēt. Ja 10 cilvēki būtu izlasījuši un pārskatījuši visus savāktos datus un pētījuma rezultātus, viņi nonāktu pie dažādiem secinājumiem. Jūsu pārskats nodrošina, ka tie visi darbojas no viena un tā paša punkta, jo sniedzat tiem visus tos pašus datus.
Pārliecināt. Sakiet, ka jūsu uzņēmums vēlas pārliecināt investorus piesaistīt kapitālu jaunas idejas finansēšanai. Jūsu ziņojums tiks iekļauts biznesa plānā, kas tiks koplietots ar investoriem. Citi asociētie uzņēmumi apkopos uzņēmuma peļņas un zaudējumu aprēķinu un citus finanšu stāvokļa pārskatus, bet jūsu ziņojums būs pārdošanas prognoze, kurā būs norādīts, kur uzņēmums uzskata, ka neizmantotie tirgi ir, un pārdošanas apjomi, kurus tie varētu sniegt. Finanšu pārskati ir svarīgi, bet jūsu ziņojums ir tāds, kas varētu pārliecināt ieguldītājus nožogot uz klāja vai nē.
Pierādīt punktu. Uzņēmējdarbības pārskati bieži tiek izmantoti, kad ir jāpieņem smagi lēmumi, piemēram, lai samazinātu, kas varētu ietvert atlaišanu. Neviens negrib iet šajā virzienā, bet, kad ziņojums ir priekšā, parādot stabilu peļņas samazināšanos salīdzinājumā ar tādām izmaksām kā algas, ir skaidrs, kas ir jādara. Vai, pozitīvi vērtējot, ziņojumi var parādīt, vai uzņēmums spēj paplašināt aizraujošus jaunus virzienus.
Atrisināt problēmu. Jūs esat piedalījies sanāksmēs, kur diskusijas par problēmu iet apkārt un apkārt, nesasniedzot dzīvotspējīgu risinājumu. Bet, ja jūs kopīgojat savus pārskatus lielā projekcijas ekrānā, visi skatās uz to pašu jautājumu vienlaicīgi. Aplūkojot konkrētu dokumentu ar tabulām un diagrammām, kas parāda situāciju, kurā situācija patiešām ir, ļauj ikvienam analizēt to pašu materiālu kopā un rast risinājumu kopā.
Biznesa pārskatu veidi
Ir neierobežots skaits biznesa ziņojumu, kurus var rakstīt, jo īpaši tāpēc, ka jūs varat arī uzrakstīt savu pielāgoto ziņojumu un nosaukt to kā vēlaties. Tomēr parasti biznesa ziņojumi ir iedalīti četrās kategorijās: skaidrojoši, analītiski, progresīvi un likumīgi. Protams, viņi var un pārklājas. Piemēram, varētu būt arī progresa ziņojums. Taču tās galvenais mērķis ir sniegt informāciju par situāciju.
Paskaidrojoši ziņojumi. Daži biznesa ziņojumi ir rakstīti, lai izskaidrotu situāciju vai tēmu, lai ikviens to varētu saprast. Jūs, piemēram, varat paskaidrot skaidrojošu ziņojumu, lai izskaidrotu veiktos pētījumus. Ja jūs iesniedzat tikai tabulu, kurā parādīti jūsu pētījuma rezultāti, jūs, protams, būs apgrūtināti jautājumi par pētījuma iemesliem, metodiku, izlases lielumiem un vairāk. Tātad, nevis tikai rezultātu tabulā, jums jāsāk īsi norādīt iemeslu, kāpēc jūs veicāt pētījumus un kā jūs to gājāt, piemēram, izmantojot telefona vai pasta apsekojumus, izsekojot datus laika periodā vai neatkarīgi no jūsu metodoloģijas. Tālāk jūs paskaidrojat sava pētījuma rezultātus, izmantojot tabulu, diagrammu vai citu metodi, kas padara rezultātus skaidrus. Tad apkopojiet secinājumus dažos teikumos.
Analītiskie ziņojumi . Šāda veida ziņojums sniedz analīzi, iespējams, salīdzinot divas situācijas vai iespējas. Tā vietā, lai tikai izskaidrotu, analītiskais ziņojums vismaz daļēji analizē lasītāju rezultātus. Jūs varat izmantot analītiskajā pārskatā redzamos attēlus, lai parādītu savus punktus, piemēram, diagrammas vai datu tabulas.
Progresa ziņojumi. Tāpat kā skolu ziņojumu kartēs, progresa ziņojumi parāda, kā lietas notiek tagad. Tie nav balstīti uz pētījumu vai analīzes kalniem; tie ir atjauninājumi cilvēkiem, kuriem tas nepieciešams. Gada pārskati, finanšu pārskati, piemēram, peļņas vai zaudējumu aprēķins, un citi ziņojumi, kas ir momentuzņēmumi, ir progresa ziņojumi.
Juridiskie ziņojumi. Jebkurš ziņojums, ko uzņēmums saskaņā ar likumu pieprasa apkopot un publicēt, iesniegt vai nosūtīt citam uzņēmumam, ir juridiska ziņojuma veids. Dažkārt tiek pabeigti arī juridiskie ziņojumi, lai aizsargātu uzņēmumu no iespējamām tiesvedībām vai citām juridiskām problēmām. Ja ziņojums ir sastādīts nodokļu vajadzībām vai to pieprasa Vērtspapīru un biržu komisija, tiesa vai cita oficiāla iestāde, tā pieder juridiskajai kategorijai.
Piemērs kopīgo ziņojumu rakstīšanai
Saskaņā ar Purdue universitātes tiešsaistes rakstīšanas laboratoriju (OWL) vairumam biznesa pārskatu nav universāla formāta. Pārbaudiet, vai jūsu uzņēmumam ir vēlamais formāts jūsu ziņojumam. Ja nē, jūs varat to brīvi veidot tā, kā jūs to redzat. Tomēr OWL ir ieteikumi, kas var palīdzēt jums pārliecināties, ka esat aptveris visus bāzes veidus un rakstāt vislabāko ziņojumu, ko varat.
- Saglabājiet to īsi.
- Iepazīstiet savu auditoriju un rakstiet viņiem.
- Izmantojiet virsrakstus un izcelt svarīgus punktus.
- Vispirms ievietojiet savus svarīgākos secinājumus, argumentus vai punktus.
- Izlemiet, vai iekļaut savus secinājumus vai atstāt to lasītājiem.
Jūsu ziņojuma saturs atšķirsies atkarībā no tā mērķa un auditorijas. Lai iegūtu iekšējo pārskatu, auditorija jau zina par uzņēmumu, tāpēc jums nav nepieciešams tos aizpildīt šajās detaļās. Tomēr publiskajam ziņojumam vai vienam ar vairākām auditorijām būtu noderīga informācija par uzņēmumu.
Nosaukums / titullapa. Katram ziņojumam ir nepieciešams skaidrs nosaukums, kas izskaidro, ko tas atklās. Tā nav vieta, kur būt gudrs; pārredzamība ir būtiska. Īsā vai neoficiālā ziņojuma gadījumā tiks izdarīts vienkāršs virsraksts lapas augšpusē, kam sekos datumi, ja tādi ir. Piemēram:
Ienākumu un izdevumu kopsavilkums, 2018. gada 1. ceturksnis
Formaliem ziņojumiem ir nepieciešama titullapa, kas ietver nosaukumu, datumu un autoru, piemēram:
Ienākumu un izdevumu kopsavilkums
2018. gada pirmais ceturksnis
Sagatavoja
(Tavs vārds)
Ja ziņojums tiek sagatavots konkrētai personai vai grupai, pievienojiet, ka pēc sava vārda, piemēram:
Par
XYZ Company, Inc.
Ievads. Sāciet ar īsu vēsturi vai atbilstošu pamatinformāciju par uzņēmumu, ja jūs domājat, ka tas ir nepieciešams. Tad īsi paskaidrojiet, kāpēc šis ziņojums tika sagatavots. Ja ziņojumā ir sniegti pētījuma rezultāti, īsumā izskaidrojiet pētījumu metodoloģiju. Lai iegūtu īsu ziņojumu, tam vajadzētu būt dažiem teikumiem. Oficiālā ziņojumā var būt iekļauta visa lapa. Daži oficiāli ziņojumi sākas ar kopsavilkumu, kurā sniegts pārskata pārskats vai kopsavilkums, lai, ja tas viss būtu lasāms, viņi joprojām sapratīs ziņojumu.
Satura rādītājs. Garā ziņojumā norādiet sadaļas un attēlus ar lapu numuriem.
Ziņojuma struktūra. Šeit ir norādīti dati, kas ir jūsu ziņojuma būtiskākā vai būtiskākā informācija. Iekļaujiet attēlus, piemēram, diagrammas, diagrammas, tabulas vai grafikus, nevis tikai tekstu. Vizuāli parāda cilvēkiem, ko vēlaties, lai viņi zinātu, un tie ir interaktīvi, kas saglabā jūsu lasītāju uzmanību. Tabulas, grafiki un citi vizuāli pamatojošie dokumenti ir „pierādījums” par to, ko ziņojat. Vispirms vispirms sāciet ar svarīgākajiem datiem.
Rezultāti. Šī sadaļa nav obligāta un ir atkarīga no jūsu lasītājiem.Vai vēlaties viņiem pastāstīt, kā interpretēt rezultātus, vai ļaujiet ziņojumam runāt par sevi? ****
Secinājumi. Oficiālajos ziņojumos ir nepieciešams beigas, kas apkopo rezultātus, vai tie bija sagaidāmi, vai kā pārsteigums, un kā tie ietekmēs nākotnes lēmumus.
Izņēmumi. Gada un ceturkšņa pārskati ir piemēri, kas var būt radoši. Jo īpaši, ja uzņēmums nonāk pie plašākas sabiedrības, piemēram, slimnīcas gada vai ceturkšņa ziņojuma, atjauninājumus vislabāk var pateikt, pateicoties pārliecinošiem stāstiem par dzīvības saglabāšanu vai darbiniekiem, kas veic mūsdienīgas metodes. Uzņēmumi arī varētu saistīt savu progresu, intervējot darbiniekus, kas veic progresīvus pētījumus vai izgudrojot jaunus, aizraujošus produktus.
Galu galā, kā jūs rakstāt savu ziņojumu, jums ir atkarīgs. Vienkārši glabājiet to īsu, turiet savu auditoriju savā prātā un ietveriet informāciju, kas skaidri nodod jūsu vēstījumu. Vienkārši. Jums tas būs jūsu priekšnieka galdā.
