Dažas situācijas ir vairāk neērti, nekā jāpasaka darbiniekam vai klientam, "Nē". Uzņēmēji bieži uzskata, ka atteikums izpildīt pieprasījumus rada sliktas izjūtas par viņiem un uzņēmumu, kas varētu ietekmēt nākotnes pārdošanu. Vēl sliktāk, ja klients vai darbinieks pārsūdz lēmumu, jūs varat atrast sev ne reizi, bet divreiz. Šajā brīdī rakstnieks ir noraizējies par pareizo toņu lietošanu un to, cik daudz informācijas atklāt, lai korespondence neradītu papildu izmeklēšanu vai pat tiesvedību.
Iegūstiet firmas veidlapu, kuru izmantojat atbildei. Atbilde uz apelācijas sūdzību ir pēdējais vārds šajā jautājumā, un, izmantojot oficiālās veidlapas, tiek sniegts iespaids par autoritāti.
Ierakstiet datumu, izlaidiet atstarpi un ierakstiet saņēmēja pilnu vārdu un adresi.
Izlaidiet citu vietu, ierakstiet "Dear Mr./Ms.(insert name", kam seko resnās zarnas. Ja jūtat, ka ir nepieciešama īpaša stingrība, izlaidiet "dārgais" un vienkārši ievadiet adresāta vārdu. Izlaist citu vietu.
Pirmajā punktā nekavējoties paziņojiet saņēmējam, vai tā ir apmierināta, un īsi paskaidrojiet, kāpēc viņa ir saņēmusi pieprasījumu.
Ja jūs nepiešķirat apelāciju, paldies saņēmējam par viņas interesi par savu uzņēmumu vai par viņas smago darbu, un šī punkta beigās sniedziet viņai sliktas ziņas. Slikto ziņu izvietošana punkta beigās ļauj jums vispirms mīkstināt triecienu, kas palīdz saglabāt saņēmēja nemateriālo vērtību. Izskaidrojiet pamatojumu, kāpēc īsi jānoraida pieprasījums; izvairieties sniegt tik daudz detalizācijas, ka saņēmējs var pārbaudīt politiku un uzminēt jūs.
Sniedziet papildu papildu informāciju otrajā daļā. Ja jūs atteicāt pārsūdzību, ļaujiet viņai uzzināt, ka jūsu lēmums ir galīgs un jautājums ir slēgts.
Ierakstiet "Sveicieni" vai "Ar cieņu" un izlaidiet trīs rindiņas. Izdrukājiet burtu un parakstiet virs sava vārda zilā vai melnā krāsā. Saglabājiet vēstules kopiju jūsu ierakstiem.
Nosūtiet vēstuli ar sertificētu pastu, lai saglabātu savu atbildi un pierādījumu, ka saņēmējs ir saņēmis vēstuli. Šis ieraksts var būt svarīgs, ja lieta nonāk tiesā.
