Visu formu un izmēru uzņēmumiem ir tikšanās, vai tā ir globāla korporācija, kas Eiropā uzsāk miljardu dolāru pārdošanas apjomu, vai neliels ģimenes uzņēmums, kas nolemj atjaunināt savu krājumu. Minūtes pieņemšana parasti ir būtiska uzņēmuma sanāksmju sastāvdaļa, kas dod uzņēmumiem precīzu informāciju par tādiem svarīgiem notikumiem kā akcionāru balsis, strīdi par strīdiem un turpmāko stratēģiju apspriešana.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Notepad un pildspalva
-
Diktofons vai ierakstīšanas ierīce
Izpētīt iepriekšējās sanāksmes darba kārtību. Iespējams, ir bijuši jautājumi, kas ir jāpārbauda pašreizējā sanāksmē. Šo tēmu apzināšana pirms sanāksmes ļaus jums ātrāk ņemt informāciju un padarīt ātrākas piezīmes.
Ja jūs domājat, ka jums var rasties grūtības, lai sekotu līdzi diskusijām, ierakstiet tikšanos ar ierakstīšanas ierīci. Sapulces sasaiste nozīmē, ka vēlāk varat pārrakstīt attiecīgos punktus ar mazāk laika ierobežojumu.
Sēdieties pie personas, kas vada sanāksmi. Tas ļaus jums lūgt paskaidrojumus par visiem izvirzītajiem jautājumiem, kas jums šķiet neskaidri vai nebūtiski.
Ierakstiet laiku un datumu pie jūsu piezīmjdatora galvas. Atzīmējiet sanāksmes vadītāju, minūšu ņēmēju (sevi) un norises vietu.
Uzskaitiet visus apmeklētājus, kas nav priekšsēdētājs un pats. Iet caur papīra lapu un pieprasiet katram dalībniekam aizpildīt savu vārdu. Pēc tam šī informācija var tikt pārrakstīta uz jūsu pilnām minūtēm.
Sekojiet sanāksmes darba kārtībai. Sanāksmēm parasti ir numurēti punkti. Sarunas bieži vien var aiziet uz pieskārieniem, kas nozīmē, ka vienumi tiek izlaisti vai tiek apspriesti ārpus secības. Ievērojiet darba kārtībā esošos numurus un atzīmējiet tos, kā tie tiek apspriesti, pat ja tie nav secīgi.
Dokumentējiet visus priekšlikumus par lēmumiem par noteikumiem vai uzņēmuma turpmāko virzību. Uzskaitiet personas, kas ierosina priekšlikumus, un, ja notiek balsošana, ierakstiet, kas un cik daudz balsoja par šo priekšlikumu. Dokumentējiet arī to, kā kustība tika veikta arī ar mutisku apstiprinājumu, roku demonstrēšanu vai slepenu balsošanu.
Uzrakstiet protokolus pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes. Informācija, visticamāk, būs svaiga jūsu prātā, lai jūs varētu atcerēties vairāk informācijas nekā tad, ja jūs to atstāt vēlāk.
Ierakstiet savu vārdu dokumenta beigās, lai kolēģi varētu ar jums sazināties ar jautājumiem par saturu.
