Uzņēmumi šodien ir laimīgi, ka ir pieejami daudzi rīki, kas palīdz veicināt efektīvu komunikāciju. No ziņojumapmaiņas lietotnēm līdz videozvaniem un tiešsaistes komandas sadarbības platformām nav iespējas sazināties ar kolēģiem, klientiem, partneriem un uzņēmumu ieinteresētajām personām. Lai gan ir vairākas atšķirīgas komunikāciju sistēmas, uzņēmumi var iekļaut ikdienas procesos, tomēr efektīvās komunikācijas īpašības joprojām ir nepieciešamas neatkarīgi no tā, kura platforma tiek izmantota.
Klausieties uzmanīgi sarunā
Klausīšanās ir galvenais elements, kas nepieciešams efektīvai komunikācijai. Uzņēmējdarbībā ir svarīgi nodarboties ar aktīvu klausīšanos, kas nozīmē, ka jāmēģina dzirdēt un saprast, ko kāds jums saka. Ja kāds kolēģis runā ar jums par problēmu ar klientu, ir svarīgi izprast detaļas, pirms dodaties ar risinājumu.
Cilvēki nepatīk sarunāties ar kādu, kurš neņem laiku, lai noklausītos to, kas viņiem ir jāsaka. Lai parādītu savam kolēģim, ka esat aktīvi reģistrējies, varat atkārtot vai pārfrāzēt savas sarunas daļas, lai parādītu savu izpratni par situāciju ar klientu. Jautājumu uzdošana, lai iegūtu sīkāku informāciju, ir arī veids, kā aktīvi klausīties un iegūt visaptverošu izpratni par lielo attēlu.
Know Your Auditorija
Ziņojuma modificēšana, pamatojoties uz auditoriju, ir efektīvas komunikācijas kritērijs. Tas, kas jums jāsaka vienam cilvēkam, nebūs piemērots citam, pamatojoties uz viņu lomu organizācijā un viņu zināšanām par šo tēmu. Lai efektīvi saņemtu savu ziņojumu, jums ir jāmaina jūsu valoda, tonis un vide, lai tā būtu piemērota jūsu auditorijai.
Piemēram, veids, kā jūs runājat ar izpildvaru savā organizācijā, var atšķirties no tā, kā jūs runājat ar kolēģiem, pat ja jūsu ziņojuma saturs ir vienāds. Daži cilvēki lieto formālāku valodu ar priekšniekiem, izmantojot kolēģiem ikdienas biznesa valodu. Jūsu uzņēmuma kultūra ietekmēs arī to, kā jūs sazināties ar iekšējām un ārējām ieinteresētajām personām.
Esiet kodolīgi, pilnīgi un pareizi
Nodrošinot īsu, precīzu komunikāciju, tiek novērsta atkārtošanās un vilšanās. Noņemot nevajadzīgas ziņas no komunikācijas, jūs varat samazināt nesaprašanas iespējas. Šajās dienās cilvēku uzmanības lokā ir īss laiks, tāpēc jūsu ziņu saņemšana desmit minūšu laikā ir efektīvāka par 30 minūtēm. Piemēram, ja jūs tikaties ar klientu par pārdošanas iespēju, parādiet viņiem, ka ievērojat savu laiku, saglabājot prezentāciju pēc iespējas īsāku.
Lai gan efektīva komunikācija ir īsa un kodolīga, tai ir jābūt arī pilnīgai. Tas nozīmē, ka ziņojumā ir jāiekļauj visi attiecīgie fakti, un tas būtu jāorganizē loģiski, tāpēc ir viegli sekot. Balstoties uz to, ar ko jūs runājat, jūs varat uzņemties noteiktus savas zināšanas, vienlaikus sniedzot informāciju, ko viņi nezina. Pilnīga ziņojuma nozīmes nodrošināšana ir galvenais faktors efektīvai komunikācijai. Piemēram, ja jūs strādājat ar jaunu biznesa partneri un apspriežat iepirkumu piegādes no tiem, ir svarīgi nodrošināt viņiem visus nepieciešamos materiālus. Nesniedzot šo vērtīgo informāciju, piegādātājs, iespējams, nespēs nodrošināt pareizās daļas, kas varētu izraisīt neapmierinātību, kavēšanos un sliktas attiecības.
Faktu nodrošināšana, ja tie nav pārspīlēti, ir viena no labas saziņas prasmēm un novērš neskaidrības un neskaidrības. Ja jūs strādājat ar sūdzību, kas klientam ir ar darbinieku, piemēram, jums ir jāsaņem abu pušu atsauksmes, lai saprastu problēmu.
Pievienojiet ziņojumu ziņojumam
Efektīva komunikācija ietver savlaicīgu atgriezenisko saiti un saņemšanu. Atgriezeniskā saite palīdz parādīt gan jums, gan personai, ar kuru jūs sazināties, vai ziņojums ir nosūtīts un saņemts precīzi. Ja atgriezeniskā saite ir pilnīgi izslēgta, tas var liecināt par to, ka neesat efektīvi sazinājies vai ka saņēmējs nav pilnībā sapratis jūsu nozīmi.
Uzņēmējdarbības vidē atgriezeniskā saite ir kritiska, strādājot komandā. Piemēram, ja esat vadošā amatā, jums būs jānodrošina saviem darbiniekiem konstruktīvu atgriezenisko saiti par viņu sniegumu, lomu un komunikācijas prasmēm ar klientiem. Atgriezeniskā saite ietver arī atzinību, kas var veicināt uzņēmuma morāli un palielināt biedrības.
Papildus atgriezeniskās saites nodrošināšanai ir nepieciešama arī efektīva komunikācija. Konstruktīva atgriezeniskā saite ir noderīga, lai uzlabotu jūsu sniegumu darbā. Ja, piemēram, esat atbildīgs par runu, piemēram, uzņēmuma mēroga sanāksmē, lūdzu, jautājiet saviem darbiniekiem galvenos dalībniekus pēc atsauksmēm pēc runas. Viņu atgriezeniskā saite jums pateiks, vai jūsu runa bija efektīva jūsu ziņojuma saņemšanai, un parādīs, vai jūsu darbinieki sapratīs galvenos punktus, kurus vēlaties sazināties. Viņu atgriezeniskā saite arī parādīs, kur jums ir jāuzlabo komunikācijas prasmes. Piemēram, ja kritika bija par to, ka runa bija par garu, jūs zināt, ka nākamreiz jūs varat strādāt pie tā, lai jūsu saziņa būtu precīzāka.
Rādīt cieņu caur sarunu
Cieņa pret cilvēkiem, ar kuriem jūs sazināties, ir svarīgs efektīvas saziņas kritērijs. Cilvēki ir vairāk motivēti sadarboties ar jums, ja jūs parādītos cieņa pret viņiem un viņu idejām. Piemēram, ja jūs pirmo reizi satiekat izredzes, jūs varat parādīt cieņu, adresējot viņus, izmantojot savu vārdu, kas liek viņiem justies novērtēti. Laiks, lai lasītu par savu biznesu un pievērstos tām savā sarunā, ir garš ceļš, lai parādītu izredzes, ko jūs tos ievērojat.
Ja runājat ar biznesa partneri pa tālruni, parādiet savu cieņu, uzturot uzmanību uz sarunu. Tā vietā, lai pārbaudītu savu e-pastu vai pārlūkotu tīmekli, kamēr runājat pa tālruni, uzturēšanās, kas saistīta ar viņiem, izmantojot telefona zvanu, ir cieņa.
Sazinoties ar e-pastu ar kolēģiem, veiciet papildu dažas minūtes, lai pārbaudītu savu ziņojumu, tāpēc tā nav brīva no kļūdām un pareizrakstības vai gramatiskām kļūdām. Jūs parādāt cieņu, veltot laiku, lai rūpīgi izveidotu ziņojumu.
Neaizmirstiet par neverbālo komunikāciju
Vārdi, ko mēs izmantojam, lai sazinātos, ir mazāk nekā 10 procenti no ziņojuma, ko mēs nododam. Tas nozīmē, ka neverbālie signāli ir būtiski efektīvai komunikācijai. Jūsu balss tonis rāda, kā jūtaties, kad jūs sazināties. Ja, piemēram, domājat būt draudzīgi, pārliecinieties, vai jūsu tonis ir draudzīgs.
Jūsu roku žesti, jūsu nostāja un ķermeņa valoda palīdz nodot savu vārdu nozīmi. Pārsniedzot ieroču signālus, kurus esat aizstāvējis vai aizvēris, saskaroties ar acīm, redzams, ka jūs vēlaties izveidot savienojumu.
Pievērsiet uzmanību neverbālajiem signāliem, kurus paziņo persona, kurai jūs runājat. Viņu poza, tonis un ķermeņa valoda parādīs, kā viņi jūtas par to, ko jūs sakāt, un var palīdzēt virzīt to, kā jūs sazināties ar viņiem.
Labas komunikācijas sistēmas prasības
Labai sakaru sistēmai ir nepieciešams izvēlēties pareizo sakaru sistēmu darbam. Ar tik daudzām iespējām, piemēram, tālruni, ziņojumapmaiņu, e-pastu un personiski, jums jāizvēlas vide, kas vislabāk atbilst sarunas tēmai. Piemēram, jūs neparakstītu savu priekšnieku, lai atkāptos no amata vai lūgtu paaugstinājumu. Šāda veida svarīgas sarunas jānotiek personīgi. Tāpat jums nav nepieciešama personiska sapulce nelielām uzņēmējdarbības problēmām, kuras var pārraidīt pa e-pastu, lai ietaupītu laiku un resursus.
