Ziņošana par dotāciju, ko saņēmusi jūsu organizācija, ir svarīgs aspekts attiecībās starp stipendiju saņēmēju iestādi un dotācijas saņēmēju. Dotācijas ziņojumi sniedz informāciju par sākotnējā dotācijas priekšlikumā veiktajām darbībām, jauniem konstatējumiem, kļūmēm, panākumiem un finansēm. Godīgs, skaidrs un gaidāms dotācijas ziņojums palīdz dotācijas institūcijai novērtēt tās ietekmi un mācīties no jūsu organizācijas pieredzes. Ir svarīgi ziņot par sākotnējā dotācijas priekšlikumā ierosinātajiem konkrētajiem rezultātiem un darbībām. Dotāciju ziņojumos parasti ir ietverta pavadvēstule, seguma lapa, stāstījums un finanšu sadaļa.
Apkopojiet informāciju un deleģēt uzdevumus
Sākot rakstīt dotācijas ziņojumu, jūs vēlaties būt skaidrs par dotācijas priekšlikumā ierosināto specifiku un būt ļoti pazīstamam ar šo dotāciju finansēto projektu. Skatiet dotācijas priekšlikumu un piešķīruma vēstuli.
Nu jau pirms ziņojuma termiņa beigām, piesaistiet palīdzību no atbilstošo departamentu vadītājiem, kas jums nepieciešams, lai pabeigtu dotāciju. Piemēram, konsultējieties ar finanšu un grāmatvedības uzskaiti par finanšu pārskatiem, programmas darbiniekiem par lauku ziņojumiem, izpilddirektoru par parakstu un komunikācijām par attēliem.
Savāciet dažādus materiālus un saglabājiet tos pirkstu galiņos, kad tos visus kopā ievietojat ziņojumā.
Uzrakstiet Cover Sheet un Narrative Section
Pirmā sadaļa ir seguma lapa un aicina saņemt pamata kontaktinformāciju un datus, kas saista jūsu dotācijas ziņojumu ar sākotnējo dotācijas priekšlikumu. Šajā sadaļā ir iekļauts jūsu organizācijas juridiskais nosaukums, dotajā projektā aprakstītā projekta datumu diapazons, jūsu organizācijas izpilddirektora vai prezidenta nosaukums, kontaktpersonas vārds, kas visvairāk pazīstams ar finansēto projektu, un dotācijas ziņojums. Iekļaujiet arī pilnīgu pasta adresi, tālruņa un faksa numurus, e-pasta adresi, projekta nosaukumu, dotācijas summu, granta ID numuru un dotācijas mērķi. Pārliecinieties, ka visa šī informācija atbilst sākotnējā dotācijas pieteikuma un piešķiršanas vēstules saturam. Ziņojuma kājenē ievietojiet sava ziņojuma identifikācijas numuru un lapas numuru.
Stāstījuma sadaļā paskaidrojiet, kā projekta finansējums izmainīja jūsu kopienu vai to cilvēku dzīvi, kurus esat palīdzējis. Jūs varat sniegt kvantitatīvus datus un statistiku, piemēram, gradācijas likmes, ienākumu līmeņus vai pakāpes. Jūs varat arī sniegt kvalitatīvus datus, piemēram, apsekojumus, intervijas vai stāstus par privātpersonām vai ģimenēm, kas guva labumu no jūsu pakalpojumiem.
Pastāstiet dotācijas devējam, ja dotācijas rezultātā atklājāt kaut ko jaunu. Sīki izskaidrojiet, vai ir notikusi negaidīta, laba vai slikta.
Pastāstiet dotācijas devējam, ja strādājāt sadarbībā ar citām organizācijām un kā tas ietekmēja projektu. Tas ir svarīgi, jo grantu devēji novērtē sadarbību starp organizācijām.
Dalieties ar pieredzi, kas gūta no projekta. Sīki aprakstiet visas problēmas, kas radās projekta laikā un kā jūs pārvarējāt tās. Ja jūs to darīsiet, jūs saņemsiet lielu cieņu no dotācijas devēja. Viņi novērtē, kad bezpeļņas organizācijas to stāsta, tāpat kā situācija, kas nav cukura pārklājums.
Ļaujiet dotācijas devējam zināt, kādi ir nākotnes plāni projektam. Ja projekts turpināsies, iekļaujiet finansējuma avotus. Paskaidrojiet, kā jūs varētu mainīt projektu, ņemot vērā iegūtās jaunās mācības.
Paldies piešķīrējam par tā dāsnumu ieguldot jūsu projektā. Izsakiet savu pateicību. Pievienojiet papildu komentārus.
Iekļaut finanses
Piešķīrējs var pieprasīt konkrētus finanšu pārskatus, piemēram, ienākumus, naudas plūsmu un bilanci. Iesniedziet pieprasītos paziņojumus par projekta gadu. Izskaidrojiet jebkādas ārkārtas izmaiņas jūsu finansiālajā veselībā no brīža, kad saņēmāt dotācijas piešķiršanas laiku līdz brīdim, kad saņemat ziņojumu. Tas ir labāk, ja jūs to norādāt un jums ir labs izskaidrojums, nekā dot granta saņēmējam. Esiet iepriekš.
Sniedziet detalizētu pārskatu par līdzekļiem, kas piešķirti konkrētiem projektiem. Šajā sadaļā sniegtajām detaļām tieši jāatbilst jūsu budžetam dotācijas priekšlikumā.
Ja jums radās neparedzētas izmaksas, iekļaujiet tās ziņojumā un identificējiet tās kā tādas. Izskaidrojiet arī šīs izmaksas dotācijas pārskata stāstījuma sadaļā.
Ziņojuma pakotne
Iekļaujiet īsu pavadvēstuli, kurā sīki izklāstīts ziņojuma saturs, kurā jāiekļauj jūsu piešķiršanas ID numurs. Vēstulei jābūt no jūsu organizācijas izpilddirektora vai prezidenta līdzvērtīgai dotācijas institūcijai. Vēstulē vēlreiz jāpateicas donoram par dotāciju. Jūs nekad nevarat patiešām pateikties.
Rediģējiet dotācijas stāstījumu ar viena cita kolēģa palīdzību. Saņemiet galīgo parakstu no finanšu finanšu līdzekļiem. Pārskatīšanas laikā pārliecinieties, vai pārskata fonts un tonis ir konsekventi.
Pievienojiet apsekojumus, grafikus, kartes, statistiku vai informāciju, kas iegūta, lai novērtētu jūsu projektu. Jūs apkopojāt vissvarīgākos aspektus stāstījuma sadaļā, bet tie būtu jādara pieejami atsaucei. Iesniedziet visus datus pēc iespējas īsāk.
Izmantojiet reklāmas pielikumus taupīgi. Grantmakers ir ļoti aizņemts un vienkārši nav laika, lai brīnītos, lai gan katrs no jūsu notikumiem, bildes un preses relīzes. Izvēlieties labākos divus vai trīs attēlus, publicētu vai izliktu mediju gabalu un, iespējams, jūsu organizācijas biļetenu. Ja izvēlaties pievienot papildu materiālu, pārliecinieties, ka tas palīdz jūsu lietā un ir tieši saistīts ar projektu.
Iegūstiet parakstu no jūsu organizācijas pilnvarota pārstāvja - iespējams, tā pati persona, kas parakstīja dotācijas pieteikumu.
Iesniegt laikā
Nosūtiet stipendijas ziņojumu vidē un režīmā, kas norādīts piešķīruma vēstulē. Dotāciju iestāde var lūgt e-pastu, tai ir tiešsaistes portāls vai dod priekšroku trim USPS pasta sūtījumiem. Vienmēr ir drošāk divreiz pārbaudīt.
Apstiprini čeku. Ja jūs nesaņemat automātisku apstiprinājumu, varat sazināties ar atbilstošo personāla pārstāvi, kas atrodas dotācijas iestādē, lai apstiprinātu jūsu dotācijas ziņojuma saņemšanu.
Saglabājiet savu ierakstu kopiju. Tikai gadījumā, ja kaut kas notiek ar jūsu dotācijas ziņojuma piegādi, jums ir jābūt gatavam sniegt vēl vienu kopiju dotācijas iesniedzējam.
