Grāmatvedībā ir vairāki finanšu dokumenti, ko izmanto, lai izsekotu uzņēmuma darījumus un vispārējo finansiālo stāvokli. Ģenerālgrāmata un bilance ir divi no galvenajiem dokumentiem uzņēmuma grāmatvedības procesā. Lai gan tajās ir līdzīga informācija, galvenā grāmata un bilance nav vienāda. To mērķis ir atsevišķs, un informācijas ierakstīšanas metodes katrā no tām ir atšķirīgas.
Definīcija
Visi darījumi tiek publicēti galvenajā grāmatā no dienas žurnāla, izmantojot debeta un kredītu sistēmu, līdzīgi kā jūs izmantojat čeku grāmatā. Tas ir jūsu uzņēmuma finanšu uzskaites pamatā, izsekojot katru darījumu no jūsu uzņēmuma vēstures pirmās dienas. Bilance netiek ierakstīta tikpat sīki kā galvenā grāmata. Tas ir uzņēmuma finanšu stāvokļa pārskats par aktīviem un saistībām noteiktā brīdī.
Struktūra
Konti galvenajā grāmatā ir sagrupēti piecās kategorijās; aktīvi, saistības, pašu kapitāls, ieņēmumi un izdevumi. Parasti ir atsevišķa lapa katram kontam, ko izseko virsgrāmata. Darījumi tiek reģistrēti virsgrāmatā, kā tas notiek katram kontam. Piemēram, maksājums kreditoram tiktu reģistrēts kā “izdevumi”, un tajā pašā dienā, ja klients veiktu maksājumu uzņēmumam, tas tiktu reģistrēts kā “ieņēmumi”. Bilance nav sadalīta atsevišķās lapās. Tā vietā kopsummas katrai kategorijai tiek ierakstītas, kā tas ir šajā periodā. Piemēram, tiks reģistrēti ieņēmumu kopsummas 31. decembrī, un izdevumi tiktu arī apkopoti un reģistrēti. Tātad maksājumi kreditoram A, B un C tiktu apkopoti, nevis atsevišķi reģistrēti.
Mērķis
Ģenerālgrāmatu izmanto kā datu avotu citiem finanšu dokumentiem, ieskaitot bilanci. Galvenā grāmata izseko darījumus un reģistrē visus uzņēmumam pieejamos datus, lai varētu precīzi apkopot citus finanšu dokumentus. Neatbilstības, grāmatvedības kļūdas un zaudējumus var izsekot ar virsgrāmatu. Bilancē redzams, kurš to aplūko (piemēram, kreditors), ko uzņēmums pieder, kā arī to, ko tas ir parādā citām pusēm no dienas, kad tas ir pabeigts. Bilances bieži izmanto, lai noteiktu, vai uzņēmums ir tiesīgs saņemt kredītu vai aizdevumu. Kreditori, ieguldītāji (potenciālie un pašreizējie), vadība, piegādātāji, klienti, valsts aģentūras un arodbiedrības izmanto bilanci, lai prognozētu, kur uzņēmums būs, vai kā tas izskatīsies finansiāli. Kreditoram tas ir instruments, lai novērtētu uzņēmuma risku, apsverot aizdevumu. Uzņēmuma vadītājam vai prezidentam bilance palīdz noteikt, vai uzņēmumam ir pārāk daudz inventāra vai ja tam ir nepieciešams palielināt ieņēmumus.
