Pārskatu rakstīšana par būtiskām prasmēm visos uzņēmējdarbības līmeņos. Skaidru, kodolīgu ziņojumu rakstīšana ir galvenā prasme efektīvai biznesa komunikācijai. Efektīvs, labi rakstīts ziņojums var veicināt pārdošanu, radīt vienotākas un labāk funkcionējošas komandas, racionalizēt procesus un uzlabot finanšu operācijas. Ziņojumi var brīdināt vadību par uzņēmējdarbības izaugsmes iespējām, apzināt jomas, kurās var realizēt lielāku efektivitāti, un izveidot saskaņotas uzņēmējdarbības procedūras. Tā kā tas ir tik svarīgi, lai darbotos lielākā daļa uzņēmumu, ziņojuma rakstīšana tiek uzskatīta par vienu no svarīgākajiem uzņēmējdarbības komunikācijas veidiem.
Apsvērumi
Ziņojuma rakstīšanai, jo tā ir tik svarīga uzņēmējdarbības komunikācijas daļa, jābūt labi plānotai. Nozīmīgi apsvērumi ir zināt auditorija, par kuru tiek sagatavots ziņojums, ziņojuma rakstīšanas iemesli, galīgais nolūks, kuram ziņojums ir paredzēts, un konkrēti darbinieki, kuriem nepieciešams sniegt informāciju, kas ir būtiska ziņojuma pabeigšanai. Ir ļoti svarīgi noteikt, cik daudz uzņēmējdarbības resursu būs jāiesniedz ziņojuma sagatavošanai, un salīdzināt šo resursu vērtību ar tīro peļņu, kas sagaidāma no ziņojuma izveides. Ja ziņojuma rakstīšanai ir vajadzīgi daudzi vērtīgi resursi, bet ziņojums radīs tikai nelielu labumu, tad tas nav efektīvs projekts. Nepieciešams mazāk laikietilpīgs uzņēmējdarbības komunikācijas veids, piemēram, memorands.
Plānošana
Kad visi apsvērumi ir pārbaudīti un dokumentēti, ziņojuma autors - vai projekta vadītājs, ja vairāki rakstnieki veido ziņojumu - izstrādā plānu. Plānošana ir būtiska efektīvai biznesa komunikācijai, nekur vairāk nekā ziņojuma rakstīšanā. Visaptverošajā ziņojuma rakstīšanas plānā ir iekļauts pārskata sagatavošanas grafiks, nepieciešamie materiāli, visu dalībnieku saraksts un visi nepieciešamie nodrošinājumi un materiāli, piemēram, mākslas darbi.
Ražošana
Ražošana ir galvenais solis visos biznesa komunikācijas projektos. Atskaites rakstīšanā ražošana var aizņemt tik maz kā dienu vai vairākus mēnešus, atkarībā no projekta darbības jomas. Ir svarīgi periodiski iepazīties ar plānu, izstrādājot garus ziņojuma sagatavošanas projektus, lai nodrošinātu, ka projekts tiek īstenots savlaicīgi.
Pārskatīšana
Ziņojumu parasti pārskata vismaz rakstnieks, pirms tas tiek piegādāts gala saņēmējiem. Visai biznesa komunikācijai ir nepieciešama laba gramatika un stils, tāpēc pārskatā jāiekļauj vismaz minimālā rakstība un pieturzīmes. Ja laiks ļauj, jāveic plašāks satura pārskats. Ja iespējams, korektoram jābūt kādam, kas no jauna redz materiālu; "svaigas acis" ir piemērotas, lai konstatētu kļūdas vai gramatiskas problēmas, jo kāds, kas ir bijis cieši iesaistīts ziņojuma izveidē, nevar nozvejot.
Piegāde
Ziņojuma sniegšana var notikt vairākos veidos: Ziņojums var tikt prezentēts kā slaidrāde un diskusija, drukāts un pa e-pastu nosūtīts saņēmējiem vai sadalīts vairākās sadaļās un vairāku nedēļu laikā piegādāts dažādiem saņēmējiem. Var tikt uzrādīta īsāka garā ziņojuma versija, bet pilna versija ir pieejama drukātā veidā. Piegādes metodes nosaka ziņojuma garums, rakstnieka pieejamība, lai iepazīstinātu ar konstatējumiem, un saņēmēju ģeogrāfiskās atrašanās vietas.
