Visiem uzņēmumiem ir procesi, neatkarīgi no tā, vai tie ir ražoti, apstrādā kredītkaršu maksājumu, darbinieka borta vai pārbauda kvalitātes nodrošināšanu. Dažreiz šie procesi darbojas nevainojami, un citos laikos tie nenotiek. Biznesa procesu vadība ir sistēma, kas izpaužas jūsu procesos un pukst tos olimpisko peldētāju formā. Laba BPM īstenošana uzlabos jūsu procesu atpazīstamību, padarot vieglāk novērst vājās vietas un novēršot darba dublēšanos.
Padomi
-
Biznesa procesu vadība ir metode, kā racionalizēt uzņēmuma darbības veidu, lai uzlabotu sniegumu.
Kas ir biznesa procesa piemērs?
Biznesa process ir virkne pasākumu, ko jūsu organizācijas cilvēki veic, lai sasniegtu konkrētu mērķi. Šie pasākumi tiek atkārtoti daudzas reizes, bieži daudzi cilvēki, un parasti tie ir standartizēti. Par biznesa procesu uzskatīs kaut ko - sākot no atvaļinājuma pieprasījuma līdz atļaujas saņemšanai līdz medicīniskā personāla novērtējumam neatliekamās palīdzības dienestā.
Piemēram, ņemiet vērā, piemēram, kredīta pieteikuma piemēru bankai. Lai sāktu šo procesu, klients aizpildīs elektronisku pieteikuma veidlapu bankas mājas lapā. Tagad bankas riteņi sāk pagriezties. Pirmkārt, banka pārbaudīs, vai klients ir pareizi aizpildījis veidlapu. Pēc tam programma tiks pārbaudīta. Kāds cits var veikt ienākumu pārbaudi, cita komanda var pieprasīt papildu dokumentāciju, un var būt arī citas darbības, kas ļauj bankai pieņemt lēmumu par aizdevuma apstiprināšanu.
Galvenais ir tas, ka process ir daudzpusīgs. Tāpat kā lielākā daļa biznesa procesu, tas ietver vairākus soļus un vairākus cilvēkus, un šie cilvēki izmanto dažādus rīkus un sistēmas, lai iegūtu lietas. Kopumā visa sistēma ir izstrādāta, lai pārveidotu ievades sēriju (aizdevuma pieteikumu un apliecinošus dokumentus) par vēlamo rezultātu (apstiprinājuma lēmums, kas tiek paziņots klientam).
Kas ir biznesa procesu vadība?
Ja jūsu bizness ir ļoti mazs, biznesa procesus ir diezgan viegli pārvaldīt. Birojā var būt tikai daži cilvēki, kas veic ikdienas uzdevumus, un ikvienam ir stabils pārskats par lielo attēlu. Šī situācija mainās augot. Uzdevumi, kas kādreiz tika risināti ar vienu personu, pēkšņi tiek nodoti starp vairākiem departamentiem. Cilvēki dublē viena otras pūles, uzdevumi nokrīt caur plaisām un cilvēkiem ir lielāks potenciāls kļūdīties.
Biznesa procesu vadības galvenais mērķis ir šos haotiskos procesus ievietot mikroskopā un izdomāt, kā tos padarīt labākus. Vienkāršākais veids, kā to saprast, ir vizualizēt visas jūsu procesa aktivitātes kā posmu shēmu. BPM ir disciplīna formalizēt šos soļus par loģiskāku un konsekventāku darbplūsmu.
Kādas ir biznesa procesu vadības priekšrocības?
BPM galvenais virziens ir ietaupīt laiku un naudu, apgriežot taukus jūsu procesos, piemēram, novēršot vājās vietas, novēršot atlaišanu un apturot nevajadzīgu darba dublēšanos. BPM tomēr nav viss, kas ir par pamatu, un ir arī citi pozitīvi rezultāti, no kuriem uzņēmumi var gūt labumu:
-
Gan darbinieki, gan vadītāji gūst labumu no to uzdevumu un pienākumu skaidrākas definīcijas, jo tie visi seko sistemātiskam cauruļvadam, lai iegūtu lietas.
-
Komandas pulcējas un sazinās labāk, kad visi ir vienā lapā par rezultātiem un termiņiem.
- Ir mazāk stresa, jo pārmērīgi strādājošiem darbiniekiem vairs nav jāapmeklē turpmākās sanāksmes vai jālabo vairāki konkurējoši uzdevumi uzreiz.
- BPM saskaņo jūsu procesus ar organizatoriskajām prioritātēm, lai jūs netērētu laiku procesiem, kas pievieno vismazāko vērtību uzņēmumam.
- Menedžeri nodrošina labāku redzamību darbplūsmā, kas nodrošina noderīgu trajektoriju revīzijai un normatīvo aktu ievērošanai.
- Klienti gūst labumu no uzlabotiem izpildes laikiem, kas nodrošina lielāku klientu apmierinātību.
Kā darbojas BPM?
BPM pirmām kārtām ir metodoloģija. Tas sastāv no skaidra soļu un metožu virknes, kas palīdz formalizēt BPM procesu, lai varētu identificēt un uzlabot atkritumu un citu neefektivitāti. No daudzajām izveidotajām BPM metodikām dažas, piemēram, Lean vai Six Sigma, ir iekļuvušas populārajā vārdnīcā. Vispārējās metodikas ievēro daudzus no tiem pašiem principiem. Neatkarīgi no izvēlētās metodikas jūs varat sagaidīt, ka tā koncentrēsies uz trim BPM pīlāriem: procesu, cilvēkiem un tehnoloģijām.
Process
BPM galvenais uzdevums ir optimizēt biznesa procesus, lai tie būtu piemēroti mērķim un sasniegtu pareizos rezultātus pareizajā laikā.
Cilvēki
Lai nodrošinātu veiksmīgu procesu, ir svarīgi nodrošināt, lai cilvēki pareizi rīkotos pareizi. BPM aplūko uzdevumus, ko cilvēki dara, un uzdod šādus jautājumus: Kuru uzdevums ir veikt A uzdevumu un kādā laika posmā? Kas notiek, ja attiecīgā persona ignorē šo problēmu? Kas tiek brīdināts, kad process ir iestrēdzis? Šis redzamības līmenis ir būtisks, ja jūs plānojat uzlabot sistēmas efektivitāti.
Tehnoloģija
Lai jūsu procesi darbotos nevainojami, uzdevumu pārejai vienmēr jābūt bez traucējumiem. Biznesa procesu pārvaldības programmatūra ir instruments, kas palīdz īstenot šo procesu. Tātad, ja jūs izmantojat BPM uzdevumu un definējat labāku procesu, tehnoloģija var palīdzēt pārliecināties, ka process darbojas tieši tā, kā jūs to esat definējis. Galvenā tehnoloģiju iezīme ir savākt veiktspējas datus, lai jūs varētu izsekot metriku, kas ir būtiska procesa panākumiem.
Kā veidojat BPM metodiku?
BPM darbojas atšķirīgi atkarībā no tā, kāda veida bizness jums ir. Tāpēc, pirms jūs pat sākat veidot BPM metodoloģiju, jums ir jāizvērtē, ko vēlaties uzlabot, īstenojot to. Ja, piemēram, esat pakalpojumu organizācija, jūs, iespējams, vēlaties, lai BPM uzlabotu klientu atbildes laiku. Uzņēmumi, kas ražo vai ražo produktus, no otras puses, var meklēt lielāku efektivitāti un veiktspēju montāžas līnijā vai sinhronizēt ar citām sistēmām un procesiem.
Izmantojot šos komerciālos draiverus kā vadlīnijas, katra BPM metodika pēc tam sekos posmu dzīves ciklam, katrai no tām ir savs uzdevumu kopums, kas jāīsteno. Visbiežāk izmantotā BPM metodoloģija DMEMO seko pieciem posmiem: projektēšana, modelēšana, izpilde, uzraudzība un optimizācija.
Pirmais posms: Dizains
Projektēšanas fāzē tiek izmantota BPM tehnoloģija, lai izveidotu savu procesu, kā tas ir tagad, pirms darbplūsmas pārveidošanas tā, lai process noritētu daudz efektīvāk. Tas, ko jūs saņemat ekrānā, ir vizuāla darba plūsmas attēlojums, lai jūs īsumā varētu redzēt, kur var atrasties sastrēgumi un dublēšanās. Ideja ir izveidot visvienkāršāko, vienkāršāko darbplūsmu, lai procesu varētu pabeigt vismazāk laika, vienlaikus padarot mazākas kļūdas.
Otrais posms: modelēšana
Šis posms ir par jūsu procesa pārbaudi, lai redzētu, kā tas darbojas dažādos apstākļos. Domājiet par to kā „ko darīt, ja”. Ko darīt, ja mēs šim uzdevumam piešķīrām divas personas? Ko darīt, ja šis darbinieks novēlotu savu produkciju? Ko darīt, ja šis uzdevums tiktu veikts citādi? Vai mēs varam veikt turpmākus uzlabojumus?
Trešais posms: izpilde
Kad esat modelējuši darba plūsmu, nākamais solis ir pārbaudīt uzlaboto procesu uz zemes, izmantojot BPM programmatūras darbplūsmas dzinēju, lai katram uzdevumam piešķirtu vienu vai vairākus cilvēkus.
Ceturtais posms: uzraudzība
Uzraudzība ir datu vākšanas process, lai pārliecinātos, ka process darbojas kā jūs sagaidāt. Izmantojot savu tehnoloģiju, jūs varat izsekot gan vienu soli vienā procesā - tāpat kā jūs sekotu FedEx pakotnei - vai arī varat apkopot datus un redzēt, kā jūs darāt visā darbplūsmā kopumā. Šajā posmā izmantotie rīki ietver uzņēmumu darbības uzraudzību, informācijas paneļus, pārskatu un revīzijas instrumentus.
Piektais posms: optimizācija
Šajā posmā jūsu process var būt tālu no perfekta. Tagad jums ir jāapsver, ko jūs varat darīt, lai vēl vairāk optimizētu procesu. Piemēram, vai jums ir nepieciešams pievienot citu resursu konkrētām jomām, kurās bieži sastopamas vājās vietas? Ņemiet vērā, ka optimizācija nav viens un tas pats notikums. Drīzāk jums ir jāklausās darbinieku un klientu atsauksmes un jāveic izmaiņas, kad rodas problēmas. Ja jaunais process nepalielina jūsu ieinteresēto personu pieredzi pakalpojumā, tad nevar teikt, ka tas ir veiksmīgs.
Kas veic biznesa procesu vadību?
Bieži vien, lai īstenotu BPM projektu, ekspertu komanda ar IT un biznesa zināšanām aizņem, bet tiešām tas ir atkarīgs no projekta darbības jomas, kuru plānojat darboties. Ja jūs meklējat, lai sasniegtu dažus ātrus uzvarus, uzlabojot dažus mazus riskus, augstas atgriešanās procesus savā mazajā biznesā, tad vajadzētu būt salīdzinoši viegli iegūt BPM projektu no mazas iekšējās komandas un dažiem projektiem. kvalitatīvu programmatūru, lai kartētu jūsu procesus.
Labs veids, kā sākt, ir apmeklēt BPM mācību kursu. Ātrajai Google meklēšanai jāparedz dažas vietējās iespējas vai tiešsaistes programma. Daudzi uzņēmumi izvēlas nodot savus darbiniekus, izmantojot biznesa procesu vadības sertifikācijas programmu, kas ļauj galvenajiem darbiniekiem oficiāli apmācīt atbilstošas metodes. Biznesa procesu vadības institūts šobrīd piedāvā 30 programmas un septiņus sertifikātus dažādās disciplīnās un metodoloģijās, kas saistītas ar BPM. Detalizētu informāciju skatiet savā tīmekļa vietnē.
Kas ir BPM rīks?
Vienkārši, BPM rīks ir programmatūra, ko izmantojat, lai automatizētu BPM ieviešanu. Tās uzdevums ir iespējot jūsu biznesa pārveidošanu, lai jūs varētu veikt savus procesus jaunos augstumos. Iespējas ir tik plašas, cik tās ir garas, bet parasti jūs meklējat sistēmu ar vismaz šādām funkcijām:
- Vizuālās apstrādes shēmas rīks: Tas ļauj modelēt jūsu procesus un radīt jaunas darbplūsmas. Dažiem instrumentiem ir nepieciešama kodēšanas prasme, lai īstenotu modelēšanu; citi pārdevēji piedāvā zemu kodu pieeju, kas izmanto "vilkšanas un nomešanas" sistēmu. Pēdējais var strādāt labi, ja komandā neesat ieguvis hardcore programmētāju.
- Vadības informācijas paneļi un piekļuves kontrole: tas dod lēmumu pieņēmējiem redzamību, lai izsekotu progresu un nodrošinātu drošību, ierobežojot informācijas pieejamību dažiem cilvēkiem.
- Kļūdu apstrāde: Ir lietderīgi izveidot verifikācijas moduli, kas atrod un atrisina kļūdas un darbības traucējumus.
- Integrācija ar esošu programmatūru: Jūsu BPM risinājums būs ierobežots, ja tas nesadarbosies ar citām galvenajām ERP / CRM sistēmām.
- Ziņojumi un analītika: labs BPM risinājums sniegs pārskatus par šādiem galvenajiem rādītājiem kā atvērtiem vienumiem, vidējo laiku, kas nepieciešams, lai pabeigtu uzdevumu, un cik bieži vienums tiek mainīts.
Runājot par konkrētiem biznesa procesu pārvaldības instrumentiem, tas ir diezgan pārpildīts tirgus. Daži no lielajiem spēlētājiem ir Pegasystems, bpm'online studija, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian un Process Street. Atsauksmes ir viegli pieejamas internetā, un lielākā daļa rīku ir aprīkoti ar bezmaksas 14+ dienu izmēģinājumu, lai jūs varētu pārbaudīt funkcijas pirms galīgā pirkuma veikšanas.
