Neatkarīgi no tā, vai jūs vienkārši piedalījāties iknedēļas personāla sanāksmju aktivitātēs, vai jūsu vienaudži ievēlēja jūs labdarības fonda ierakstu sekretāra birojā, ir svarīgi, lai jūs izveidotu skaidru un precīzu uzskaiti par to, kas notiek jūsu organizācijas sanāksmju laikā. Sanāksmju protokoli kalpo kā oficiāls ieraksts par apspriestajiem vai rīkotajiem jautājumiem. Tādējādi tie bieži tiek uzskatīti par vēsturiskiem dokumentiem. Līdz ar to nav iespējams pārspīlēt izcilu sanāksmju protokolu, un apmeklētāji novērtēs jūsu uzmanību detaļām, kā arī jūsu profesionalitāti.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Robertsa rīkojumu rokasgrāmata
-
Dalības žurnāls
Atlasiet sapulces protokolu ierakstīšanas metodi. Nosveriet lentes ierakstīšanas priekšrocības, trūkumus, rakstot piezīmes un rakstot detaļas ar roku sapulces laikā. Apsveriet drošu metodi, piemēram, divu metožu kombināciju. Piemēram, jūs varat ierakstīt sanāksmi un ierakstīt piezīmes arī klēpjdatorā vai planšetdatorā.
Iegūstiet "Roberta kārtības noteikumu" kopiju vai piekļūstiet šīs abonementa tiešsaistes abonementam par parlamentāro procedūru un labāko praksi sanāksmju rīkošanai un reģistrēšanai. Izpētīt atbilstošu formātu, lai ierakstītu sanāksmes diskusijas, priekšlikumus, sekundes uz ierosinājumiem, diskusiju un balsošanu. Ja iespējams, sapulces laikā jums ir pieejama grāmatas vai tīmekļa vietnes kopija. Tas izrādīsies nenovērtējams gadījumā, ja deputāti meklēs jums atbildes par pareizu pārvaldību, rīcību, oficiāliem ierakstiem un protokoliem.
Formatējiet ievadu un struktūru savām minūtēm. Piemēram, savā ievadā norādiet sanāksmes datumu, laiku, virsnieku vārdus, atrašanās vietu un mērķi. Sanāksmju protokolos jāatspoguļo laiks, kad sanāksme tika sasaukta pēc pasūtījuma, kā arī laiks, kad tā tika pārtraukta. Oficiālu sanāksmju mērķis var būt tikai ikmēneša dalības sanāksme; tomēr, ja ierakstāt protokolu īpašai dalības sanāksmei, pārliecinieties, ka jūsu minūtes precīzi atspoguļo, ka šī ir tikšanās, ko organizācija parasti neveic savas parastās darbības gaitā. Daudzas valsts sektora organizācijas var sasaukt īpašas sanāksmes, lai apspriestu konfidenciālus jautājumus, piemēram, personāla jautājumus, kas ir atbrīvoti no noteiktiem valsts Sunshine likuma noteikumiem.
Nostājieties, kad jūs iepazīstina organizācijas prezidents vai grupas vadītājs. Ja neesat oficiāli iepazīstināts, iepazīstiniet sevi ar grupu un paskaidrojiet savu lomu kā ierakstu sekretāram vai piezīmju ņēmējam. Pastāstiet grupai, kādas metodes jūs izmantojat, lai uztvertu sanāksmju diskusijas. Tādā veidā dalībnieki jūs identificē kā personu, kas ir atbildīga par organizācijas oficiālo dokumentu izveidi un uzturēšanu, kas ir īpaši noderīga dalībniekiem, kuri nezina jūs vai tos, kuri nav iepazinušies ar organizāciju un tās praksi. Turklāt jūsu ievads kalpo kā ieteikums, ka apmeklētājiem ir jārunā dzirdami, lai jūs varētu efektīvi pildīt savus piezīmes.
Lūdziet dalībniekus iepazīstināt sevi, kamēr jūs ātri atzīmējat viņu vārdus un kur viņi sēž. Tādā veidā jums nav nepārtraukti jāpieprasa cilvēkiem atkārtot savus vārdus, kad ierakstāt kustības, sekundes un diskusiju punktus. Piemēram, jums vienmēr ir jāreģistrē tās personas vārds, kas veic kustību, persona, kas to sekundē, un persona, kas pieprasa balsot par priekšlikumu. Kad kāds pieprasa balsošanu, viņi parasti saka: "Uzaicināt uz jautājumu." Pēc tam grupas vadītājs lūdz locekļus balsot. Ja pirms balsošanas notiek diskusijas, ierakstiet svarīgākās diskusijas daļas un atzīmējiet visus oficiālos iebildumus. Jūsu piezīmēs par ierosinājumiem un balsošanu jāietver arī vārdu, nju un atturēšanās vārdi.
Izvairieties no subjektīvu paziņojumu iekļaušanas piezīmēs. Nepaskaidrojiet, ko runātājs nozīmē ar savu toni, lēcieniem vai neverbāliem norādījumiem. Sanāksmju protokolam jābūt faktiskam un objektīvam - jebkurš dalībnieka paziņojuma sagrozījums var mazināt jūsu protokolu integritāti un apšaubīt jūsu spēju pareizi ierakstīt minūtes. Piemēram, rakstiet, "Džons Doe izteica šādu priekšlikumu: Aizvērt skolas dienās, kad Nacionālais laika dienests prognozē, ka Jackson, Adams un Madison apgabaliem sniegs vairāk nekā piecas collas sniega," nē "John" teica, ka viņš gribēja, lai grupa tiktu balsot par to, vai slēgt skolas dienās, kad reģionālie laika apstākļi norāda uz nelabvēlīgiem laika apstākļiem un nepārvaramiem ceļiem."
Pabeidziet savas minūtes pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes pārtraukšanas, bet darbības joprojām ir svaigas jūsu prātā. Pārskatiet savas piezīmes, klausieties lentes ierakstu un sagatavojiet savu galīgo versiju. Ja jums ir jautājumi par to, kas notika sanāksmes laikā, konsultējieties ar grupas vadītāju vai līderi. Dažos gadījumos jums var būt nepieciešams sazināties ar personu, kuras paziņojumiem jums ir nepieciešams precizējums.
Sniedziet savas grupas vadītājam to, ko jūs ierosināt, ir pēdējās minūtes; lūgt atsauksmes, jautājumus vai labojumus. Kad jūs saņemsiet zaļo gaismu, sagatavojiet savu galīgo versiju un organizējiet protokolu izplatīšanu dalībniekiem. Izmantojiet savas organizācijas vēlamo metodi, lai izplatītu protokola kopijas, izmantojot e-pastu, gliemežu pastu vai personisku piegādi, ja esat tajā pašā birojā ar apmeklētājiem.
Padomi
-
Ja jūsu sapulcē ir iekļauts sākotnējais izsaukums, jums nav jāpieprasa, lai dalībnieki iepazīstinātu ar sevi. Vienkārši ierakstiet klātesošo cilvēku vārdus un ierakstiet to cilvēku vārdus, kas nav klāt. Izsaukuma uzaicinājumi parasti ir standarta procedūra oficiālās sanāksmēs, piemēram, ar direktoru padomēm. Izveidojiet atsevišķu piezīmi par to, kur cilvēki sēž. Tas kļūst par jūsu „apkrāptu lapu”, lai jūs varētu ērti atsaukties uz cilvēkiem pēc sava vārda vai uzrunāt tos, kad jūs lūdzat kādu precizēt vai atkārtot viņa teikto.
Pat ja tikšanās ir neformāla, jūsu loma kā piezīmju ņēmējam nav. Pat neoficiālām sanāksmēm nopietni jāaplūko piezīmju uzņemšanas atbildība un jāsagatavo oficiālas rakstiskas piezīmes, kas precīzi un formāli apraksta sanāksmju aktivitātes. Dalībnieki novērtēs jūsu uzmanību detaļām.
Brīdinājums
Neizmantojiet ierīci, piemēram, viedtālruni, lai uztvertu sapulces piezīmes - tas nenosaka pozitīvu tēlu un cilvēki, kuri nezina par viedtālruņu iespējām, varētu domāt, ka jūs vienkārši spēlējat tālrunī, nevis klausāties, ko organizācijas biedri apspriež.
