Politikas un procedūras ir svarīgas uzņēmumam, jo, kā paskaidroja Austrālijas Veselības un ģimeņu departaments, tās nosaka, kā uzņēmumam jādarbojas un jānosaka uzņēmuma morālais, ētiskais un juridiskais viedoklis. Tādējādi politikas un procedūru uzlabošana var stiprināt uzņēmuma produktivitāti un iekšējās un ārējās attiecības. Tas savukārt var kļūt par labākiem ieņēmumiem un vispārējiem uzņēmējdarbības panākumiem.
Nosakiet uzņēmuma mērķus. Visiem politikas virzienos un procedūrās ir jāatspoguļo šie mērķi.
Pārskatiet pašreizējo politiku un procedūras, lai noskaidrotu, vai tās ir aktuālas un atbilst uzņēmuma mērķiem.
Veikt oficiālas un neoficiālas darbinieku tikšanās, intervijas un aptaujas, lai iegūtu informāciju par to, kādiem darbiniekiem jārīkojas politikā un procedūrās. Iespējams, ka vadībai var būt atšķirīgi viedokļi par to, kas ir svarīgi politikas un procedūrām. Darbinieku viedokļu iekļaušana novērš risku, ka pastāv politikas un procedūras, kas neatbilst darbinieku vajadzībām.
Izpētīt uzņēmējdarbības darījumiem piemērojamos likumus. Šie likumi laika gaitā var mainīties. Pašreizējās politikas un procedūru rokasgrāmatā jāatspoguļo aktuālā versija un skaidri jānosaka, kā šie likumi ietekmē protokolus.
Sadaliet politiku un procedūras divās daļās. Pirmajā sadaļā jāapraksta protokoli, kas attiecas uz visiem darbiniekiem. Otrā nodaļa ir jāsadala pa nodaļām un sīki jāapraksta noteikumi, kas attiecas uz katru uzņēmuma sadaļu. Tas ļauj darbiniekiem ātri atrast datus, kas attiecas uz viņu darbu.
Izvēlieties pārskatāmās politikas un procedūru formātu, kas ir kodolīgs un neatstāj lasītājus pārvērst visu rokasgrāmatu.
Izstrādāt un precizēt katras sadaļas izklāstu. Jautājiet sev, vai pakalpojumu un darbavietu apraksti ir skaidri, un komiteja tos pārskatīs, lai noteiktu jebkādas neskaidrības.
Pārskatiet 7 Cs politikas un procedūras. Kā norādīja Chris Anderson no work.com, 7 Cs ietver kontekstu (ieslēgumi ir svarīgi), konsekvenci (terminus, kas tiek izmantoti vienādi), pilnīgumu (bez informācijas trūkuma), kontroli (uzņēmuma detaļas un pilnvaras), atbilstību (termini parāda, kā izpildīt noteikumus, kā arī sodus), pareizību (nav kļūdas, pareizrakstības vai gramatikas kļūdas) un skaidrību (bez neskaidrībām).
Vai politikas un procedūras pārbauda eksperti ārpus uzņēmuma. Piemēram, advokāts var pārbaudīt politiku un procedūras, lai pārliecinātos, ka tajās nav juridisku nepilnību vai saistību.
Padomi
-
Izstrādājot politiku un procedūras, paturiet prātā dažādus mācīšanās stilus. Noteikti iekļaujiet grafikus un vizuālos attēlus, lai palīdzētu tiem, kas ir grafiskāki.
